Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

До месяца занимало оформление и согласование пакета бумажных документов в «доцифровую» эпоху. По этажам и коридорам сновали сотрудники, ответственные за согласование. Внедрение электронного документооборота позволяет в разы сократить затраты на подготовку, согласование и утверждение документов. По некоторым оценкам, процесс согласования документа в ЭДО может ускориться в десятки раз. Каков порядок согласования договоров и других документов в ЭДО, как электронное согласование меняет бизнес-процессы, а также свежие данные исследования о проникновении ЭДО в российские компании – в нашей статье.

Согласно опросу, проведенному в июне 2021 года оператором фискальных данных OFD.RU, около 4% российских компаний в своем документообороте отказались от бумаги и завершили переход на ЭДО. При этом больше четверти российских компаний используют только бумажный документооборот. Данные этого исследования объясняют, почему одним из наиболее востребованных и быстро растущих в цене товаров в конце февраля-марте 2022 года оказалась канцелярская бумага.

Что останавливает предпринимательство от перехода на электронный формат документооборота или от минимизации бумаги в документообороте? Причин множество: это и необходимость первоначальных инвестиций в цифровизацию, и неумение просчитать выгоды, и непонимания того, как устроен процесс цифровизации.

Сегодня мы расскажем, какие этапы проходит документ в электронном документообороте, и подробнее остановимся на том, как ускоряется и облегчается непростой процесс согласования документа при переходе на цифровой формат документооборота. А также о том, какие выгоды это несет бизнесу. В качестве примера приведем кейс перехода на ЭДО одной известной российской компании, имеющей тысячи поставщиков по всей стране.

Скидка 50% на годовое подключение к внутреннему ЭДО! Если ваше предприятие МСП, подключите пакет «Внутренний ЭДО Плюс» за пол цены.

Подключиться со скидкой

Уровень проникновения ЭДО в России:

  • 3,8% компаний завершили процесс перехода на ЭДО.
  • 39% компаний используют примерно равное количество бумажных и электронных документов.
  • 27% компаний используют только бумажные документы.

Источник: опрос OFD.RU, данные на июнь 2021 года.

Эксперты фиксируют повышение динамики спроса на ЭДО в последние время. Пандемия, санкции и цифровая эволюция подтолкнули рост. Уходить от бумаги документооборот заставляет и государство. Чуть более года назад, в конце 2020-го, была утверждена Концепция развития электронного документооборота. Согласно этому программному документу,

к концу 2024 года в электронный вид должны быть переведены 95 % счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных. Концепция предполагает ежегодный 20-ти процентный рост числа электронных документов.

Отрасли-флагманы ЭДО в 2021-2022 гг:

  • финансы,
  • строительство,
  • торговля,
  • машиностроение.

Источник: экспертные оценки.

Проверьте, готовы ли вы к переходу на электронный документооборот?

Этапы работы с документом в ЭДО

  • Подготовка документа. На первом этапе создается документ – проект конкретного документа или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие документы этого типа, например, договор, акт и т.п. На этом этапе нужно указать тип документа, все исходные данные (компанию, имя, условия, суммы платежей и т.п.). Также должны быть определены ответственные за согласование и утверждение документа.
  • Согласование документа является ключевым этапом при автоматизации документооборота. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа.

    Согласование строится на трех китах: определении участников согласования, последовательности в движении документа и, опционно, сроках работы с документом. Задается маршрут движения документа – он может быть как типовым, так и уникальным. Именно этот этап, самый трудоемкий в документообороте, оптимизирует ЭДО, упрощая и ускоряя согласование, резко повышая эффективность этого процесса. Именно маршрутизация и прозрачная ответственность не позволяют множеству участников процесса электронного согласования превращать его в хаос.

  • Подписание ответственным лицом в компании (и контрагентом – при внешнем документообороте) завершает движение электронного документа, исключает риски ошибок или подмены документа. После этого он уходит на хранение, доступ к документу предоставляется строго определенным лицам.

СБИС Внутренний документооборот организует документопотоки в вашей организации: готовые отраслевые решения, простота внедрения, удобство использования.

Подключить

Особенности электронного согласования

Абсолютное большинство пользователей ЭДО сходятся во мнении, что автоматизация процедуры согласования документа переводит эту мало кем любимую работу в статус удобной и прозрачной, значительно сокращает время работы с документом, повышает скорость работы, качество и безопасность. За счет чего? Разберемся в деталях.

Плюсы электронного согласования документа:

  • Совместная работа над документом. В работе могут принимать участие сразу несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или, того хуже, передачи из рук в руки бумажных носителей, отправки их по почте.
  • Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей. Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием.
  • Процесс прозрачен, все этапы работы с документом фиксируются. Происходит фиксация как факта работы над документом конкретного сотрудника, так и всех внесенных изменений в документ.
  • Участники согласования получают уведомления об изменениях.
  • Маршрут движения документов гибкий. Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. Например, сотрудник может попросить обсуждение документа, чтобы удостовериться в правильности выполняемой задачи.
  • В ЭДО работа с документом может быть осуществлена удаленно, с помощью приложения и т.п.
  • Четкая маршрутизация, возможность совместной работы и другие преимущества электронного согласования позволяют кардинально ускорить процесс.

История одного внедрения с оценкой эффективности ЭДО

Компания ««Газпром нефть» публично озвучила детали цифровизации своего документооборота. Речь идет о 82 обществах предприятия и более чем 75 000 контрагентов. Как сообщается в онлайн-журнале предприятия «Сибирская нефть», инвестиции в проект электронного документооборота, по данным на 2020 год, составили около 200 млн. рублей. ЭДО затронул не только внешний документооборот, но и внутренние бизнес-процессы: были автоматизированы все контрольные этапы учета документов, которые раньше делались вручную. «В результате время подписания документа сократилось в десятки раз. Например, согласование акта выполненных работ со сторонним подрядчиком теперь вместо нескольких суток занимает пару часов», - рассказали в компании.

Результаты ЭДО в компании:

7 секунд - доставка документа,

2 дня - обработка документа.

Результаты бумажного документооборота в компании:

20 дней – доставка документа,

6 дней – обработка документа.

Виды электронного согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от начала до финала. Именно совместной работы, так как согласование, это процесс с множеством участником, как минимум двумя.

3 разновидности согласования:

  • В рамках утвержденного бизнес-процесса. Его еще называют шаблонным, согласование встроено в бизнес-процесс.
  • По запросу. Этот вид согласования сотрудник может запросить самостоятельно из любого документа, чтобы убедиться в правильности указанных в документе данных и внесенных изменений.
  • Согласование с подтверждением электронной подписью. Например, согласование счета на оплату требует электронной подписи.

СБИС позволяет создавать, эффективно согласовывать и подписывать документы, визируя их электронной подписью. Сделать это легко с электронной подписью для документооборота. Помните, для ЭЦП необходим сертифицированный носитель ЭЦП – токен, например, Рутокен ЭЦП.

Скидка на годовое подключение к ЭДО в размере 50% для предприятий из реестра МСП. Оставьте заявку, и мы расскажем, как получить ЭДО за пол цены.

Получить скидку 50%

Подробнее о том, как подключиться к сервисам СБИС, дающим возможность наладить электронный документооборот и не зависеть от наличия и стоимости бумаги, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.