Отправим материал Вам на почту

Удаленная работа: пошаговая инструкция по переводу на домашний офис

Какие шаги для налаживания дистанционной работы сотрудникам нужно сделать, чтобы учесть все аспекты перевода на удаленку: законодательные, технические, организационные и психологические. В нашей сегодняшней статье инструкция о том, как правильно организовать и перевести на удаленную работу сотрудников, и как СБИС легко обеспечит этот переход.

Кого можно перевести на удаленную работу в офисе? Практически весь персонал, за исключением служб, отвечающих за жизнеобеспечение здания/помещения и техники, а также дежурный офисный персонал. Переводят на удаленную работу программистов, айтишников, менеджеров, юристов, маркетологов, службу поддержки клиентов, пресс-службу, бухгалтерию, кадры, управленческий персонал и других.

Когда пишут про удаленную работу, чаще всего останавливаются на том, как мотивировать сотрудника работать в домашних условиях, а не сидеть в интернете или у телевизора. Однако мотивация сотрудника – это лишь малая часть того, что нужно сделать при переходе на удаленную работу. Необходимо учесть множество аспектов.

4 направления работы при переводе офиса на дом:

  • Законодательное (отвечает кадровое подразделение),
  • Техническое (отвечает ИТ-служба),
  • Организационное (отвечает менеджмент компании),
  • Психологическое (отвечают менеджмент и кадры).

Удаленная работа: оформление согласно законодательства. Отвечают кадры

  1. Прежде всего, нужно определиться, кого именно компания будет переводить на удаленную работу, составить поименный список таких сотрудников и начать готовить всю необходимую документацию. Необходимо знать, что дистанционная работа регулируется Трудовым кодексом. В ТК гл. 49.1 посвящена особенностям регулирования труда дистанционных работников.
  2. Нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы на удаленном формате. В текущей ситуации причина – «чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции», а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку - до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.
  3. От работника требуется заявление о переходе на дистанционный формат выполнения должностных обязанностей.
  4. Далее с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК о регулировании труда дистанционных работников. В документе должны быть указаны – рабочее место сотрудника, средства связи, передаваемые материальные ценности, требования по защите данных.
  5. Допсоглашение рекомендуется дополнить локальными нормативными актами. Законодательно эта норма не закреплена, но работодатель имеет право установить правила дистанционной работы. В частности, дополнить допсоглашение актом, в котором будут прописаны принципы удаленной работы, например, порядок постановки задач, сроки их выполнения, способы отчетности. Отдельным актом можно прописать недопустимость передачи данных третьим лицам и ответственность за сохранность данных. Защищенность информации – зона риска работы на удаленке, поэтому данной теме следует уделить особое внимание.
  6. Оплата удаленной работы осуществляется в полном объеме.

Техническая подготовка – ответственность ИТ-подразделения

  1. Нужно решить вопрос с «железом», то есть с техникой. Требуется понять каково удаленное место работы сотрудника, какой техникой он располагает. Оптимальный вариант – вооружить всех ноутбуками. Также важно помнить, что у удаленщика требуемая для работы техника на этом не заканчивается: не нужно забывать про наушники и микрофон, которые обязательно понадобятся при удаленной работе.
  2. Установить на все рабочие места сотрудников, переведенных на удаленную работу, нужное программное обеспечение. Установка и настройка софта – задача, которая может оказаться под силу не всем сотрудникам, лучше, если это сделают профессионалы.
  3. В задачи ИТ-подразделения также входит и ответственность за качество связи. Нередко сотрудники возлагают надежды на мобильный интернет, однако для полноценной работы его может быть недостаточно или его технические характеристики могут не соответствовать предстоящей нагрузке. Поэтому эксперты в этом вопросе чаще рекомендуют выходить в интернет с выделенной линии или иметь домашний Wi-Fi. Нужно помнить, что у сотрудника есть право потребовать возмещения дополнительных расходов, которые он понес в ходе удаленной работы, в том числе расходов на связь.

Построение новых бизнес-процессов – ответственность руководителя

  1. Проведите обучение, познакомьте сотрудников с принципами удаленной работы.
  2. Четче обозначайте задачи и этапы их выполнения.
  3. Используйте формат видеосвязи. Это простимулирует сотрудника встать с постели, привести себя в порядок и сесть за рабочее место. Данный формат актуален особенно на старте удаленной работы, чтобы у сотрудника выработалась «гигиена» работы в удаленном режиме.
  4. Используйте канал коммуникации, который позволит сотрудником быть на связи в режиме онлайн.
  5. Наладьте контроль за работой, на старте сформируйте систему отчетности. Системность позволит сотруднику не отвлекаться на домашние дела и другие, не относящиеся к работе занятия.
  6. Давайте обратную связь.

