Социальный документооборот с ФСС: что поменялось для работодателя?

Отвечаем на главные вопросы.

В 2022 году термин "проактивность", так любимый в бизнес-среде, стал обязательным в работе Фонда социального страхования. Теперь работодателю, как было заведено прежде, не нужно самому информировать ФСС о том, что его работник находился на больничном. По новым правилам сам фонд должен информировать работодателя об открытии работником электронного больничного, изменении его статуса, причем, в режиме онлайн с помощью нового цифрового инструмента. С 1 января 2022 года официально заработал новый электронный канал обмена данными с ФСС - социальный электронный документооборот (СЭДО). Ответы на главные вопросы по СЭДО в нашей статье.

На какие вопросы ответит статья:

• Что поменялось во взаимодействии с ФСС с 2022 года?
• Что такое социальный документооборот с ФСС, в чем его суть?
• Каков алгоритм обмена данными в СЭДО?
• Какие сведения должен подать работодатель в ФСС через СЭДО?
• Если при отправке данных допущена ошибка?
• Какие вопросы "закрывает" СЭДО?
• Как подключить СЭДО?
• СЭДО в СБИС. В чем особенности и преимущества?

1. Что поменялось во взаимодействии с ФСС с 2022 года?
• Согласно ФЗ от 30.04.2021 № 126, с 2022 года Фонд социального страхования РФ переходит на беззаявительную (еще ее называют проактивной) систему выплаты пособий, в том числе по больничным.

Постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010 были установлены Правила получения отделениями ФСС России сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, которые начали действовать с января 2022 года. В документе прописан новый порядок выплаты пособий. Его суть в том, что информацию о страховом случае, в связи с которым назначается пособие, соцстрах будет получать не от работодателя (за исключением пособия по уходу за ребенком), а на основании сведений об открытии и закрытии листков нетрудоспособности, а также от иных ведомств в порядке обмена данными (например, от органов ЗАГС при назначении пособия при рождении ребенка).

От работодателя требуется предоставить фонду только сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий, которые запросит ФСС. Согласно вышеуказанным правилам, передача документов и сведений для расчета и выплаты пособий осуществляется через систему социального электронного документооборота (СЭДО). А листки временной нетрудоспособности по болезни и по беременности и родам оформляются только в электронном виде. Исключением являются несколько категорий граждан, например, те, сведения о которых составляют государственную тайну.

2. Что такое социальный документооборот с ФСС, в чем его суть?
• Главная идея социального документооборота заключается в том, чтобы свести участие работника и работодателя в процессе назначения пособия до минимума и сделать процесс более технологичным и четким.

По действовавшей ранее схеме работник должен был получить в медучреждении номер электронного больничного, передать его работодателю – по телефону, по электронной почте, а тот, в свою очередь, предоставить данные в ФСС. На каждом из этих этапов мог вмешаться человеческий фактор, например, работник перепутал номер, предоставил данные не вовремя, работодатель неверно ввел номер в систему и т.п. Чтобы страхователь мог оперативно (по факту – в режиме онлайн, минуя этап коммуникации с работником) направить корректные данные о застрахованном, Фонд социального страхования разработал СЭДО - систему социального электронного документооборота.

СЭДО предназначена для обмена юридически значимыми электронными документами между 3-мя участниками: медучреждением, ФСС и работодателем.



3. Каков алгоритм обмена данными в СЭДО?
• Медицинское учреждение создает электронный больничный застрахованного работника. Важно знать, что больничный проходит предварительный фильтр и не сразу, автоматом, попадает в систему работодателя. После создания листка временной нетрудоспособности в инфосистеме "Соцстрах", больничный направляется на проверку в Пенсионный фонд – в течение одного дня ПФР должен предоставить ФСС данные о том, есть ли у проверяемого физлица работодатель. Если подтверждается наличие работодателя, то ПФР предоставляет соцстраху его выходные данные. Только после этого страхователю с помощью СЭДО от ФСС поступает информация об открытии электронного больничного.

Затем от ФСС по СЭДО также будет поступать информация о продлении, закрытии, (аннулировании электронного больничного, о направлении физлица на медико-социальную экспертизу и т.п).


