Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Как повысить эффективность работы команды? Какое решение подойдет для управления проектами компании, которое подойдет именно для вашего направления бизнеса? Как эффективно организовывать движение документов внутри проекта и внутри организации? Читайте в нашей статье!

Для того чтобы повысить эффективность и упростить управление работой сотрудников, продвинутые руководители используют автоматизированные системы менеджмента. Система управления проектами – это совокупность технических и организационных инструментов, которые администрируют ведение проектов и обеспечивают их эффективную реализацию. Системы могут быть как узкоспециализированными, так и универсальными. Особенность универсальных систем в том, что ни подходят практически под любые виды проектов. Рассмотрим СБИС Внутренний документооборот как универсальную систему управления проектами компании и задачами персонала.

Цели внедрения системы управления проектами

Основной целью внедрения системы является оптимизация использования совокупности ресурсов компании при реализации поставленных задач. Основными путями оптимизации являются:

  • Повышение эффективности работы каждого рядового сотрудника при выполнении задач
  • Повышение уровня эффективности руководителей проектов
  • Качественное изменение уровня эффективности управления всей совокупностью проектов компании

В рамках каждого проекта существуют три основных ограничителя: время, бюджет и схема выполнения. Каждый ограничитель существенно влияет друг на друга, постоянно конкурируя между собой и вызывая взаимные изменения. Например, увеличение времени исполнения бюджета влияет на бюджет проекта. Или изменение схемы исполнения задач в рамках проекта может привести к увеличению времени достижения поставленных целей. Поэтому так важен контроль на каждом этапе выполнения проекта.

Возьмите выполнение задач ваших сотрудников под контроль со СБИС. Для предприятий МСП действуют скидки на подключение к СБИС в размере 50%. Узнайте, как получить скидку прямо сейчас!

Хочу получить скидку

Эффективное управление проектами

Что требуется для эффективного управления проектами:

  • Постановка целей
  • Распределение ролей
  • Соблюдение графика
  • Подведение итогов и работа над ошибками

После достижения целей и проработки сложных и не получившихся моментов, цикл повторяется сначала. Как правило, у каждого сотрудника несколько проектов и они могут наслаиваться один на другой, в связи с чем требуется следить за сроками, объемом задач на каждом этапе и передачей отдельных задач дальше по цепочке ответственных.

Масштабы и сложность достижения целей определяются руководителем проекта или ответственным экспертом. В обязанности руководителя могут входить: разработка плана, подбор кадров, написание четких руководств, составление временных графиков, анализ результатов и пр. Именно поэтому, важно выбрать эффективный инструментарий для ведения проекта.

СБИС организует работу любой сложности: пропишет план, разобьет все на задачи, составит список критериев и определит сроки.

vozmozhnosti.png

Работа над проектом: начало

Первым шагом на пути создания проекта является добавление сотрудников с систему СБИС. Для этого необходимо создать карточку работника  их добавить ее кабинет организации.

Чтобы создать карточку сотрудника:

  • в разделе «Сотрудники» выберите знак «+» и создайте карточку. В ней внесите данные работника и его фотографию.
  • вы также можете это сделать в разделе «Настройки/Доступ и права» на вкладке «Пользователи». Операцию можно делать по каждому человеку, а можно загружать списки.

После создания карточек сотрудников вам потребуется дать каждому доступ в СБИС и определенные права. Это делается через отправку приглашения через почту или передачей логина и пароля непосредственно пользователю.


Создание проекта в СБИС

Проектом принято называть цепочку связанных задач с единой целью. Проекты имеют поставленные сроки, объем используемых ресурсов, управленца и ответственных исполнителей. Создание проектов начинают с постановки цели.

Схема жизненного цикла проекта

cikl-proekta.png

В СБИС создание проекта реализуется через раздел «Задачи/Проекты». Вам нужно будет придумать название, определить сроки, назначить ответственного, заказчика и сферу работ.


Далее во вкладке «О проекте» потребуется внести описание цели проекта.


После этого нужно на вкладке «Документы» прикрепить технические документы, которые потребуются по ходу выполнения проекта. Например, техзадание, смету расходов по этапам, договоры с контрагентами и пр. Далее нужно указать этапы проекта и сроки по каждому.


После этого потребуется указать участников и исполнителей.


По ходу проекта вы можете менять списки исполнителей, вносить данные по занятости каждого сотрудника.

После заполнения данных нажмите «На выполнение». Для обсуждений автоматически создается группа по проекту. Все указанные сотрудники станут ее участниками.


Проекты могут быть сгруппированы по группам.

Управление текущими проектами в СБИС

СБИС позволяет вести сразу несколько проектов, при этом вы будете видеть и контролировать отдельные задачи по ним. В разделе «Задачи/Проекты» можно видеть этапы каждой задачи, а также сколько времени было затрачено на их выполнение.

Для удобства контроля вы можете построить диаграмму Ганта.


При построении нужно обязательно указать период и документы, которые хотите видеть.


Узнать, сколько времени участники проекта затратили на исполнение задач, можно в карточке проекта. Для этого требуется перейти на вкладку «Участники». Там вы найдете информацию о количестве заданий и о использованном и запланированном времени напротив каждого сотрудника.


Вы также можете изменить структур проекта, переместив некоторые задачи в другой проект. Для этого нужно во вкладке «Задачи/Проекты» в самом проекте, из которого вы будете переносить задачу, открыть документ и выбрать опцию «Перенести в другой проект». Далее требуется указать, куда вы переносите задачу.


В СБИС вы также можете добавлять и уменьшать количество затрачиваемого времени на задачи, редактировать сами задачи и добавлять исполнителей, создавать из задачи проекты, давать отдельные задания из проекта и многое другое.

Как еще СБИС оптимизирует управление проектами вашей организации - расскажут наши специалисты. Оставьте заявку на сайте или позвоните по телефонам офиса.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

3 мин

Эффективная система управления задачами, документами и проектами

Как выстроить систему управления задачами, документами и проектами и найти инструмент, который поможет сделать рабочий процесс прозрачным, понятным и упорядоченным? Разобрали основные моменты и вариант решения на базе программы СБИС на нашем бесплатном вебинаре.

2 мин

Как увеличить продажи с помощью CRM системы?

На бесплатном вебинаре эксперты АБТ рассказали, как избежать частых ошибок в работе отдела продаж и увеличить показатели продаж с помощью современной программы СБИС CRM.

3 мин

Автоматизация розничного магазина: как организовать учет в торговле

Результаты автоматизации розничной точки продаж компании «Эколайф» на базе сервиса СБИС: оптимизация управленческого и бухгалтерского учета, контроль и прослеживаемость складских запасов, возможность контролировать расходы и доходы магазина.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.