Виртуальный корпоративный дух – новое слово в корпоративной культуре

  1. Важная задача – «не потерять» сотрудника на удаленной работе во время карантина как эффективного и заряженного работника. С одной стороны, на эту цель будут работать хорошо выстроенные бизнес-процессы и коммуникационный инструментарий, о котором мы рассказали выше, с другой – необходимо поддержать сотрудника психо-эмоционально, чтобы он не потерял мотивацию, лишившись живого общения и оказавшись в ситуации социальной неопределенности.
  2. Чтобы переход на удаленку не демотивировал сотрудника, прежде всего, начать надо с объяснения коллективу происходящих перемен: их причин, сроков работы в новом формате и т.п. Это позволит избежать ненужного напряжения, домыслов и демотивации.
  3. Используйте групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.
  4. Информируйте сотрудников о важных событиях, происходящих в компании, о результатах удаленной работы офиса. Для этой цели, безусловно, отличным инструментом служит корпоративный портал.
  5. Продолжайте соблюдать корпоративные традиции, например, поздравлять сотрудников с днем рождения, создавайте новые объединяющие проекты, например, благотворительные и социальные акции, так актуальные в текущей ситуации и т.п.
  6. А еще очень важно доверие: ведь нередко отправлять на удаленную работу сотрудников не спешат сами работодатели, которые думают, что дома работники будут «отлынивать» от выполнения своих должностных обязанностей. Такое отношение может повлечь излишнюю заорганизованность процесса. Однако, если на удаленку перейти грамотно, соблюдая все шаги, которые мы описали в статье выше, результат должен приятно удивить скептиков. Да и не время сейчас, чтобы относиться к работе «спустя рукава» – потерять работу в текущих условиях слишком безответственно.

Платформа СБИС - мечта удаленщика

Существенно облегчить удаленную работу сотрудников можно с помощью электронных сервисов. Для того чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне или планшете вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве «плеча» существует служба поддержки клиентов, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. А если вы не хотите голосовых коммуникаций с поддержкой, то в сервисе есть обширная база знаний, содержащая ответы на абсолютное большинство вопросов. Специально для перехода на удаленный режим мы разработали специальный тариф.

Приведем несколько примеров того, что можно делать в СБИС на удаленке.

  • Умная постановка задач.
  • Мониторинг действий сотрудника.
  • Удобная система внутренних коммуникаций.
  • Продажи «под ключ». От удаленного поиска клиентов до выставления счета, оформления актов, накладных, счет-фактур.
  • Ведение учета. Дистанционная подготовка отчетности и отправка в контролирующие органы, работа по поиску и трудоустройству персонала и многое другое.

Подробнее о том, как перейти на удаленку с помощью СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Тем, кто еще не знаком с системой СБИС, хотим представить наши флагманские решения.

Система СБИС Электронная отчетность автоматизирует процесс подготовки и сдачи электронной отчетности. Система проверяет правильность форм отчетности, точность отчетной информации и соблюдение сроков сдачи отчетов в государвственные органы.

СБИС Бухгалтерия и учет - универсальный инструмент ведения бухгалтерии для любого бизнеса. Сервис не только ведет бухучет, но и рассчитывает зарплату, ведет кадровую документацию и многое другое.

СБИС Электронный документооборот ускоряет обмен данными как внутри компании, так и с контрагентами. Система увеличивает скорость и качество взаимодействия между партнерами.

Со СБИС Управление персоналом – организуйте рабочее пространство для управления сотрудниками. Легко рассчитывайте заработную плату, создавайте мотивационные схемы, контролируйте выполнение задач, ведите документацию по каждому работнику и принимайте сотрудников на работу. Со СБИС Учет и контроль времени составьте персональный календарь каждого работника и следите за выполнением плана по всей компании и каждому отделу в частности.

Для контроля работы коммерческого отдела используйте СБИС CRM система стимулирования продаж: организуйте в период карантина весь цикл продаж онлайн: со СБИС продажи идут даже если сотрудники работают дистанционно. Проводите виртуальные собрания и видеосовещания, делайте рассылки сотрудникам с оперативными новостями через корпоративный мессенджер, используйте облачную телефонию.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

1 мин

Легко и просто переходим на удаленку со СБИС!

Власти объявили выходными днями с 30 октября по 7 ноября 2021 года. Однако не все фирмы готовы уйти «на каникулы». Как органично организовать процесс работы организации удаленно?

1 мин

Министерство труда призвало работодателей пересмотреть приказы о переводе на удаленку

Минтрудом выпущено письмо, в котором напоминает о вступлении с 2021 года поправок к Трудовому кодексу Российской Федерации, касающиеся перевода сотрудников на дистанционную работу. В связи с этим ведомство призвало работодателей проверить корректность документов, связанных с переводом работников на удаленку.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

ПЕРЕХОДИ НА СБИС. СКИДКИ ДО 80%