Удаленка: как перевести сотрудника на работу из дома?

Удаленка, о которой думали многие работодатели, неожиданно стала необходимостью. По данным исследования портала HeadHunter, спустя почти 2 недели после рекомендации властей начать переводить сотрудников на удаленный режим работы, только 16% компаний выполнили эту задачу. Как перевести сотрудника на удаленку, не нарушив требования трудового законодательства, какие аспекты удаленной работы пугают работодателей, как не дать расслабиться сотруднику в режиме «домашнего офиса»? Подробности – в нашей статье.

Несмотря на то, что удаленная работа не является чем-то неизведанным и, например, многие программисты, дизайнеры, консультанты интернет-магазинов и др. давно работают на удаленке, текущая ситуация показала, что этот формат работы не был широко распространен среди российских компаний. Сейчас им «на бегу», а точнее, «на лету», приходится перестраиваться на удаленный формат работы.

Забегая вперед скажем, что в числе первых те, кто подключен к СБИС, кто вкладывается в систематизацию и автоматизацию бизнес-процессов, в электронные системы уже успешно работают на удаленном доступе, ибо все сервисы СБИС доступны для дистанционного использования.

Труд удаленщиков регламентирован ТК

В Трудовом кодексе (ТК) Российской Федерации глава 49.1 посвящена особенностям регулирования труда дистанционных работников. В терминологии ТК привычное понятие «удаленка» закреплено как дистанционная работа. Именно Минтруд использовал формулировку «рекомендуется применять дистанционный формат исполнения должностных обязанностей». Под дистанционной работой законодательство понимает «выполнение работником определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места». При этом работодатель и сотрудник должны взаимодействовать по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, и это взаимодействие должно осуществляться по информационно-телекоммуникационным сетям, в том числе работа на удаленке через интернет.

Как перевести сотрудника на удаленку согласно ТК:

• Заключить допсоглашение. Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о переходе на дистанционную работу. Необходимо указать период, на который сотрудник переводится на «удаленку». Период можно ограничить конкретной датой, но можно ограничить и более «условной» формулировкой, например, «до окончания действия чрезвычайных эпидемиологических мер на территории РФ (или конкретного региона)». Соглашение о дистанционной работе может быть заключено с сотрудником через обмен электронными документами.
• Издать положение о дистанционной работе или локальный нормативный акт, в котором будут прописаны порядок постановки задач сотруднику, сроки их выполнения, способы отчетности о проделанной работе. Законодательно эта норма не прописана, но работодатель имеет право установить правила дистанционной работы. Данный нормативный акт следует включить в дополнительное соглашение к трудовому договору, о котором шла речь выше.
• Не менять условия оплаты труда. Перевод сотрудника на удаленку не влияет на его зарплату. Размер оплаты труда может быть изменен только в случае, если сокращается количество отработанных часов и количество должностных обязанностей. Выплаты удаленщику производятся два раза в месяц, промежуток между сроками выплаты заработной платы не должен превышать 15 календарных дней. Больничный и отпуск рассчитываются в обычном порядке.
• Сотрудник вправе потребовать возмещения дополнительных расходов, которые он понес в ходе удаленной работы, например, расходов на связь.

Две проблемы удаленки, которые пугают работодателей. Как их решить?

Дисциплина – проблема 1.

Работа по удаленке на дому у некоторых работодателей ассоциируется, грубо говоря, с бездельем. Есть страх, что сотрудники разбегутся «по норкам», в которых будут бездельничать или создавать видимость работы. Во-первых, далеко не все сотрудники безответственные: по данным на 25 марта, самоизоляция не повлияла на трафик соцсетей и YouTube. Как пишет РБК, россияне, оставшиеся дома, предпочли работать.

Во-вторых, текущая экономическая ситуация вряд ли способствует тому, что сотрудники будут рисковать своими рабочими местами, в-третьих – правила работы, прописанные и прикрепленные к допсоглашению о дистанционной работе будут стимулировать к ответственному труду, в четвертых – сам работодатель должен стремиться выстроить процесс так, чтобы работа шла эффективно.

