Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Повсеместное развитие и распространение электронного документооборота в очередной раз поднимает вопросы, связанные с переводом форматов документов из бумажного в электронный вид. Какие документы имеют единый формат? Какие документы следует перевести в электронную форму? Будем разбираться в настоящей статье.

Дело в том, что далеко не каждый экземпляр бумажного документа может быть «оцифрован», другими словами, переведен в электронную форму. Например, сюда можно отнести копию счета-фактуры для передачи принципалу, декларацию соответствия, ТТН. Перечисленные документы пока еще необходимо вести в бумажном виде.

Однако, не за горами смена ситуации с товарно-транспортными накладными – правительством разрабатываются изменения к законодательству, которые позволят организациям работать с электронными ТТН.

Для предприятий из реестра МСП действует скидка 50% на годовое подключение к ЭДО!

Подключиться со скидкой

Формат электронных документов

В современных компаниях используют две разновидности документации:

  • Документы, которые могут быть использованы и электронно, и в бумажном виде;

  • Документы, которые могут быть использованы только в бумажном виде.

Все электронные документы, которые создаются в системе электронного документооборота и передаются по телекоммуникационным каналам связи в ФНС, имеют единый формат .xml.

Если речь идет об отсканированных копиях, то Федеральной налоговой службой принимаются документы в форматах .jpg, .tiff, .pdf, .png.

Виды электронных документов

Выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. Под формализованной подразумевается документация, формат которой определен законодательством. Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация.

К формализованным электронным документам следует отнести счета-фактуры, универсальные передаточные документы, корректировки к УПД и счетам-фактурам. Формы этих документов прописаны в регламентах Федеральной налоговой службы. Обратите внимание, налоговики могут принять электронную документацию только в определенном формате - xml. Если вы обменивались с контрагентами этими документами в другом формате, при истребовании в ФНС вы должны будете предоставить либо xml., либо бумажную форму.

Следует отметить, что существуют два типа электронных документов, которые имеют наряду с форматом и утвержденное содержание. Сюда относятся счета-фактуры и акты выполненных работ/накладные по форме ТОРГ-12 (в последних должны быть указаны обязательные пункты).

Чтобы ваши документы и отчеты всегда сдавались в правильных формах и форматах, используйте СБИС Электронная отчётность. В СБИС вы будете оперировать актуальными формами отчетности, которые проходят перед сдачей обязательный форматно-логистический контроль.

Как придать юридическую силу электронным документам?

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо, чтобы:

  • В нем были указаны обязательные реквизиты;

  • Его автор имел право создания и подписи документов;

  • Он был целостным и подлинным.

Являясь реквизитом документа, электронная подпись также обеспечивает соблюдение второго и третьего требования для придания электронным документам юридической силы.

Электронную подпись для ЭДО и для других целей вы можете получить в нашем Центре ЭЦП.

Законодательная база

Существует ряд законов, которые регламентируют использование технологий электронного документооборота:

  • 63-ФЗ позволяет считать электронные документы, подписанные цифровой электронной подписью, равнозначными бумажными документам, подписанным собственноручно и с печатью;

  • 149-ФЗ позволяет рассматривать процедуру обмена электронными сообщениями, которые подписаны цифровой электронной подписью, в качестве обмена документами;

  • 402-ФЗ позволяет составлять и подписывать электронно первичную бухгалтерскую документацию (в первую очередь, акты и товарные накладные);

  • Статья 169 часть вторая Налогового кодекса Российской Федерации позволяет составлять и подписывать электронно счета-фактуры;

  • ПП-1137 устанавливает регламенты по заполнению и исправлению электронных счетов-фактур, а также правила по их регистрации в журналах учета.

К первичной бухгалтерской документации относятся:

  • Договор;

  • Счета;

  • Чеки и БСО;

  • Товарные накладные, акты и счета-фактуры.

Каждая хозяйственная документация должна быть оформлена любым допустимым видом первичного документа, подтверждающим свершившийся факт деятельности организации. Поэтому первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов, начиная с названия документа и даты его составления, наименования организации и описания сделки, заканчивая суммой и единицами измерения, подписями и указанием лиц, подписавших его. Оформление хозяйственных операций на основе первичных документов регламентируется законом «О бухгалтерском учёте».

Таким образом, строгая регламентация и наличие электронной подписи придает электронным документам юридическую значимость. А экономическая целесообразность внедрения ЭДО делает этот процесс выгодным для предприятий. Что, в свою очередь, означает скорый и повсеместный переход бизнеса на «цифру».

Подключайтесь к СБИС ЭДО - сервису, который позволяет работать с любым форматом электронных документов. СБИС организует документопотоки внутри вашей компании, обеспечит документообмен с контрагентами и государственными органами, создаст электронный архив.

А наши специалисты расскажут, как еще вы сможете автоматизировать ваш бизнес со СБИС.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.