Для предприятий из реестра МСП действует скидка 50% на годовое подключение к ЭДО!
Подключиться со скидкой
4. Какие сведения должен подать работодатель в ФСС через СЭДО?

После того, как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от ФСС вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о предоставлении сведений, необходимых для назначения пособия. Какие обязательные сведения запрашивает ФСС:

• Ф. И. О.,
• дата рождения,
• СНИЛС,
• номер и текущий статус ЭЛН,
• дата формирования и выдачи,
• сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине,
• дата выхода на работу.

Также ФСС может запросить дополнительные сведения. Сведения, которые может потребовать соцстрах, прописаны в 22 пункте Правил, утвержденных приказом правительства №2010. Дополнительные сведения для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности указаны в подпункте "А", дополнительные сведения для получения пособия по беременности и родам – в подпункте "Б".

Работодатель проверяет сведения, которые прислал фонд, и формирует ответ, содержащий подтвержденные сведения фонда, недостающие сведения и скорректированные сведения от фонда либо информацию об отсутствии необходимости выплаты с указанием причины.

В течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН, работодатель должен отправить сведения в ФСС, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

5. Если при отправке данных допущена ошибка?
• Если ФСС обнаруживает ошибку, то фонд формирует в адрес страхователя извещение об обнаружении ошибок. Также данное извещение может быть направлено при получении неполного пакета информации или при обнаружении недостоверных данных. Извещение также направляется через СЭДО.

Страхователь при получении извещения должен в течение одного рабочего дня подтвердить его получение. В последующие 5 рабочих дней работодатель должен дать ответ по СЭДО в ФСС.

Раньше такое извещение отправлялось ФСС заказным письмом, причем, по прошествии шести дней с даты отправки оно автоматически считалось соцстрахом полученным. А в случае несвоевременного ответа организацию или ИП ждал штраф, сотрудника – задержка выплаты. К слову, за нарушение установленного срока представления запрашиваемых сведений предусмотрен штраф в размере 5 000 руб.

6. Какие вопросы "закрывает" СЭДО?
• С помощью социального электронного документооборота происходит взаимодействие с ФСС по нескольким направлениям. Прежде всего, для получения информации об электронных листах нетрудоспособности по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Также СЭДО используется в рамках, проекта "Прямые выплаты".
7. Как подключить СЭДО?
• Сервис является бесплатным, он не выделен в отдельное ИТ-продукт, а интегрирован в существующие решения по ЭДО операторов электронного документооборота. Для работы в социальном ЭДО страхователь может использовать программы для ведения бухучета, электронного документооборота. Специальную электронную подпись заказывать не нужно, может быть использована ЭП для сдачи отчетности.

Для того чтобы подключиться к СЭДО необходимо:

• получить у сотрудника согласие на обработку ПДН,
• заключить соглашение с Фондом социального страхования,
• настроить обмен больничными в используемой системе ЭДО.
8. Как настроить СЭДО в СБИС. В чем особенности и преимущества?
• В СБИС в разделе "Пособия/больничные" данные больничных загружаются от ФСС автоматически.

Получив уведомление о поступлении больничного, СБИС создаст документ, который будет отображен в реестре. Далее нужно отправить расчет в ФСС. При наличии ошибок или неполной информации, ФСС направит уведомление прямо с СБИС. Останется оперативно на него отреагировать. После увольнения застрахованного сотрудника подписка по нему будет отключена автоматически.

Используйте СБИС ЭДО для автоматизации документооборота с ФСС. Вы существенно сэкономите время, а также будете автоматически получать извещения об ошибках. Наши специалисты помогут с подключением, настроят СБИС ЭДО, проведут обучение персонала.

Создать систему управления всеми документами сотрудников и соответствовать № 377-ФЗ от приема до увольнения проще с СБИС Кадровый ЭДО.

Для тех, кто еще только планирует переходить на электронный документооборот, мы предлагаем услугу по Переходу на ЭДО.

О том, как максимально выгодно и безболезненно перейти на ЭДО, как воспользоваться опцией социального электронного документооборота, вам готовы рассказать наши специалисты.