Шпаргалка по отчету ЕФС-1: как заполнить, когда сдавать

Накануне нового 2023 года была представлена единая отчетная форма ЕФС-1, которую необходимо сдавать в объединенный Фонд Социального страхования. Новая форма отчетности соединила в себе ранее действующие отчеты в страховые фонды. Постановление Правительство, в котором содержится новая форма и пояснения к ней, занимает более 250 страниц. Какие нововведения принесла новая форма отчетности, как ее заполнить, в какие сроки сдавать, какие санкции предусмотрены за несвоевременную сдачу или ошибки в новой отчетности? Кратко, но емко о самых главных аспектах ЕФС-1 в нашей статье-шпаргалке.

20 декабря 2022 года на официальном портале правовой информации была опубликована новая форма отчетности в Социальный фонд и развернутые пояснения к ней. Новая форма отчетности была утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31.10.2022 № 245п «Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения».

Постановление № 245п об утверждении единой отчетной формы состоит из 283-х страниц, из них большую часть занимают различные коды, например, более 60 страниц занимают коды должностей, расположенные в алфавитном порядке, например, А0050 акушерка, А0051 аналитик, А0052 аниматор и другие. Среди профессий только разного рода ведущих специалистов более 130-ти видов.

Какие отчеты в фонды объединила новая форма ЕФС-1:

• 4-ФСС;
• СЗВ-СТАЖ;
• ДСВ-3;
• СЗВ-ТД.

Важно: данные из формы СЗВ-М, ранее сдававшейся в ПФР, не вошли в состав ЕФС-1. С 2023 года ежемесячный отчет о застрахованных лицах, который был введен в 2016 году в рамках персонифицированного учета, нужно представлять не в Социальный фонд, а в ФНС по отдельной форме. Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил форму СЗВ-М и содержит персональные данные физлиц, сведения о сумме выплат за отчетный месяц. Срок для сдачи персонифицированных сведений - не позднее 25-го числа.

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть штатные сотрудники, работающие по трудовым договорам, а также привлеченные исполнители, оказывающие услуги по гражданско-правовым договорам.

СБИС Электронная отчетность обеспечит подготовку и сдачу ваших отчетов быстро и точно в срок. Календарь отчетности, проверка на ошибки и предоставление подтверждения сдачи отчетов всегда под рукой. Узнайте, как подключиться к СБИС со скидкой у наших специалистов!

Подключиться

Структура ЕФС-1

Единая форма представляет собой документ с четырьмя вкладками, где первая – это титульный лист, две следующие - это подразделы первого раздела отчета под названием «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию», а последняя вкладка – финальный второй раздел «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Такое разделение на отдельные блоки позволяет сдавать отчетную форму не всю сразу, а отдельными частями. Каждый из разделов (подразделов) отчетности необходимо представить в свой срок. При этом титульный лист является обязательным для заполнения при сдаче любого из разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Скачать новую форму отчетности ЕФС-1.

Как заполнить ЕФС-1: инструкция по разделам и подразделам.

• Титульный лист.

  При заполнении формы отчета ЕФС-1 обязательно оформляется титульный лист. Поле «ОКФС», состоящее из 2 цифр, оформляется на основании данных из Классификатора ОКФС. Сведения в поля ОКОГУ и ОКПО также заносятся из соответствующих Классификаторов. Номер телефона руководителя организации или ИП указывается последовательным набором цифр, без тире и скобок.

  При заполнении ОГРН, состоящего из 13 знаков, юридические лица в первых двух ячейках проставляют нули.

  Вновь созданные организации - страхователи по ОСС указывают код по данным органа государственной регистрации. Со второго года деятельности указывается код, подтвержденный в СФР.

  
• Раздел 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и накопительном взносе на страховую пенсию» является первой вкладкой отчета, состоит из 3 подразделов.
• Подраздел 1. Представляет собой «шапку», в которой содержатся общие сведения о застрахованном лице (ФИО., СНИЛС, дата рождения, ИНН, код категории лица, гражданство - код России 643).
  
• Подраздел 1.1 – это таблица «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Содержит данные, ранее вносимые в отчет СЗВ-ТД. Но есть в нем и новшества: с 1 января 2023 в этом подразделе нужно отражать сведения о начале и об окончании действия гражданско-правового договора с исполнителем. Отчетная таблица также содержит и другую новую информацию – теперь необходимо указывать причину увольнения. Указывается код причины увольнения в соответствии с разделом поясняющего новую отчетную форму постановления «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы ЕФС-1».

  Подраздел 1.1 является самым оперативным для сдачи в ряде кадровых случаев, а именно должен быть сдан в связке с титульным листом не позднее одного рабочего дня после выхода приказа в следующих случаях:

  ✓ оформление или прекращение, приостановление, возобновление трудовых отношений с работником,
  ✓ заключение или прекращение действия договора ГПД, на выплату по которому начисляются страховые взносы.

  При проведении других кадровых мероприятиях, например, при переводе на другую должность и т.п., подраздел 1.1 подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

  
• Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» содержит данные ранее действовавшей формы СЗВ-СТАЖ. Однако, есть и отличия:

  ✓ вместо сведений об увольнении, которые указывались в 14 графе старой формы СЗВ-СТАЖ, в новом подразделе 1.2 нужно указать результаты специальной оценки условий труда, а именно индивидуальный номер рабочего места и класс/подкласс условий труда,
  ✓ подраздел 1.2 заполняется не по всем сотрудникам, а только по тем, которые попали в утвержденный список:
  
  ❖ выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии,
  ❖ были заняты в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности,
  ❖ пострадавшие от радиации на Чернобыльской АЭС,
  ❖ замещали государственные и муниципальные должности,
  ❖ работали вахтовым методом, полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях сезонных отраслей промышленности,
  ❖ работали во время отбывания наказания в местах лишения свободы,
  ❖ имели периоды простоя или отстранения от работы,
  ❖ были освобождены от работы с сохранением места на время исполнения государственных или общественных обязанностей,
  ❖ находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

  Подраздел 1.2 необходимо подавать ежегодно не позднее 25 января. Впервые подраздел 1.2 ЕФС-1 нужно подать до 25 января 2024 года.

