Внедрение внутреннего ЭДО: оптимизируем бизнес-процессы

Рынок ЭДО в России переживает серьезный рост. Маркировка, электронные транспортные накладные, обязательная электронная отчетность по ряду направлений двигают вперед внешний электронный документооборот. Однако, в последнее время резко шагнул в сторону цифровизации и внутренний документооборот компаний. Что стало драйвером этого процесса, какие задачи решает внутренний ЭДО, какую показывает эффективность и что требуется для его внедрения? Ответы на вопросы в нашей статье.

Объем рынка ЭДО в России растет в последние годы в деньгах не менее чем на 10%. По экспертным оценкам, в 2022 году рост был еще выше.  Рост в 2022 году обеспечили как новые компании, только внедрившие ЭДО, так и бывалые пользователи ЭДО, расширившие перечень направлений электронного документооборота. Причем, значительный рост рынку обеспечили именно бывалые пользователи, которые расширили охват ЭДО в том числе и за счет цифровизации внутреннего документооборота.

К внешнему документообороту, работающему с входящим и исходящим потоком документов, относятся бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, товарные накладные и другая документация.

Любопытная цифра:

В 2022 году система маркировки стала драйвером для массового перехода бизнеса на электронный документооборот. с 1 сентября 2022 года стала обязательной передача электронных документов через ЭДО в систему маркировки «Честный знак» о молочной продукции, с 1 ноября 2022 года - обязательная передача данных маркировки об упакованной воде. До этого бизнес направлял в систему в среднем 3,4 млн документов в месяц, после - около 14,5 млн, то есть примерно в 4 раза больше.

К внутреннему документообороту относятся документы, не выходящие за пределы организации: приказы, уставы, положения, заявления, протоколы совещаний, инструкции, внутренняя служебная переписка и другие документы.

Любопытная цифра:

В 2022 году были приняты поправки в Трудовой кодекс, которые закрепили использование кадровых электронных документов. Аналитический центр РОСЭУ привел данные исследования, согласно которому 68% компаний хотят ввести в краткосрочной перспективе или уже ввели внутренний кадровый документооборот. Для сравнения, в 2019 году этот показатель оценивался примерно в 17%.

Как внедрение внутреннего ЭДО оптимизирует внутренние процессы предприятия и какие проблемы помогает решить? Что требуется для внедрения внутреннего ЭДО?  Это главные вопросы, которые задают себе руководители и ответственные за автоматизацию сотрудники, когда задумываются о внедрении внутреннего электронного документооборота.

СБИС предлагает быстрое и эффективное внедрение системы внутреннего ЭДО на вашем предприятии. Это простое и удобное решение, которое подходит как для крупных компаний, так и для небольших организаций. Наши квалифицированные специалисты помогут выбрать оптимальный тариф, установить и настроить программное обеспечение, а также обеспечат техническую поддержку 24/7.

Бесплатная консультация

5 главных преимуществ внутреннего ЭДО.

Принято выделять 5 главных преимуществ внедрения внутреннего ЭДО:

1. управляемость,
2. скорость,
3. качество,
4. безопасность,
5. экономия.

Далее подробнее расскажем о каждом преимуществе и приведем результаты любопытного исследования, в котором внедрившие ЭДО компании расставили преимущество цифрового документооборота по степени важности.

Как внутренний документооборот отражается на работе компании:

• Появление единого информационного пространства в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
• Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа.
• Прозрачность прохождения документа дает возможность ответственным лицам контролировать процесс, повысить его управляемость.
• Увеличивается скорость работы с документом.
  
  
  • 3 минуты требуется на создание одного кадрового электронного документа - против 23 минут в бумажном кадровом документообороте (оценка эффективности озвучена летом 2022 года на Всероссийском Форуме ЭДО'2022).
• Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
• Экономия средств за счет отказа от бумаги и сопутствующих расходников, в числе которых ручки, маркеры, файлы, уголки, папки и т.п.
• Экономическая безопасность.
  
  
  • Вероятность потери документов стремится к нулю. При бумажном документообороте в среднем около 6% документов теряются.
  • Вероятность доступа к документу стороннего лица нулевая.
• Экономия пространства в виде архивных стеллажей и помещений, высвобождение рабочих поверхностей и шкафов у сотрудников.
• Экоподход, забота о природе посредством отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, идущей на изготовление бумаги.

