Цифровая кадровая революция: перевод документов в КЭДО

Развитие кадрового делопроизводство в последние несколько лет вряд ли можно назвать эволюционным, оно революционное. «Кадры» можно сравнить с подростком, который еще вчера играл во дворе в прятки, а сегодня гуляет с девушкой. За очень короткий отрезок времени кадровый документооборот от бумажного совершил прыжок в электронный. С ноября 2021 года государство разрешило работодателям вести кадровое делопроизводство в электронном виде. По экспертным оценкам, уже значительная часть предприятий работает с оцифрованными кадровыми документами. Какие кадровые документы можно не дублировать на бумаге, как перевести документы в КЭДО? Подробности в нашей статье.

Согласно данным СМИ, популярность электронных решений для кадрового документооборота увеличилась в несколько раз за последние годы. А глубина проникновения КЭДО на предприятиях, по экспертным данным, оценивается уже в 60-75%.

За первое полугодие 2023 года, по данным прессы, наибольший рост по количеству оформленных кадровых документов в электронном виде показали:

• изменения условий трудового договора,
• должностные инструкции,
• заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск,
• основные локально-нормативные акты - штатное расписание, положение о работе с персональными данными и т.д.

СБИС КЭДО – удобный сервис для кадровых электронных документов. Закажите бесплатный доступ на 14 дней прямо сейчас!

Заказать

Цифровизация кадровых документов: история и преимущества

Стартом процесса цифровизации кадрового делопроизводства является 2020 год, когда были утверждены электронные трудовые книжки. Сведения о трудовой деятельности работника стало возможным вести в информационной системе пенсионного фонда на основании информации, передаваемой работодателями. Изменения были закреплены в 66 статье пункте 1 Трудового Кодекса России.

С 2021 года, под давлением изоляции в связи с пандемией коронавируса, внесены изменения в гл. 49.1 ТК РФ о дистанционных работниках, легализовавшие кадровое электронное взаимодействие с сотрудниками на удаленке.

В ноябре 2021 года произошла новая волна цифровизации кадрового ЭДО, именно тогда законодательно был утвержден перевод в электронный формат практически всех документов, связанных с работой. На основании № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», в ТК РФ появились три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, порядок заверения электронных документов сторонами-участниками, а также порядок создания, подписания, использования и хранения работодателями и работниками трудовых документов, созданных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Преимущества работы с электронными документами:

• возможность прочтения и подписания документов удаленно,
• ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов,
• прозрачность ведения кадрового делопроизводства,
• упрощение и ускорение процесса сдачи отчетности по кадрам,
• экономия за счет снижения трат на расходные материалы, технику, почтовые и транспортные услуги,
• снижение вероятности подделки и потери кадровых документов,
• удобное хранение и поиск кадровой информации: сокращение времени на поиск документа и сокращение площадей для хранения бумажных носителей.

В 3-4 раза увеличивается производительность кадровика в КЭДО. Считается, что в бумажном делопроизводстве один кадровик может вести в среднем 250-300 сотрудников, в КЭДО это число может вырасти до 1000 сотрудников.

5-6 тысяч рублей оценивается экономия на бумагу и расходники при переходе на КЭДО в расчете на одного сотрудника ежегодно.

Переход на электронный кадровый документооборот является для всех участников трудовых отношений добровольным.

СБИС Электронный документооборот переведет все ваши документы в цифру. Узнайте все преимущества ЭДО у наших специалистов.

Заказать консультацию

3 стороны-участника КЭДО (согласно ТК):

• работодатель,
• работник,
• лицо, поступающее на работу.

Источник: ТК РФ.

3 наиболее популярных процесса кадрового ЭДО:

• предоставление отпуска,
• направление в командировку,
• ознакомление с нормативными актами.

Источник: по данным опроса Deloitte.

Все кадровые документы можно оцифровать. Но есть исключения

По оценке специалистов кадровой службы, на одного сотрудника отдел кадров создает до 20 документов личного характера и от 10 до 70 коллективного характера. Организация в своей повседневной работе использует в среднем около 60 наименований кадровых документов. Оформлять в электронном виде можно практически все кадровые документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Список ключевых документов, которые можно перевести в КЭДО:

• трудовой договор;
• коллективный договор;
• соглашение о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• приказ о приеме сотрудника на работу;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• приказ о премировании;
• приказ о переводе сотрудника на другую должность или другую работу;
• приказ о переводе на удаленку;
• приказ на отпуск;
• приказ о простое;
• приказ о временном отстранении от работы;
• приказ о выговоре за прогул;
• соглашения к трудовому договору;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• заявление работника на увольнение по собственному желанию и отзыв данного заявления;
• заявление на отпуск,
• локальные нормативные акты (ЛНА), например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т.п.
• другие кадровые документы.

Исключения: документы под роспись.

Как и большинство правил, данное правило имеет исключение. ТК РФ определяет ряд кадровых документов, которые пока остаются на бумажном носителе. Эти документы идут «под роспись».

Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид:

• трудовые книжки (если работник не дал согласие на ведение трудовой в электронном виде),
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказ (распоряжения) об увольнении работника,
• документы (листы ознакомления) о прохождении работником инструктажей по охране труда.

Важно: положения об электронных документах не применяются в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности.

