СБИС: сотрудники в поле зрения

Сколько стоят ошибки? Вопрос философский, однако в сфере управления персоналом есть вполне материальная оценка кадрового хаоса. Цена ошибки может стоить 50% прибыли, а иногда и больше. Текучка, низкое качество работы персонала, слабая мотивация, не выстроенная работа по подбору и учету кадров могут стать серьезной головной болью руководителя, а порой, и поставить бизнес под угрозу.

В СБИС работе с персоналом уделяется особое внимание, она разделена по направлениям и оцифрована, поставлен на электронные рельсы кадровый документооборот. Высвободить время руководителя на стратегические задачи, облегчить работу кадровика и персональщика, сократить время сотрудника на кадровые формальности вполне реально. Как именно – расскажем в статье.

Каждая очередная табличка в «экселе» увеличивает хаос в кадровых делах и грозит штрафом? Персонал тратит кучу времени на инструкции, ведомости и другие кадровые документы? Руководитель не может отследить выполнение задач? Значит, как в той рекламе, – мы идем к вам. Значит, пришло время автоматизировать кадровое направление.

Две причины автоматизации кадров.

Кадры, как известно, решают все. При этом именно кадры оказались на задворках бурно идущего последнее десятилетие процесса автоматизации. Стремительно автоматизировался процесс сдачи отчетности, финансового, налогового учета и многие другие. Наконец, очередь дошла и до персонала.

Цифровизация работы с персоналом - задача нелинейная, она охватывает множество различных процессов и участников, от приема на работу до контроля за выполнением обязанностей и повышения мотивации. В процесс автоматизации работы с персоналом вовлечены все без исключения представители компании: от топ-менеджмента и руководителей направлений, до линейных сотрудников, персональщиков, кадровиков.

Две основные причины автоматизации кадров

• Увеличение эффективности работы персонала.
• Отказ государства от бумаги в кадровом документообороте.

Когда-то производительность в тысячу сотрудников на одного кадровика казалась фантастикой. Теперь же это вполне реалистичный показатель. Повышение скорости, качества работы с сотрудниками, повышение управляемости персонала – это важная, но не единственная причина автоматизации работы с персоналом. Есть и другая сторона вопроса, внешняя, диктуемая государством.

В ноябре 2021 года законодатели утвердили в Трудовом кодексе статью об электронном кадровом документообороте в сфере трудовых отношений. Государство дало добро на применение цифровых кадровых документов, без их дублирования на бумаге.

Согласно программы цифровой трансформации в социальной сфере, принятой Правительством РФ в том же ноябре 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот должен стать повсеместным. По планам Минтруда, к 2024 году предприятия должны освоить кадровый электронный документооборот.

Работодатель может выбрать информационную систему, на которой будет осуществляться кадровый документооборот. Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот.

КЭДО – локомотив кадровой цифровизации.

Согласно поправкам в ТК, теперь не только удаленщики, но и все остальные сотрудники могут пользоваться кадровыми документами в электронном виде, подписывая их электронной подписью. СБИС КЭДО - это электронная система, в которой происходит создание, подписание, использование и хранение кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Программа напомнит кадровику о том, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов, может оформить прием, увольнение, командировки.

68% компаний намерены уже в ближайшее время автоматизировать кадры или уже это сделали.

80% времени работы с документами экономится при переходе на электронный кадровый документооборот.

Какие задачи по управлению бизнес-процессами решает СБИС КЭДО для разных групп участников:

Выгоды руководства:

• минимизация затрат,
• ускорение процесса,
• предотвращение штрафов и негатива.

Выгоды кадровиков:

• экономия времени,
• простой импорт данных,
• контроль в режиме реального времени за подписанием документов,
• повышение качества работы, уменьшение вероятности получения штрафов,
• хранение электронного архива.

Выгоды сотрудников:

• подписание кадровых документов удаленно или в офисе без беготни по кабинетам,
• доступ к личному кабинету, где собраны все персональные документы,
• возможность работать с документами в любое время с любого устройства,

В СБИС сотрудники имеют личные кабинеты, избавляющие от лишней беготни.

В информационной системе СБИС работники имеют личные кабинеты.

Личный кабинет сотрудника в СБИС - сайт сотрудника, где находятся все нужные ему кадровые документы. Кабинет разделен на блоки: входящие, документы, инструкции, зарплата, мотивация, рейтинги, календарь, контакты.

Важной особенность ЛК СБИС является его разнонаправленность, в нем не только «документальный» кадровый блок, но и мотивационный, а также коммуникационный. Сотрудник может увидеть свои результаты и окружающих, оперативно переслать коллеге сообщение или документ.

