Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Все процессы внутри компании сопровождают документы. Полный цикл оборота каждого документа с момента создания, до момента уничтожения называют документооборотом. Делопроизводство - это процесс работы по документам, тесно связанный с документооборотом. Каждый документ в организации должен быть доступен и учтен, для чего требуется четкая систематизация и управление документооборотом. Организация делопроизводства осуществляется при помощи создания и подписания локальных нормативных актов, инструкций и регламентов.

Каждая компания решает для себя, каким образом организовать документооборот, однако изобретать велосипед в данном случае не требуется: существует много сервисов, разработанных специально для решения этой задачи. Сервис СБИС уже имеет функционал конструктора шаблонов документов, графический редактор маршрутов согласования, организатор совещаний, планировщик переговорных, инструмент контроля исполнительской дисциплины и многое другое.

Принципы организации документооборота в организации

Для оптимального распределения потоков документов используется простой и понятный принцип: использование самых коротких путей. Однако не всегда удается применять этот принцип на практике, что весьма усложняет процесс обмена документами и приводит к замедлению и удорожанию документооборота на предприятии. Другой принцип состоит в наиболее эффективной организации документооборота внутри компании с целью максимального достижения поставленных задач трудового коллектива. Сочетание минимальных временных затрат и максимального объема решаемых задач является целью организации системы документооборота. Рассмотрим правила более детально.

Принцип строгой регламентации. Подразумевает под собой прописанные правила для каждой процедуры «жизни» документа: от создания/получения до последующей обработки и отправки/завершения. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.

Правило маршрутизации. Четкая структура и схемы движения документов различных типов и назначения обеспечат оперативность и бесперебойность производственного процесса. Целью является достижение документа адресата в предельно короткие сроки.

Принцип непрерывности. Создается конвейер потока документов с целью равномерного распределения нагрузки между исполнителями. Тут используется ряд инструментов, способных зафиксировать занятость сотрудников.

Принцип отсутствия дублей. Оптимизация процесса обмена документами, исключающая повтор операций обработки документов.

Выполнение основных правил организации документооборота в компании обеспечит бесперебойное движение данных при минимальных издержках времени и труда. А также исключит форс-мажорные ситуации вследствие задержки документов их на каком-то этапе их оборота или же вовсе полной утраты.

Структура документооборота организации

Для систематизации потока документов используют три основных группы:

  • Входящие
  • Исходящие
  • Внутренние

К входящим документам относят все то, что поступает в организацию извне по всем возможным каналам связи: почта, телекоммуникационные каналы связи, телефон, факс и пр. Исходящими называют документы, покидающие границы организации в бумажном или электронном виде. Внутренние документы всегда находятся в рамках одной организации исключительно для использования сотрудниками.

Особенность и сложность внутреннего документооборота компании заключается в том, что схема движения внутренних документов имеет как горизонтальную, так и вертикальную структуру движения. Вертикальное движение подразумевает прохождение документа по цепочке от высшего руководства до непосредственного пользователя или исполнителя, а также перемещение внутри каждого из уровней структурных подразделений.

Горизонтальные потоки документов имеют место внутри организационных подразделений одного уровня. Соответственно, сложность организации внутреннего горизонтального документопотока заключается именно в определении пути документа от одного пользователя до последующего и так далее до конечного исполнителя или читателя.

Следует также отметить, что внутренний документооборот, как правило, отличается повторяющимися операциями, что требует оптимизации и стандартизации. Для этого разрабатывают определенные алгоритмы и стандартные схемы.

Схема делопроизводства на предприятии может быть централизованной, когда все документы хранятся в одном месте, а может быть и децентрализованной, когда документы распределены по подразделениям, которые работают с ними. Определяющими факторами в выборе схемы работы с внутренними документами являются объем потока документов и организационная структура предприятия.

