Система электронного документооборота: что это и как работает

Электронный документооборот стремительно завоевывает позиции: цифровизация предприятий крупного и среднего бизнеса уже является неотъемлемой частью функционирования. Внедрение же ЭДО в мелком бизнесе идет немного медленнее. Рассказываем подробно про особенности ЭДО, виды и этапы внедрения системы электронного документооборота.

Одним из самых ценных ресурсов каждого человека в современном обществе является время. Это актуально и для всех организаций. Быть первым, опережать конкурентов, успевать больше – залог успешной деятельности, стабильного развития, высокой прибыли.

Развитие компьютерной техники и технологий позволяет сокращать время на рутинные процессы, уменьшает количество ручного труда, уменьшает риски системных ошибок. Электронная информация активно внедряется в повседневную жизнь. И, соответственно, документооборот переходит в электронный вид.

На государственном уровне уже давно принимаются решения о сокращении оборота документов в привычном виде, на бумажном носителе. А внедрение ЭДО на предприятии становится обязательной опцией многих отраслей бизнеса.

В системах, автоматизирующих документооборот, электронные:

• счет-фактура;
• листок нетрудоспособности (больничный лист);
• расчетный листок начисленной заработной платы;
• налоговые декларации;
• формы по регистрационным действиям с онлайн кассам;
• онлайн ветеринарные сертификаты в электронной системе ФГИС Меркурий,

и многое другое – становятся привычной частью деятельности организаций при условии, что они используют специализированные системы ЭДО.

Развитие ЭДО в России относится к последнему десятилетию XX века. Первые системы были самописными и разрабатывались под требования конкретных заказчиков. Со временем на рынке появилось достаточное количество профессиональных программ. Например, СБИС Электронный документооборот – современная динамичная система ЭДО, решающая все задачи по обмену электронными документами.

Тем не менее, многие небольшие организации продолжают вести свои дела по-старинке, распечатывая огромное количество документов на бумаге, теряя время и деньги на подписание, согласование, сверки различных видов информации.

Не все владельцы бизнеса придают серьезное значение качественному управлению движения деловых бумаг в организации. В приоритет выносятся вопросы увеличения продаж и сокращения расходов. Такая позиция не приносит существенных проблем лишь на предприятиях с минимальным числом сотрудников, корреспондентов и деловых партнеров. Но при расширении бизнеса без налаженной системы электронного документооборота эффективность всех работ будет существенно снижаться.

В текущей экономической ситуации каждая организация сталкивается с необходимостью:

• качественного, безопасного, быстрого движения, обработки и хранения внутренних документов в целях ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учетов;
• быстрого реагирования на требования и предложения из внешних источников – коммерческие предложения, жалобы клиентов, налоговые требования;
• информирования сотрудников организации о новых регламентах работы, общеорганизационных изменений.

Все эти задачи решает система ЭДО.

Что такое "система электронного документооборота"?

Система электронного документооборота – прежде всего прогрессивный способ ведения дел без движения документов в бумажном виде. Это способ выработки единого внутрикорпоративного способа регистрации, движения, делегирования, контроля исполнения, хранения различных видов документов. Система ЭДО подразумевает создание, обмен и хранение документов исключительно в электронном виде.

Для всех процессов используется как локальная сеть организации, так и Интернет. Наличие конфиденциальной информации требует защиты документов.

Типы систем электронного документооборота

В зависимости от целей и задач использования система документооборота в электронном виде бывает:

1. производственной;
2. управленческой;
3. архивной;
4. кадровой;
5. бухгалтерской;
6. складской;
7. технической;
8. налоговой;
9. и так далее.

Выше перечислены не все типы ЭДО, потому что это программное обеспечение развивается в параллели с бизнесом и может дорабатываться под потребности конкретного предприятия из различных сфер деятельности.

Отдельная разновидность, о которой не упомянуто выше, – это конфиденциальная система электронного документооборота, применяемая, преимущественно, на секретных объектах (государственная оборонная промышленность, военные следственные органы, кредитно-финансовые учреждения, государственные органы). Она отличаются от остальных систем повышенными мерами безопасности от несанкционированных попыток взлома и кражи конфиденциальной информации.

Конечно, деление по видам систем электронного документооборота не совсем корректно, потому что в конечном итоге все электронные документы составляют одну общую систему ЭДО, действующую на предприятии.

Обратитесь к нашим специалистам, они подберут выгодный тариф, настроят ЭДО, подготовят рабочие места и обучат сотрудников.

А предприятия из реестра МСП смогут подключиться к годовому ЭДО со скидкой 50%.

Подключиться

Преимущества внедрения систем электронного документооборота

Электронный документооборот позволяет автоматизировать следующие функции:

1. создание документа в электронном виде;
2. создание карточки документа с его атрибутными признаками;
3. возможность формирования текста по шаблону с использованием значений переменных из карточки документа;
4. поиск документов;
5. формирование электронных документов, в первую очередь писем, справок, на фирменном бланке организации;
6. хранение документов в различных форматах;
7. создание маршрутов движения документа и контроль его движения;
8. первичная и вторичные регистрации документов;
9. классификация документов;
10. контрольные действия - отправка напоминаний и уведомлений;
11. согласование документов;
12. создание отчетов о движении документов;
13. контроль исполнении документов.