Личный кабинет позволяет сотруднику выполнять более десятка различный задач, в частности: оформить больничный, создать командировку, проверить зарплату, подать заявление или заказать справку, оформить авансовый отчет, ознакомиться с инструкцией, проверить KPI, посмотреть поощрения и взыскания, узнать свое место в рейтинге, посмотреть навыки, выбрать товар в магазине подарков.

Какие управленческие задачи решает цифровизация кадрового направления.

Весь комплекс возможностей кадровой автоматизации представлен в решении СБИС Управление персоналом.

Функционал сервиса многоплановый, его ключевая задача - повышение эффективности работы персонала, в его возможностях как проверка потенциального сотрудника перед трудоустройством, контроль за выполнением задач в ходе работы, учет всех нюансов при расчете заработной платы, мотивация и многое другое.

Что может СБИС Управление персоналом:

• Поиск персонала. Программа СБИС повышает эффективность ведения подбора сотрудников. Через программу можно опубликовать вакансии, собрать отклики, Все данные, в том числе история общения с кандидатом, будут сохранены.
• Проверка соискателя, работника. Программа поможет проверить насколько надежного человека вы берёте на работу. Благодаря широкой базе данных можно узнать кредитную, налоговую историю работника, перечень его предыдущих мест работы, наличие административных правонарушений и т.п.
• Аналитика работы отдела персонала. Также доступны результаты работы каждого сотрудника по поиску персонала.
• Ведение кадрового учета. Оформление любых электронных кадровых документов, контроль штатного расписание, ведение воинского учета, контроль за текучкой кадров. Вся информация хранится в облаке, данные надёжно защищены методом двойного шифрования. Доступ к информации может получить только тот, кто обладает необходимыми данными для входа.
• Удобный доступ к данным по трудовой деятельности каждого сотрудника. Легко найти и сделать выборку. Отчеты о трудовой деятельности не смешаны с другой отчетностью. Трудовые книжки выделены в отдельный раздел.
• Контроль фонда оплаты труда. Сервис позволяет следить за динамикой расходований зарплатного фонда, контролировать средний размер заработной платы сотрудников.
• Учет оплаты труда. Решение рассчитает зарплату, больничные, отпуска и др. Возможно создание и внедрение собственной системы оплаты труда.
• Аналитика эффективности работы сотрудников. Учет проведенного на рабочем месте времени, фиксация времени, потраченного не по делу. Возможна настройка разрешенных или запрещенных для посещения на рабочем месте интернет-ресурсов, приложений и т.п. Сервис позволяет определять местоположение работников, работающих не в офисе. Особенно это актуально для работников, передвижения которых регламентированы заданным маршрутом.
• Создание система лояльности. Сервис позволяет создавать систему бонусов и подарков для сотрудников, составлять различные рейтинги работников.

С чего начать работу в СБИС с сотрудниками.

В разделе СБИС «Сотрудники» необходимо выполнить ряд последовательных действий.

• Настройте структуру компании. Если она уже прописана в юридических документах организации, воссоздайте ее в СБИС.
• Заполните справочник должностей. В системе уже есть перечень часто используемых вакансий - измените их параметры или добавьте свои должности.
• Загрузите список сотрудников или добавьте карточки вручную. Для каждого работника укажите должность, организацию и подразделение, если требуется.

  

• Введите ФИО, контактные данные, подразделение и должность. График работы заполнится автоматически, если указан в должности. Чтобы загрузить фото, нажмите «Добавить».
• Выберите приложение, в котором сотрудник будет работать. Предоставьте ему доступ в личный кабинет:
  
  
  • введите email — сотрудник получит приглашение и сможет авторизоваться по ссылке;
  • укажите логин и пароль — чтобы сразу добавить учетные данные для авторизации.
• По умолчанию у сотрудника минимальные права. Если требуется, дайте ему полный доступ или назначьте роль.
• Чтобы выпустить сотруднику неквалифицированную электронную подпись для кадрового ЭДО, установите флаг «Электронная подпись», введите СНИЛС и ИНН.
• Нажмите «Сохранить» и карточка нового сотрудника появится в списке. Вы можете добавить или изменить данные.

Сервис СБИС Внутренний ЭДО позволяет наладить процесс управления движением всей внутренней документации, не только кадровой. В его типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности.

О том, как с помощью СБИС наладить Управление персоналом, вам готовы рассказать наши специалисты.