Полный гид по оформлению отпуска: необходимые документы и процедуры

В статье мы подробно расскажем о необходимых документах при оформлении отпуска как в стандартных, так и в нестандартных ситуациях. Вы узнаете, какие конкретные документы требуются для оформления отпуска сотрудника, как оформлять перенос отпуска, а также какие особые документы необходимы при отзыве работника из отпуска.

Невзирая на то, что предприятия постоянно занимаются оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков своим сотрудникам, часто возникают претензии со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) в отношении подготовленной документации. Для предотвращения возможных ошибок и обеспечения гладкого процесса оформления отпуска мы предлагаем вам пошаговую инструкцию, которая поможет вам безупречно подготовить все необходимые документы.

Кадровый документооборот СБИС – это удобный сервис для управления документами по сотрудникам. СБИС обеспечит легкий переход на ЭДО, надежное хранение документов и простую интеграцию с учетной системой. Вы легко наладите обмен электронными кадровыми документами с сотрудниками, создадите архив, оцифруете любой документ.

Попробовать бесплатно

Правила предоставления отпуска

Ключевые правила предоставления отпуска сотрудникам установлены статьей 122 Трудового кодекса Российской Федерации.

Главное правило можно сформулировать так: работодатель обязан предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору, вне зависимости от режима работы (полный день или частичная занятость, удалено или в офисе) и формы организации бизнеса (ООО или ИП). При этом размер отпуска считается за рабочий год (а не за календарный). Как правило, работодатель согласует с работниками сроки отпуска при составлении графика отпусков. При этом работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для отдельных категорий сотрудников время. К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и другие. При составлении графика отпусков на следующий год, рекомендуется получить от них заявление с указанием предпочитаемого времени отдыха. Тем не менее, следует быть готовыми к тому, что даже при наличии такого заявления, сотрудник в любой момент может изменить свое решение и запросить отпуск в другое время.

Право на отпуск в первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя. Поэтому не следует включать в график отпусков на текущий календарный год сотрудников, которые только что приступили к работе. Чтобы предоставить отпуск новичку после шести месяцев работы, достаточно получить заявление от него. Однако по соглашению с работодателем сотрудник может быть отпущен на отдых и раньше.

Длительность отпуска

Большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Однако для сотрудников моложе 18 лет предусмотрено более длительное время отпуска - 31 день. Важно отметить, что не обязательно брать весь отпуск сразу, его можно разбить на части. Главное требование состоит в том, чтобы одна из этих частей была не менее 14 дней.

Чтобы получить больше времени для отдыха, некоторые сотрудники выбирают отпуск с понедельника по пятницу. Фактически, это 5 календарных дней, но благодаря включению субботы и воскресенья они могут насладиться 7 днями отдыха. Такая практика является нормальной, при условии, что работодатель не возражает. Важно помнить, что предоставление отпуска только на выходные дни не допускается.

Первоочередные документы при оформлении отпуска

Процесс подготовки документов для предоставления отпуска начинается задолго до того, как сотрудники отправятся на отдых. Один из первых и важных документов в нашем списке - это график отпусков. Его составление происходит в конце года. Работодатель должен утвердить график на следующий рабочий год не позднее, чем за две недели до окончания декабря. При определении очередности отпусков рекомендуется учитывать предпочтения работников, однако необходимо также обеспечить баланс, чтобы отпуска не оказывали негативного влияния на деятельность фирмы.

График отпусков составляется с использованием стандартной формы Т-7 или в соответствии с формой, принятой в организации. Для утверждения графика может быть выпущен приказ. В случае возникновения событий в течение года, которые не соответствуют установленной очередности отпусков, график может быть изменен.

Уведомление о отпуске

Если сотрудник идет в отпуск в соответствии с графиком, то работодатель должен уведомить его об этом за две недели до начала отпуска. Каким именно образом это делается, не устанавливается официально. На практике используются различные способы уведомления, как указано в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Работнику направляется отдельный документ - извещение или уведомление. Он составляется в произвольной форме и содержит информацию о дате начала и продолжительности отпуска. Как правило, создается два экземпляра уведомления, один из которых с подписью сотрудника хранится у работодателя.

Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и указывают дату получения уведомления об отпуске. Эта информация добавляется в соответствующую графу графика отпусков. Когда наступает время, работники подписываются в этой графе, указывая дату получения уведомления.

Уведомление также может быть включено непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее, чем за две недели до начала отпуска. В приказе работник подтверждает свое информирование о предстоящем отпуске, расписываясь в соответствующем разделе.