  
• Подраздел 1.3 предназначен для страхователей - государственных и муниципальных учреждений. Его цель - анализ системы оплаты труда работников бюджетной сферы.
  
• Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии».

  Этот подраздел заполняется в том случае, если необходимо подать сведения на сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию. Подраздел отправляется в связке с подразделом 1.2 - один раз в год, не позже 25 января.

  
• Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». Этот подраздел содержит данные отмененного расчета ДСВ-3.

  В расчете указываются сведения о суммах перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».

  Данный подраздел нужно сдавать ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2023 году этот раздел нужно сдать впервые до 25 апреля.

  
• Раздел 2. Второй раздел новой отчетной формы содержит данные о взносах на травматизм. Его содержание соответствует ранее действующему отчету 4-ФСС. Раздел 2 с подразделами необходимо сдавать ежеквартально, не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2023 году впервые этот раздел нужно сдать до 25 апреля.
  
• Подраздел 2.1 содержит сведения из таблицы 1 формы 4-ФСС и отражает расчет сумм взносов на травматизм.
  
• Подраздел 2.1.1 заполняется страхователями, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы. Подразделе 2.1.1 содержит сведения из таблицы 1.1 формы 4-ФСС.
  
• Подраздел 2.2 раздела 2 предназначен для заполнения работодателями, которые временно направляют своих сотрудников для выполнения определенных трудовых обязанностей к другим работодателям. В форме 4-ФСС такие данные отражались в таблице 2.
  
• Подраздел 2.3 подраздела 2 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года». Содержит данные таблицы 4 отмененного отчета 4-ФСС. Таблица 3 отмененного отчета 4-ФСС в новой форме ЕФС-1 отсутствует.

  В данном подразделе кроме численности работников, подлежащих обязательным медосмотрам и фактически прошедших медосмотры, также необходимо указать количестве рабочих мест, в отношении которых проведена спецоценка условий труда, и детализировать их по классам условий труда.

  

Не позднее следующего рабочего дня:

• Подраздел 1.1 в случае приема на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ.

Ежемесячно:

• Подраздел 1.3 при переводе, переименовании, запрете занимать должность и др.  не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ежеквартально:

• Подраздел 3 раздела 1 – сведения о перечисленных добровольных СВ сдаются до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом,
• Раздел 2 - до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Ежегодно:

• Подразделы 1.2 - сведения о стаже сдаются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
• Подразделы 2 раздела 1- сведения о стаже, дающим право на досрочное назначение, сдаются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Способы сдачи формы ЕФС-1

Новую отчетную форму ЕФС-1 сдать можно двумя способами – в электронном виде через ТКС и на бумаге. Однако, на бумаге сдать новый отчет могут только совсем небольшие компании.

• В электронном виде ЕФС-1 обязаны сдавать организации и ИП, у которых более 10 работников в отчетном периоде, причем, в это число включены и исполнители по договорам ГПХ.
• На бумаге отчет могут сдать предприятия с численностью 10-ть человек или меньше. Отчет можно сдать в фонде лично, через представителя или отправить по почте. Важно, в число сотрудников включаются и исполнители по ГПХ. При желании эти компании могут отправить отчет и в электронном виде.

Штрафы за просрочки и ошибки в новой форме ЕФС-1

За ошибки в данном виде отчетности предусмотрены различные наказания. При нарушении сроков представления либо подаче ЕФС-1 с ошибками Социальный фонд должен направить страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

• Сдача на бумаге вместо электронного формата – 1 тыс. руб. штраф.
• Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 – за нарушения по этим разделам (невыполнения сроков сдачи и ошибок) предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждого застрахованного. И 300–500 руб. - штраф руководителю.
• Раздел 1, подраздел 1.1 - за нарушение срока сдачи, ошибки заполнения предусмотрен штраф в размере 300–500 руб. на руководителя.
• Раздел 2: за нарушение срока сдачи - 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1 тыс. руб. И 300–500 штраф руководителю.
• Штраф за ошибки, приведшие к уменьшению суммы уплаченных взносов: от 20 до 40% суммы неуплаченных взносов. И 300–500 рублей - штраф руководителю.

С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций.  

Условия, при которых можно избежать штрафов:

• в течение 5 рабочих дней после получения уведомления подать уточненку,
• исправить ошибку до того, как ее обнаружат в госоргане.

Еще одно приятное новшество: если страхователь оплатит штраф оперативно, в течение 10 дней после получения требования, то он получает скидку в размере 50%. По аналогии со штрафами ГИБДД.

Скачайте презентацию по новым правилам сдачи отчетности и заполнения ЕФС-1 в СБИС.

СБИС Электронная отчетность позволяет легко перейти на новые формы отчетности. Все изменения мгновенно отражаются в программе, вы не запутаетесь с новым отчетом, его разделами-подразделами и сроками сдачи по каждому из них. Новый календарь отчетности и уплаты налогов и взносов будет всегда под рукой. Новым компаниям скидка 50% на подключение.

В ситуации перемен в помощь бухгалтеру будет и решение СБИС Бухгалтерия и Учет, в нем автоматизирован ввод данных, что сокращает число ошибок и время выполнения задачи. Подключите на 2 недели бесплатно.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.