Преимущества ведения кассы организации в СБИС

Несмотря на то, что понятия кассы организации и контрольно-кассовой техники имеют совершенно разное значение, более того, кассовая дисциплина покрывает ККТ, многие до сих пор путают их. Под кассой подразумевают весь комплекс операций, производимых с наличными денежными средствами. Сюда относят не только непосредственную продажу товаров и услуг, но и другие поступления и расходования денежных средств. Например, снятия денег со счета организации в банке, выдача средств под отчет сотруднику. Указанные выше примеры никак не фиксируются кассовым аппаратом, но относятся к операционной кассе предприятия. Это яркая иллюстрация разницы между рассматриваемыми понятиями.

Основной задачей, которую выполняет контрольно-кассовая техника, является фиксация всех движений денежных средств в кассе организации, относящихся к выручке. Это могут быть:

• Приходы вследствие продажи товаров и услуг;
• Расходы вследствие возврата.

Второй по значимости задачей ККТ является выдача кассовых документов – чеков – покупателям.

Кроме того, современные кассы обладают дополнительным расширенным функционалом, чтобы соответствовать требованиям законодательства, контролирующего сферу торговли. Прежде всего, они должны иметь встроенный фискальный накопитель, который отвечает за сбор и отправку сведений обо всех продажах к оператору фискальных данных. Для этого необходимо напрямую заключить договор с Оператором. Мы предлагаем воспользоваться для этих целей сервисом СБИС ОФД, который во многом оптимизирует взаимодействие с Операторами и снижает риски, связанные с человеческим фактором. Например, система будет вас автоматически информировать, если вследствие отсутствия интернета какие-то чеки не будут своевременно направлены в ОФД. Вы это заметите вовремя и поправите ошибку. Несмотря на то, что в кассе данные должны храниться 30 дней, некоторые предприниматели не проверяют «подвисшие» не отправленные документы, а потом получают штрафы от надзорных органов.

Как видите, операционная касса охватывает гораздо больше процессов, поэтому является значимым элементом кассового учета.

Виды кассового учета и кассовая дисциплина

Выделяют два основных вида ведения учета денежных средств в кассе организации:

• Базовый;
• Упрощенный.

В зависимости от того, какой вид ведете вы, меняется и перечень обязательной документации.

Неотъемлемым атрибутом базового кассового учета являются два документа:

• Приходный кассовый ордер;
• Расходный кассовый ордер.

ПКО используются для фиксации каждого поступления денежных средств в кассу. РКО является аналогом ПКО, но необходим, наоборот, для фиксации каждого расходования денежных средств.

Еще одним важным документом являются авансовые отчеты. Их обязаны составлять сотрудники предприятия после получения денежных средств под отчет.

Все организации, которые ведут базовый кассовый учет должны помнить о понятии лимита кассы организации. Этот параметр характеризует максимальную величину остатка наличности в кассе.

Упрощенный учет

С 2014 года у предпринимателей в России появилась возможность вести упрощенный учет кассовых операций, который подразумевает под собой отмену обязательного формирования приходных и расходных кассовых ордеров при поступлении и расходовании денежных средств, соответственно. Кроме того, при таком кассовом учете отменяются требования, связанные с лимитом остатка наличности. Обязательным здесь являются:

• Платежно-расчетная форма Т-49;
• Ведомость Т-53.

В соответствии с требованиями к кассовой дисциплине в 2018 году для расчетов с покупателями по-прежнему должны обязательно применяться ПКО и РКО, а также вестись некоторые отчеты. Кстати, после повсеместного введения практики использования онлайн-касс количество обязательных для ведения отчетов даже при упрощенном кассовом учете значительно сократилось, потому что многие данные (например, акт о проверке наличных денежных средств) теперь направляются в налоговую автоматически.

В целом, чтобы оптимизировать процессы, связанные с кассовым учетом и обеспечить в организации должную кассовую дисциплину, эксперты рекомендуют использовать современные средства автоматизации. Например, программный продукт СБИС Розница. Как и для СБИС Электронная Отчетность, для работы в этом сервисе необходима квалифицированная электронная подпись. Вы можете оперативно заказать, оформить и получить ее в нашем Центре ЭЦП.

В СБИС Розница подготовка отчетов автоматизируется, поэтому вам не придется делать это самостоятельно вручную. Это не только позволит вам экономить свое время, но и сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и, следовательно, число случаев нарушения кассовой дисциплины в вашей организации.

Аналитика операционной кассы в СБИС

Ведение кассовой дисциплины в системе СБИС предоставит вам массу возможностей для подготовки аналитических данных. В программе вы можете перейти в раздел «Касса» и далее в раздел «Смены», чтобы получить детальную сводку по сменам. Так, например, можно оперативно сформировать отчет по товарам, которые продаются в вашем магазине, делать выводы на основе этих данных, а затем формировать стратегию развития ассортиментной матрицы соответствующим образом. Это позволит вам без применения серьезных аналитических инструментов получать наглядные сведения о том, как обстоят дела в вашем магазине и даже в нескольких торговых точках.

Еще одно явное достоинство системы СБИС – это возможность работы одновременно с несколькими организациями, даже если они применяют различные системы налогообложения. При желании вы можете добавлять дополнительные кассы самостоятельно.

СБИС поможет вам не только сократить число ошибок и неточностей, но и предотвратить их. Например, можно установить лимит по остатку. Как только касса будет приближаться к нему, программа вас проинформирует.

Ведение кассовой книги программа возьмет на себя – она автоматически будет формировать ее на основании тех документов, что создаются в сервисе. Вам не придется ничего делать!

Остались вопросы? Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.