Как сделать работу сотрудника на удаленке в карантине эффективной:

1. Использовать формат видео-связи. Это простимулирует сотрудника встать с постели, привести себя в порядок и сесть за рабочее место. Данный формат актуален особенно на старте удаленной работы, чтобы у сотрудника выработалась «гигиена» работы в удаленном режиме.
2. Иметь канал коммуникации, который позволит быть на связи с сотрудником в режиме онлайн.
3. Четче обозначить задачи и этапы их выполнения.
4. Наладить контроль за работой. Системный контроль минимизирует вероятность того, что сотрудник будет заниматься другими делами или «проваливаться» в сайты-убийцы рабочего времени (например, в новостные ленты и т.п.) Сейчас не отвлекаться на новости довольно сложно, все следят за развитием ситуации, однако задать этому рамки необходимо.
5. Экспресс-летучка в конце рабочего дня (или оптимального для руководителя отрезка времени) с фиксацией результатов – как один из эффективных инструментов контроля.
6. Давать обратную связь, использовать групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.

Защита информации – проблема 2.

Риск утечки информации при удаленной работе пугает многих работодателей. Ведь работа на удаленке переносится на компьютер сотрудника. В привычных условиях именно эта причина часто останавливала многие компании от перевода части сотрудников на удаленку, однако в текущих условиях процесс необратим и необходимы инструменты, которые позволят обезопасить компанию от утечек.

Как снизить риск утечки данных:

1. Изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и другим внутренним ресурсам.
2. Установить ответственность за передачу данных третьим лицам. Если сотруднику будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи--идентификаторы, нужно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если прежде таких правил не было, то они должны появиться, и сотрудник должен быть с ними ознакомлен «под подпись».

Кого компании в первую очередь переводят на удаленку:

1. бухгалтеры,
2. маркетологи,
3. юристы,
4. кадровики,
5. сотрудники отделов продаж,
6. личные помощники руководителей,
7. беременные,
8. сотрудники «в возрасте» - старше 50 лет.

Платформа СБИС позволяет вести дела удаленно.

Для того, чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве «плеча» существует служба поддержки клиентов, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. А если вы не хотите голосовых коммуникаций с поддержкой, то в сервисе есть обширная база знаний, содержащая ответы на абсолютное большинство вопросов.

Приведем несколько примеров того, что можно делать в СБИС на удаленке.

• Умная постановка задач. В системе уже настроены типовые бизнес-процессы, поэтому руководителю требуется выбрать задачу, назначить исполнителей и отслеживать выполнение.
• Мониторинг действий сотрудника. В системе отражается время начала работы, звонки, другие выполненные действия. Сидеть «в норке» на удаленке со СБИС не получится.
• Удобная система внутренних коммуникаций. В системе существует внутренний мессенджер, куда уже внесены все сотрудники, возможен видео-формат общения, причем, система умеет собрать сотрудников на видео-конференцию в указанное время, есть возможность в ходе общения вывести на экран рабочий стол.
• Продажи «под ключ». Система позволяет удаленно искать клиентов за счет широчайших баз данных, коммуницировать с клиентами, выставлять счета, мониторить оплату, оформлять акты, накладные, счет-фактуры.
• Ведение учета. Учет на удаленке могут вести как сотрудники финансовой службы, так и кадровики. Бухгалтеры при дистанционной работе так же, как и на стационарном рабочем месте, могут заниматься подготовкой отчетности и отправкой ее в контролирующие органы, возможна работа с финансами компании. Кадровики удаленно в СБИС могут провести весь цикл трудоустройства – от размещения вакансии, проведения собеседования, сбора документации, приема на работу и др.

Подробнее о том, как перейти на удаленку с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Тем, кто еще не знаком с системой СБИС, хотим представить наши флагманские решения.

Система СБИС Электронная отчетность призвана автоматизировать процесс подготовки и сдачи отчетности. Система в ответе за правильность форм отчетности, точность отчетной информации и соблюдение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы.

СБИС Бухгалтерия и учет - универсальный инструмент ведения бухгалтерии. Сервис помогает не только вести бухучет, но и рассчитать зарплату, вести кадровую документацию и многое другое.

СБИС Электронный документооборот позволяет существенно ускорить обмен данных как внутри компании, так и с контрагентами. Система увеличивает скорость и качество взаимодействия между партнерами.

СБИС HR и отдела кадров – осуществляет учет рабочего времени, контролирует выполнение поставленных задач, ведет кадровый документооборот, следит за дисциплиной. Вы будете уверены, что ваши работники на удаленке продолжают выполнять свои рабочие обязанности.

Обеспечьте бесперебойное функционирование своей компании даже в условиях удаленной работы вместе со СБИС прямо сейчас!