Плюсы цифровизации документооборота в цифрах:

до 25% – повышение производительности труда,

до 30% – экономия времени на согласование и поиск документов,

в 3 раза – снижение сопутствующих расходов,

до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

Преимуществ цифровизации документооборота немало, однако, какие из них сыграли ведущую роль для тех, кто уже автоматизировал свой документооборот. Недавно был проведен опрос среди компаний, внедривших ЭДО, в ходе которого респонденты должны были расставить по важности причины внедрения электронного документооборота. Результаты опроса довольно любопытны.

Топ-причин внедрения ЭДО на практике:

1. удобство и высокая скорость работы с электронными документами,
2. требование государства, например, маркировка, электронная отчетность и т.п.,
3. поступило предложение от контрагентов,
4. трудности с обменом бумажными документами,
5. переход на удаленную работу,
6. забота об экологии,
7. экономия средств.

Основные направления внутреннего электронного документооборота.

Направлений внутреннего ЭДО множество, они отражают основные бизнес-процессы компании. Производственный ЭДО имеет отраслевую специфику, например, у торговой компании он один, у нефтедобывающей – другой.

• Управленческий ЭДО – ведение организационных и распорядительных документов.
• Кадровый ЭДО – ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
• Коммерческий ЭДО – оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
• Финансовый ЭДО – ведение финансовой отчетности.
• Юридический ЭДО – ведение договоров, претензий и др.
• Производственный ЭДО – ведение документов, сопровождающих производственные процессы компании.
• Складской ЭДО – ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
• Архивный ЭДО – систематизация и упорядочение документов организации.

КЭДО – драйвер внутреннего документооборота.

Одним из драйвером внутреннего ЭДО сейчас является кадровый документооборот. Минтруд дал добро на перевод российского кадрового документооборота в электронный вид. Недавно были приняты поправки в ТК, согласно которым не только удаленщики, но и все остальные сотрудники могут пользоваться кадровыми документами в электронном виде, подписывая их электронной подписью. Ответственность за наличие у сотрудника ЭП лежит на плечах работодателя. На 2024 год Минтруд планирует введение обязательного КЭДО во всех организациях.

Что дает перевод на внутренний кадровый документооборот:

Топ-менеджмент предприятия получает:

• минимизация затрат на кадровый процесс,
• ускорение кадрового процесса,
• предотвращение штрафов и негатива.

Кадровое подразделение получает:

• экономия времени всех участников процесса,
• простой импорт данных,
• контроль в режиме реального времени за подписанием документов,
• хранение электронного архива.

Сотрудники получают:

• возможность знакомиться и подписывать документы без визита в отдел кадров,
• доступ к личному кабинету, где собраны все личные документы сотрудника, от трудового договора, командировочного, заявления на отпуск и т.п.,
• возможность работать с документами в любое время с любого устройства,

3 главные составляющие ЭДО:

• Электронная система, которая позволит вести цифровой документооборот.
• Отражение использования ЭДО в ЛНА (локальных нормативных актах).
• Наличие электронных подписей у участников ЭДО. Во внутреннем ЭДО согласование простых документов возможно без электронной подписи, важных – с ЭЦП. Например, система СБИС позволяет выбрать уровень важности и маршрут согласования в зависимости от содержания документа. Все возможности кадрового электронного документооборота.

Внутренний документооборот в СБИС.

В электронной системе СБИС документооборот по всем бизнес-процессам становится понятным и контролируемым. В системе уже настроены типовые бизнес-процессы. 

Например,

• создание и согласование писем, поручений, приказов, договоров, заявок онлайн,
• упрощение коммуникации сотрудников, работающих удаленно, в разных филиалах и подразделениях,
• управление задачами без бюрократии, резкое сокращение времени согласования документов. Если кто-то затянет сроки, система напомнит о необходимости согласовать документ.
• настройка маршрутов документов, для этого нужно просто указать этапы внутреннего документооборота, связать их переходами и назначить исполнителей. Это делается без программирования, с помощью настроенных типовых процессов.

В СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

СБИС подходит и для более сложных бизнес-процессов. В СБИС реализованы современные инструменты системы управления бизнес-процессами BPM. Среди которых: параллельные, последовательные или «свободные» маршруты движение документа, конструктор шаблона документов, структурирование крупных процессов, выделение подпроцессов. конструктор правил нумерации и другие.

СБИС для электронного документооборота имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.

С отзывами о результатах внедрения внутреннего документооборота можно ознакомиться здесь.

О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать наши специалисты.