Современные системы электронного документооборота (ЭДО)

Для того, чтобы оптимизировать движение документов внутри компании, а также обмен бумагами с внешними контрагентами, современные предприятия стали все чаще использовать системы электронного документооборота. Как показывает статистика использования специализированного программного обеспечения, количество компаний, которые применяют электронный документооборот в своей каждодневной деятельности, увеличивается в 1,5 раза каждый квартал.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

У электронного документооборота в организации есть и другие важные преимущества:

• Компания получает дополнительные возможности для экономии материальных ресурсов за счет сокращения пользования услугами курьерских служб и количества платных почтовых отправлений. Если предприятие крупное и работает с большим количеством контрагентов, внедрение электронного оборота может существенно сократить операционные затраты;
• При использовании электронного документооборота в организации ускоряются внутренние процессы работы с бумагами, а также их согласования, что положительно сказывается на продуктивности работы персонала и всей организации в целом;
• Однако, стоит помнить, что ЭДО – это не простая ИТ-система. Чтобы начать пользоваться всеми ее достоинствами, необходимо предварительно определиться с выбором программного обеспечения, а также найти оптимального оператора ЭДО и заключить с ним договор на обслуживание.

Как правильно выбрать оператора ЭДО?

Сейчас реестр операторов ЭДО насчитывает около сотни различных компаний, оказывающих профильные сервисы. Естественно, от надежности и добросовестности оператора ЭДО зависит, насколько успешным, эффективным и безопасным будет ваше сотрудничество и результаты бизнеса в целом. Полный реестр операторов ЭДО можно найти в интернете на сайте Федеральной налоговой службы. Все юридические лица в этом списке прошли проверку ФНС и авторизованы на деятельность в области указания услуг в качестве операторов электронного документооборота.

Отраслевые эксперты рекомендуют при выборе оператора ЭДО отталкиваться от следующих параметров:

«СБИС Электронный документооборот» – современное решение для электронного документооборота

В первую очередь, необходимо убедиться в том, что ИТ-система, которую оператор использует для организации электронного документооборота между различными юридическими лицами, обладает полноценной функциональностью и позволит вам решить все ваши задачи в данной области. Например, обратите внимание на программный продукт ЭДО от Тензор – «СБИС Электронный документооборот». Данная система обладает широким перечнем функциональных возможностей, которые обеспечат вашему предприятию непрерывный документооборот в электронном виде как внутри компании, так и с внешними контрагентами. В этом приложении вы можете быть уверены, ведь его уже используют в своей работе сотни организаций. Принцип работы «СБИС Электронный документооборот» заключается в следующем:

1. Сначала необходимо создать документ. Это можно сделать в любых учетных системах (например, в «1С: Бухгалтерия предприятия»);
2. Нажав на кнопку, вы отправите документ руководителю предприятия на подписание. Заверенный электронной цифровой подписью документ моментально вернется обратно к вам. Стоит отдельно отметить, что современные ЭЦП ни у кого не вызывают сомнений в надежности и юридической значимости;
3. После этого вы можете отправлять документацию контрагенту или любому сотруднику вашей компании. Благодаря очень удобному, продуманному и эргономичному интерфейсу «СБИС Электронный документооборот» сделать это можно в 1-2 клика интуитивно. Высочайшая скорость обработки данных позволяет отправлять ежеминутно большое количество документов;
4. Когда контрагент, в свою очередь, получит и подпишет документ, он отправит его к вам обратно. На этом цикл работы с документом завершится.

Система ЭДО от Тензор – «СБИС Электронный документооборот» – является превосходным примером широкой функциональности и быстродействия. Чтобы убедиться в высочайших эксплуатационных характеристиках, вам стоит поработать с оператором ЭДО СБИС.

Таким образом, вы сможете убедиться в том, что система СБИС, действительно, обладает следующими достоинствами:

• Она позволяет производить обмен документацией как внутри компании, так и с внешними контрагентами;
• Она достаточно просто и быстро может быть интегрирована с наиболее распространенными сегодня учетными системами;
• При необходимости вы сможете получать доступ к системе ЭДО не только стационарно, с ПК, но и из любого другого места и с любого другого устройства (в том числе, с мобильных). Главное, чтобы был интернет;
• Система имеет эргономичный интерфейс, в котором многие операции выполняются всего в 1-2 клика. Это означает, что подписание и отправка заверенного документа контрагенту будет происходить максимально быстро, следовательно, персонал компании будет работать продуктивно;
• Абсолютная безопасность – вы можете быть уверенными в сохранности всей документации, передаваемой как между сотрудниками компании, так и за ее пределы, ведь в СБИС используются исключительно зашифрованные, а, значит, безопасные каналы связи.

Подробнее о возможностях, преимуществах и функционале данной системы вы можете почитать в специальном разделе статей о СБИС на нашем сайте, или на странице данного продукта.

Если у вас остались вопросы о системе «СБИС Электронный документооборот» или вы хотите купить ее, тогда отправьте заявку нашим консультантам, и они оперативно свяжутся с вами и дадут бесплатную консультацию.