Единые требования к формату документов КЭДО

Долгое время работодатели сами принимали решение о том, как оформлять электронные документы. Однако с весны 2023 года компании должны применять единые требования к составу и формату электронных документов. 1 марта 2023 года вступила в силу часть 7 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ, утвердившая единые требования к документам в КЭДО. Требования зафиксированы в Приказе Минтруда от 20.09.2022 N 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Из чего должен состоять документ КЭДО:

• основная часть в виде файла PDF/A-1A-файл,
• приложения в виде тестовых, графических и табличных данных,
• электронные подписи как к основной части, так и к приложениям,
• машиночитаемая доверенность для подписи доверенного лица,
• описание документа в XML.

Электронная подпись документов КЭДО обязательна для всех участников

Обязательным условием ведения кадровых документов в электронном виде является наличие у сторон электронной подписи. ЭП у работодателя не является новшеством, а вот электронная подпись у работника стала своего рода «Эверестом» при переводе документов на КЭДО.

Расходы на получение работником электронной подписи возложены на работодателя. Если же у работника есть усиленная квалифицированная электронная подпись, которую он получил ранее, работник может подписывать ею электронные кадровые документы у текущего работодателя.

Для подписания документов КЭДО могут использоваться три вида электронной подписи – простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Две последние считаются более надежными. Для подписания электронных кадровых документов работник может использовать все три вида электронных подписей, работодатель – только усиленные – квалифицированную (УКЭП) и неквалифицированную (УНЭП).

Закажите электронную подпись для электронного документооборота у нас. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Оставить заявку

Использование той или иной подписи зависит от вида подписываемых документов. Существует перечень электронных документов, которые требуют защищенной подписи как от работника, так и от работодателя. Таких документов немного, около десяти наименований. Они требуют усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) от работодателя и усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) от работника.

Кадровые документы, требующие усиленной подписи:

• трудовой договор,
• договор с сотрудником о материальной ответственности,
• ученический договор,
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,
• приказ о дисциплинарном взыскании,
• уведомление от работодателя об изменении условий трудового договора,
• согласие работника на перевод на другую работу,
• заявление об увольнении,
• отзыв заявления об увольнении.

Для заверения остальной кадровой документации достаточно: работнику - простой ЭП, а работодателю - УНЭП.

Алгоритм подписания документов КЭДО:

• работодатель скрепляет указанные документы электронной подписью и по цифровому каналу передает работнику,
• работник ставит электронную подпись и возвращает документ работодателю.

Работодатель может выбрать информационную систему для КЭДО

Работодатель вправе выбрать способ осуществления кадрового электронного документооборота. Законодательно закреплено два способа: с помощью информационной госплатформы или с помощью инфосистемы, которую работодатель может выбрать на открытом рынке по своему усмотрению или разработать такую систему самостоятельно. Инфосистема должна обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Два инструмента ведения КЭДО:

• Единая цифровой платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».
• Информационная система, выбранная работодателем.

Крупнейшие игроки рынка КЭДО (Источник: cnews.ru)

Как перейти на электронные кадровые документы

Динамика спроса на решения КЭДО у крупнейших игроков рынка систем кадрового электронного документооборота красноречиво говорит сама за себя. Например, спрос на решение СБИС вырос только за минувший год более чем в 3 раза. Как перевести кадровый документооборот на электронные рельсы? Необходимо выполнить ряд обязательных действий.

• Разработать и утвердить порядок ЭДО. Согласовать проект с первичной профсоюзной организацией, если таковая есть на предприятии.
• Оформить порядок ЭДО локальным нормативным актом.
• Издать приказ (распоряжение) о введении КЭДО. Приказ должен содержать развернутую информацию о нововведении: данные о системе КЭДО, перечень документов, используемых в электронном виде, отделы и подразделения, для которых действует ЭДО, порядок доступа к системе, срок предварительного уведомления работников о переходе на электронное взаимодействие, дата запуска системы и т.п.
• Согласовать переход на ЭДО с каждым работником. Уведомление о переходе на КЭДО необходимо предоставить каждому работнику, от каждого работника необходимо получить письменное согласие. Согласовать использование КЭДО необходимо и с сотрудниками, только принимаемыми на работу.

Важно: за сотрудником пока сохранено право отказаться от перехода на кадровый ЭДО. В этом случае с этим сотрудником кадровое делопроизводство нужно продолжать вести на бумаге.

Прогнозы по внедрению КЭДО довольно однозначные. Цифровизация кадров догнала общую тенденцию по внедрению ЭДО на предприятиях. А старт нового эксперимента по внедрению кадрового ЭДО в органах исполнительной власти, который продлится с 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года, косвенно указывает на сроки массового перехода на кадровый ЭДО.

СБИС Кадровый ЭДО - это единая платформа для выполнения самых разных задач: от проверки сотрудников при приеме на работу до сдачи кадровой отчетности. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников.

Оцифровать все делопроизводство внутри компании призван сервис СБИС Внутренний ЭДО. В его типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения.

Если вам нужна помощь в установке и настройке электронного документооборота, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь построить регламент ЭДО, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО.

О том, как с помощью СБИС наладить в компании кадровый электронный документооборот, вам готовы рассказать наши специалисты.