Путевые листы: использование и оформление в СБИС

Основным документом для транспортников является путевой лист. Этот документ крайне важен для учета рабочего времени водителя, его оплаты труда, списания израсходованного топлива и даже для оценки состояния автомобиля. Путевой лист также подтверждает факт допуска данного водителя к рейсу.

На основании вступившего в силу Федерального закона №336-ФЗ от 02.07.2021 в Уставе автомобильного транспорта установлено право оформлять перевозочные документы в электронном виде. В текущем году допускается возможность использования:

• электронных транспортных накладных - ЭТрН
• электронных договоров фрахтования
• электронных сопроводительных ведомостей
• электронных заказ-нарядов
• электронных путевых листов и
• электронных заявок (заказов).

Очень удобно уже сейчас транспортным компаниям внедрять в свою работу электронный документооборот, например - электронные транспортные накладные. Тем более, что в недалеком будущем для всех транспортных компаний будет обязательным оформление всех транспортных документов в ГИС (Государственной информационной системе), поэтому приучать сотрудников к оформлению электронной документации необходимо уже сейчас.

На что похож электронный путевой лист?

Форма и основные требования по заполнению электронного путевого листа прописаны в 6 статье Устава автомобильного транспорта. Основным является обязательное указание следующих реквизитов:

• номер и наименование путевого листа;
• срок действия документа: число/месяц/год, а также время, совершаемой поездки;
• информация о собственнике (владельце) транспортного средства: наименование организации, организационно-правовая форма, ОГРН (или ОГРНИП), контактные данные;
• информация о транспортном средстве: марка и модель ТС и прицепа (если есть), государственный регистрационный номер, показания одометра, дата выезда с парковки и возвращения на нее;
• реквизиты водителя: ФИО, дату и время проведения пред рейсового и после рейсового медосмотра;
• сведения о совершаемой перевозке: виды сообщения (городское/пригородное/междугороднее/международное), виды перевозки (регулярная пассажирская перевозка/пассажирская перевозка по заказу/ организованная перевозка группы детей/пассажирская перевозка легковым такси/перевозка грузов/перевозка для собственных нужд).

С 11 марта 2023 года введена электронная форма путевого листа Приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. До сих пор использование электронного путевого листа — это право, а не обязанность. Поэтому логистические компании и ИП пока еще могут выбирать между электронным и бумажным форматом.

Электронный лист оформляется с помощью оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД. Подписывают электронный лист электронной подписью - УКЭП или УНЭП.

В случае, если логистическое предприятие использует электронный форма путевого листа, то при приеме груза можно предъявить как электронный вариант, так и его бумажную копию. ДПС также можно предъявлять электронный путевой лист.

Используя систему электронного документооборота СБИС внедрить и начать использовать электронные путевые листы достаточно просто. А наши менеджеры по заказу выпустят для вас и сертификат электронной подписи. Оставьте заявку прямо сейчас, и мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Как выглядит формирование путевого листа в СБИС

Работа в СБИС настолько проста, что, следуя подсказкам, легко сформировать путевой лист как в бумажном варианте, так и электронно.

Добавляете новое «Задание». Указываете дату, время (период) поездки. Выбираете фамилию водителя, транспортное средство, если оно не закреплено за водителем. Проверяете счет затрат (с которого должен будет автоматически списаться расход топлива). Указываете фамилии должностных лиц, разрешающих выезд (механик, медработник) во вкладке «Контроль».

Обязательно укажите показания одометра, а также остаток топлива во вкладке «итоги»

Затем составьте маршрут, добавив адреса доставок или адреса контрагентов.

Путевку можно распечатать и передать водителю для заполнения; водитель получает также электронный путевой лист.

Как ведется учет путевых листов

Все путевые листы учитываются в Журнале путевых листов. С 2022 года разрешено ведение этого журнала в электронном виде при соблюдении всех требований.

Одним из важных требований – использование усиленной квалифицированной электронной подписи для заверения журнала.

Закажите электронную подпись для ЭДО на сертифицированном носителе прямо сейчас!

Заказать

Какое количество путевых листов необходимо для рейса

Для водителей, у которых в течение рабочей смены (одного дня) несколько рейсов, допустимо заполнение одного путевого листа на день.

Для водителей, чей рейс длится больше одной рабочей смены (или одного дня), документ формируется на срок всего рейса.

При ситуации, когда в рейс отправлены несколько водителей (сменные), возможно оформление нескольких путевых листов: на одно транспортное средство для каждого водителя в отдельности.

На текущий момент путевые листы необходимо оформлять на все автомобили, используемые транспортной компанией, организацией или индивидуальным предпринимателем, даже в том случае, если в транспортном средстве нет груза или пассажиров.

Анализируя последние политически-экономические события, тенденции и тренды однозначно можно сказать, что будущее за электронным документооборотом. Он не только прост в составлении и учете, а также имеет неоспоримые преимущества в сокращении затрат как на расходные материалы, так и другие ресурсы: время, техника и т.д.

Обратитесь к нашим профессиональным консультантам и узнайте, как вам может помочь СБИС.