Система внутреннего ЭДО как инструмент оптимизации делопроизводства компании

Для организации внутреннего электронного документооборота используют системы ЭДО - СЭД. Именно в них протекают все бизнес-процессы предприятия, поэтому важно, чтобы СЭД была универсальная и имела возможность расширения. Кроме того, как правило, требуется, чтобы внутренняя СЭД была легко устанавливаема, настраиваема и проста в использовании. Процесс внедрения не должен протекать долго и сложно для сотрудников. Система ЭДО должна легко интегрироваться с учетной системой предприятия. А также иметь ряд дополнительных функций: премирования, архивирования, согласования и пр. Имея все эти возможности система внутреннего документооборота обеспечит самые главные цели внедрения ЭДО: экономию и контроль.

Выгоды использования электронного документооборота вместо бумажного

Автоматизация внутреннего документооборота – вот основа, к которой необходимо стремиться каждой организации вне зависимости от размеров и отрасли. Автоматизация решает управленческие задачи по оптимизации, стандартизации и экономии ресурсов предприятия. При этом строгие требования, предъявляемые к бумажному документообороту, легко могут быть соблюдены и при переходе на электронный. Кроме того, ЭДО обеспечивает:

Контроль над всеми рабочими процессами через движение документов. ЭДО исключает потерю данных, гарантирует своевременное получение распоряжений, обеспечивает контроль над каждой стадией бизнес-процессов организации.

Быстрый обмен документами. Внедрение электронного документооборота не только обеспечивает быстрый поиск, но и увеличивает скорость оборота документов. Доступ к документам возможен для любого сотрудника, вне его местоположения. Поиск необходимого документа сводится к тому, как организовано хранение архива в организации. При этом сохранность документа не зависит от качества бумаги или печати: информация с электронного носителя не выцветет и не погибнет из-за влаги или неправильного хранения. Все данные с электронного документа будут храниться в первоначальном виде до момента принятия решения об уничтожении.

Экономия средств. Перевод документов в электронный вид существенно экономит средства компании на бумагу, печать, хранение, оборот и уничтожение документов. Переход на ЭДО увеличивает производительность, сокращает временные издержки, ускоряет делопроизводство. ЭДО значительно снижает влияние человеческого фактора при создании, обмене и согласовании документов, снижая количество ошибок и потерь.

Конфиденциальность и сохранность документов. Зашифровать электронный документ просто. Также не трудно ограничить права доступа и права редактирования. Обмен электронными документами осуществляется по защищенным телекоммуникационным каналам с использованием шифрования и кодов доступа, что предотвращает попадание информации к третьим лицам. Доступ к данным можно разграничить в зависимости от прав пользователей.

Как выбрать систему внутреннего электронного документооборота

Оптимальная система внутреннего документооборота должна соответствовать ряду критериев. Обратите внимание на:

  • Возможность интеграции
  • Отраслевые спецификации
  • Наличия системы электронного архива
  • Техническую поддержку
  • Возможность ведения юридически значимого ЭДО
  • Наличие роуминга

Для вашей компании запуск использования ЭДО должен быть не сильно затратным. А интегрирование системы электронного документооборота в бизнес-процессы организации должно протекать безболезненно и органично.

Безусловная выгода и удобство использования электронного документооборота обеспечивает повсеместное внедрение ЭДО во все отрасли экономики. А СБИС предлагает универсальный инструмент для решения задач по организации внутреннего ЭДО организации. Со СБИС у вас всегда под рукой готовая система обмена документами, планировщик мероприятий, контролер выполнения задач, электронный архив, решение для кадрового ЭДО и многое другое. Хотите знать больше, как СБИС автоматизирует ваш документооборот? Оставьте заявку, и наши специалисты ответят на все ваши вопросы.


Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

2 мин

Обязательный переход на электронный документооборот бюджетных организаций с 1 января 2023 года

С 1 января 2023 года все организации бюджетной сферы должны внедрить электронный документооборот и начать применять новые электронные первичные документы и регистры, утвержденные Приказом № 61н.

2 мин

Не упустите скидки 50% на электронный документооборот!

Только до конца года действуют скидки до 50% на подключение программ электронного документооборота всех видов!

3 мин

Как перевести документооборот в цифровой формат в государственном учреждении? Опыт Новосибирской консерватории им. Глинки.

Благодаря внедрению электронного документооборота для государственного учреждения, Новосибирская консерватория ускорила согласование документов до 2 часов.


150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.