Положение об электронном документообороте: как составить

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в нормативно-правовой базе предприятия. Собрать весь массив данных об ЭДО нужно в документе под названием «Положение об ЭДО» - своего рода «википедии» документооборота конкретного предприятия. Что включает в себя положение об ЭДО? Является ли оно обязательным для составления? Подробно ответим на эти вопросы в нашей статье.

Как известно, еще в конце 2020 года на сайте Федеральной налоговой службы появилось сообщение об утверждении Концепции электронного документооборота. Согласно этому документу, к концу 2024 года в электронную форму будут переведены 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

При этом уже сейчас законодательно разрешено абсолютное большинство кадровых документов вести в электронном виде. Сотрудники могут подписывать трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков электронной подписью, а сделать это можно с любого компьютера или даже телефона.

Вывод напрашивается сам собой – ЭДО неизбежно, для многих это уже реальность, для оставшихся пока в стороне - это перспектива завтрашнего дня. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо не только определить свои потребности в цифровизации документооборота, выбрать оператора ЭДО и обучить работе в системе сотрудников, но и подготовить нормативно-правовую базу предприятия для внутренней работы. Какие для этого необходимо подготовить документы – расскажем далее.

Поможем перейти на ЭДО вашей организации быстро и качественно. Зафиксируйте выгодный тариф на подключение.

Бесплатная консультация

Что регламентирует работу ЭДО

1. Законы.

   ТОП-3 законов, регламентирующих ЭДО:

   • N 63-ФЗ Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 года.
   • N 149-ФЗ Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 года.
   • N 402-ФЗ Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 года.
2. Гражданский, Налоговый, Трудовой кодексы РФ.
3. Приказы и письма ФНС.
4. Нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств.
5. Локальные нормативные акты компании.

Внутренние документы для закрепления ЭДО

С переходом компании на электронный документооборот меняются привычные схемы передачи и обработки документов, появляются новые инструменты для работы. Меняющиеся процессы необходимо документально зафиксировать со всеми их участниками. Например, когда компания и ее контрагент приняли решение обмениваться электронными документами, необходимо заключить соглашение о переходе на электронный документооборот и обмене электронными документами. Подписание такого соглашение между участниками электронного взаимодействия предусмотрено 1-ым пунктом 3-ей статьи Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В соглашении об ЭДО должно быть указано как именно будет проходить обмен, какими документами компании будут обмениваться и т.п.

Закрепить все изменения в документообороте, связанные с переходом на ЭДО, необходимо и внутри компании – на уровне локальной нормативно-правовой базы. Документы, которые фиксируют изменения, носят еще и информационно-справочный характер – они помогают сотрудникам ориентироваться в новой системе.

Внутренняя документация при внедрении ЭДО:

• приказ о внедрении системы электронного документооборота,
• положение о переходе на электронный документооборот.

Приказ о внедрении нужен, чтобы компания использовала ЭДО официально. Его оформляют от имени руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. В нём содержатся сведения о дате перехода компании на электронное делопроизводство, список работников, ответственных за систему ЭДО, информация о регламентах и инструкциях, данные об обучении сотрудников.

Положение о системе электронного документооборота часто называют базой знаний организации о ЭДО, в которой собраны правила работы в системе электронного документооборота. Она закрепляет все регламенты, всех участников процесса, помогает участникам ЭДО ориентироваться в системе.

Подберем тарифы по ЭДО, установим программное обеспечение, обучим персонал, окажем бесплатную техподдержку 24/7.

Оставить заявку

Структура и содержание Положения: каждая компания адаптирует документ под свою специфику

При переходе на электронный документооборот Положение о системе электронного документооборота становится основным регламентирующим документом. Форму локального акта компания вправе создать самостоятельно – утвержденной единой формы нет. Отсутствуют и единые требования к содержанию и формату документа.

В сети интернет несложно найти образцы положения об электронном документообороте в организации, однако копировать их не стоит. Идеальный вариант – создать с нуля собственное положение, оптимальный вариант – оттолкнуться от существующей универсальной структуры положения и адаптировать ее под специфику конкретной компании.

Структура положения об ЭДО:

• Общие положения.
• Термины и определения.
• Сведения о системе ЭДО.
• Порядок предоставления доступа к системе.
• Программное обеспечение.
• Правила использования системы.
• Правила работы с документами.
• Порядок сохранения информационной безопасности.
• Порядок обучения и инструктажа сотрудников.
• Заключительные сведения.

Какие данные нужно прописать в положении о документообороте:

• Принципы работы с ЭДО.
• Основные понятия ЭДО, в частности, электронная подпись, оператор ЭДО и т.п. Также нужно указать терминологию, применяемую в компании – отраслевую и т.п.
• Сведения об операторе ЭДО и сервисе, в котором будет осуществляться передача данных. Необходимо указать ключевые особенности работы выбранного сервиса.
• Программное обеспечение. Список программ и сервисов, с которыми сотрудник будет работать.
• Порядок предоставления доступа к системе. Кто и как получает допуск для работы в системе, с каким правом доступа, альтернативные способы входа в систему, кто ответственный за работу системы в компании.
• Правила использования системы. Инструкции по работе с конкретным сервисом, возможность удаленной работы.
• Правила работы с документами. Новый алгоритм работы с документами, правила согласования и визирования и т.п.
• Порядок обеспечения информационной безопасности. Способы защиты информации, инструменты защиты от потери или утечки информации.
• Способы и график обучения сотрудников работе в системе. Указания на обучающие материалы по работе в ЭДО, указания на способы получения консультационной операторской помощи, каналы взаимодействия с технической поддержкой и т.п.
• Ответственность сторон.
• Порядок внесения дополнений в документ.
• Срок действия текущего положения.

Перейти на ЭДО легко со СБИС ЭДО. СБИС имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно по цене, удобно в использовании, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.

В СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. В решении легко вести электронный учет приказов и других документов.

Существенно облегчит жизнь в вопросе кадрового делопроизводства решение СБИС Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - это единая платформа для выполнения самых разных задач: от проверки сотрудников при приеме на работу до сдачи кадровой отчетности. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников. Вы можете подключить программу на 2 недели бесплатно и оценить все возможности СБИС КЭДО. Закажите демо доступ, оставьте заявку на подключение.

Если вам нужна помощь в установке и настройке ЭДО, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь в построении и согласовании регламентов электронного документооборота, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО и получите документооборот «под ключ».

С готовыми кейсами по переходу на электронный документооборот можно ознакомиться в специальном разделе сайта.

О том, как с помощью СБИС наладить в компании электронный документооборот, вам готовы рассказать наши специалисты.