Функции и задачи систем ЭДО

Наиболее часто используются в таких системах следующие функции систем электронного документооборота:

1. хранение документов;
2. поиск документов;
3. поддержка делопроизводства;
4. контроль исполнения документов:
5. составление маршрутов документов;
6. уведомление работников о появлении нового документа;
7. контроль сроков исполнения;
8. формирование аналитических отчетов, например, отчетов о занятости подчиненных, выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

Зачем нужен электронный документооборот? Экономический эффект от внедрения системы

Все больше современных предприятий принимают решение о необходимости внедрения и эксплуатации электронного документооборота, потому что решения данного класса позволяют им добиться колоссальных результатов в бизнесе.

Системный учет документов в электронном виде позволяет:

• С системой документооборота вы сможете экономить время

Использование системы электронного документооборота сократит временные затраты сотрудников на поиски необходимого им бумажного документа, потому что все файлы будут централизованно и, что немаловажно, упорядоченно, храниться в единой базе.

• Эффективно использовать физическое пространство предприятия

Огромные архивные стеллажи медленно, но верно уходят в прошлое. Следовательно, высвободившееся пространство можно применять более эффективно. Например, организовать комнату отдыха, что крайне положительно скажется на лояльности сотрудников к компании. В системах электронного документооборота хранятся архивы, электронный вид которых позволяет занимать не много физического пространства (за исключением компьютерной техники).

• Сократить затраты

Кроме того, что с использованием ЭДО персонал будет работать более эффективно и производительно, также появится возможность сэкономить на расходах, которые офис ежемесячно несет при использовании документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, приобретение, обслуживание печатной техники). В зависимости от специфики деятельности юридического лица, на это могут уходить как десятки, так и сотни тысяч рублей в месяц.

Также сокращается расход на почтовые и курьерские услуги, марки и конверты, ведь большую часть документов, нуждающихся в отправке, можно отправить прямо из программы.

• За счет электронного документооборота можно увеличить прозрачность внутренних процессов

Менеджмент и руководители подразделений компании при использовании систем ЭДО будут обеспечены постоянным оперативным доступом к полной картине движения бумаг внутри компании. В программе легко определить, на какой стадии согласования находится тот или иной договор или заявка, а также насколько быстро протекают процессы согласования и доработки рабочих материалов. Такая система работы предоставит руководству и ключевым менеджерам возможность принимать обоснованные стратегические решения, касающиеся дальнейшего развития фирмы.

• Быть мобильными с системой документооборота

Электронный документооборот предоставляют своим пользователям полноценную функцию удаленного доступа к информации. Таким образом, каждый сотрудник, находящийся за пределами офиса, сможет в любой момент получить доступ к материалам по определенному файлу или его статусу.

• Повысить безопасность конфиденциальных данных

Потому что система электронного оборота документов создает резервные копии всех данных, которые хранятся в ней. Это гарантирует, что предприятие не останется без критичных для его бизнеса документов из-за сбоев в оборудовании и других форс-мажорных ситуаций.

• Электронный документооборот позволяет увеличить лояльность сотрудников

Благодаря освобождению от рутинных задач, связанных с системой учета, движения и хранения документов в организации.

Качественный и количественный эффекты внедрения системы ЭДО в организации.

Различают качественный и количественный эффект от внедрения электронного документооборота.

К качественным показателям относятся: рост производительности труда сотрудников, увеличение скорости движения, согласования и исполнения документов.

К количественным показателям относят экономию времени на работу с документами (формирование типовых документов, регистрация, отправка исполнителям), а также сокращение затрат на канцелярские товары, расходные материалы, архивное дело.

Положительный эффект от внедрения ЭДО будет тем выше, чем более высокий процент работников организации будет вовлечен в процесс работы с системой ЭДО.

Как система электронного оборота документов СБИС помогает бизнесу?

Мы предлагаем вам услуги по внедрению, настройке и доработке программного обеспечения СБИС, предназначенного для организации электронной отчетности и документооборота в компаниях различного масштаба и любой сферы деятельности.

СБИС обладает рядом преимуществ, которые делают сферу применения данного программного обеспечения достаточно широкой. Внедрение электронного документооборота позволит использовать следующие функции программы:

• поддержка обмена документацией не только внутри организации, но и с внешними контрагентами, партнерами и поставщиками, что позволяет в разы сократить расходы на курьерские службы и прочие почтовые расходы, а также снизить время подписания документа до минимума;
• ускорение процедуры заключения сделок, от которых зависит прибыль компании;
• интеграция с различными учетными системами, которые уже используются в компании, и простой экспорт документации из них;
• доступ с мобильных устройств (смартфон, планшет), поэтому любой сотрудник может получить доступ (при наличии соответствующих прав) к необходимым ему документам независимо от своего местоположения и времени;
• эргономичность системы, интуитивно-понятный интерфейс программы, возможность найти требуемый документ всего в 1-2 клика;
• высокая степень защиты конфиденциальной информации, в том числе, в момент отправки значимой конфиденциальной документации внешним партнерам.

Внедрение электронного документооборота: секреты успеха от экспертов

Просто покупка программы для управления документами организации не является гарантией решения всех проблем, связанных с созданием, движением, контролем документов.

Успешное внедрение основывается на:

• всесторонней поддержке проекта руководством организации;
• грамотном решении организационных вопросов, связанных с внедрением системы;
• достаточным влияние руководства организации на рядовых сотрудников, обычно принимающих любые новшества "в штыки";
• персональной заинтересованности ключевых работников в эффективной работе системы;
• электронный документооборот должен внедряться при соблюдении определенных этапов внедрения.

Специалисты АБТ Сервисы для бизнеса предоставят подробную информацию о программном обеспечении СБИС. Мы предоставляем возможность тестовой работы в ряде сервисов. Осуществляем внедрение системы документооборота и обучение работы в ней ваших сотрудников.

Наши контакты >>>

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.