Что произойдет, если работник не будет уведомлен о начале отпуска? Работник может отложить свой отпуск, а работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Если сотрудник уходит в отпуск вне графика на основании поданного им заявления, то уведомление не потребуется.

Документы для оформления отпуска

Для предоставления работнику отпуска и выплаты отпускных необходимо оформить приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. Существуют унифицированные формы для этих документов, но также можно использовать собственные. Для приказа используется форма Т-6. Для записки-расчета используется форма Т-60.

Период предоставляемого отпуска следует отметить в табеле учета рабочего времени с помощью буквенного кода «ОТ» или цифрового кода «09». Также необходимо сделать отметку об отпуске в личной карточке работника.

Дополнительные документы по отпускам

Упомянутый выше алгоритм документирования отпусков применяется в общих случаях, но могут возникать и особые ситуации. Например, работник может пожелать перенести отпуск и уйти в отпуск не по графику. В таком случае он должен написать заявление о переносе, а работодатель, если нет возражений, должен издать соответствующий приказ.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также отражается в личной карточке работника.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за болезни. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни, когда работник находится на больничном, то это может быть сделано на основании медицинской справки, и в этом случае не требуется отдельного приказа о продлении отпуска.

Отзыв работника из отпуска оформляется по особой процедуре. Для этого составляется приказ об отзыве из отпуска (в произвольном виде). Таже потребуется согласие работника на отзыв из отпуска и согласие на удержание отпускных за дни отзыва из отпуска. Требования к оформлению отзыва из отпуска изложены в ст. 125 ТК РФ.

Подведем итог всему вышесказанному.

Регламентированная процедура документооборота по отпускам выглядит следующим образом:

• В конце года составляется график отпусков для определения периода отдыха.
• За две недели до начала отпуска работнику направляется уведомление, чтобы соблюсти график отпусков.
• За три дня до отпуска выдается приказ и составляется записка-расчет для выплаты отпускных.
• Во время отпуска и до его завершения ведется табель учета рабочего времени и обновляется личная карточка сотрудника для отражения факта использования отпуска.

Как легко оформить отпуск в СБИС сотруднику

Работа с документами по отпускам доступна в лицензиях «СБИС Бухгалтерия и учет» и «СБИС Электронный кадровый документооборот». Оценить программы в действии можно бесплатно в течение 2 недель. Заказать демо-доступ>>.

В разделе "Сотрудники/Зарплата/Отпуска" доступна информация о текущем статусе отпусков сотрудников, включая информацию о тех, кто находится в отпуске, кто должен приступить к плановому отпуску, и кто не принимал отпуск в течение года. Этот раздел позволяет как бухгалтеру, так и самому сотруднику создавать соответствующие документы.

Для оформления отпуска разделе «Календарь» создайте документ «Отпуск».

Выберите даты начала и окончания отдыха. СБИС автоматически определит тип отпуска — плановый или фактический. Имейте ввиду, что плановый отпуск можно перенести.

Кликните на галочку и оформите отпуск. Если у вас настроено согласование с руководителем, то посмотреть статус документа вы можете в разделе «Календарь».

Как оформлять ежегодный отпуск бухгалтерам

После согласования времени отпуска руководителем бухгалтеру или кадровику нужно подписать документы с сотрудником и руководителем. Далее следует проверить расчет отпускных.

Для этого откройте документ в разделе «Сотрудники/Зарплата/Отпуска»

Чтобы отправить на подпись заявление и приказ нужно кликнуть значок стрелки . Заявление не потребуется в том случае, если отпуск плановый.

Далее требуется указать получателей и способ отправки.  

Сумму отпускных, заполняемых по данным учета, нужно проверить. Это делается на вкладке «Расчет». Также нужно проверить период начисления. Можно выбрать, где учитывать расходы на отпуск: в месяце начала отпуска или в месяце выплаты отпускных.

Далее зайдите на вкладку «Чек-лист» и распечатайте справку по расчету среднего заработка и записку-расчет о предоставлении отпуска сотруднику. После нажатия кнопки «Сохранить» отпуск считается оформленным.

СБИС обеспечит ведение кадрового дела и бухгалтерии в полном соответствии с законодательством РФ. СБИС наладит электронный кадровый документооборот, создаст и проведет все кадровые документы в бухгалтерском учете, предоставит отчетность по сотрудникам в контролирующие органы. А личные электронные кабинеты сотрудников в онлайн приложении для пользователей СБИС содержат все необходимые для сотрудников разделы: входящие документы, инструкции, зарплата, мотивация и рейтинги. Узнайте, как еще СБИС оптимизирует работу вашей организации. Закажите бесплатный демо-доступ к системе. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!