Внедрение внутреннего электронного документооборота в организации

Под системой внутреннего электронного документооборота подразумевается специализированный сервис, который позволяет сотрудникам обмениваться различными документами в рамках одной компании. Система внутреннего ЭДО активно используется разными коммерческими компаниями, обладающими достаточным количеством ресурсов для внедрения и обеспечения всех процессов электронного обмена документами. Однако среднему и мелкому бизнесу не просто принять решение о переходе на внутренний электронный документооборот.

Оценка эффективности внедрения системы ЭДО

Многими ожидается, что при переходе на ЭДО бумажные документы можно навсегда оставить в прошлом. И совершаемый переход будет носить только положительный эффект для бюджета компании. Однако внедрение системы электронного обмена документами является достаточно затратным процессом, а потому придется провести их оценку и сопоставить с ожидаемой отдачей для принятия взвешенного решения о внедрении.

Так, для оценки эффективности внедрения ЭДО учитывают следующие показатели:

1. Размер необходимых на внедрение расходов
2. Размер затрат в процессе эксплуатации
3. Размер экономии после внедрения
4. Каким образом система ЭДО повлияет на результат деятельности предприятия
5. Косвенные эффекты от внедрения

Разумеется, в данном случае далеко не все можно оценить в денежном эквиваленте. Однако даже если была проведена приблизительная оценка, то уже можно принимать полноценное взвешенное решение.

Получите скидку на подключение к Электронной отчетности

Получить выгодное предложение

Зачем внедрять внутренний ЭДО

Вопреки распространенному мнению, основной целью внедрения системы внутреннего электронного документооборота является вовсе не только полный отказ от документов на бумажных носителях, но и создание целой среды для эффективной работы, коммуникаций и управления. Поэтому перед внедрением должны быть проведены:

• аудит по имеющемуся документообороту
• исследование функциональности используемых инструментов для обмена
• опрос участников обмена

Полезность внедрения внутреннего электронного документооборота измеряется экономией денежных ресурсов (сопоставляются расходы на программное обеспечение и затраты на бумагу, расходники, хранение и пр.), скоростью оборота документа (время прохождения единицы данных от начального пользователя до конечного) и трудозатратами на создание, оборот и уничтожение или архивирование документа. Понятно, что использование чисто денежной оценки полезности не всегда возможно, однако показатели при оценке должны определить, зачем внедрять внутренний электронный документооборот вместо обычного бумажного.

Каким организациям требуется внутренний ЭДО

С внутренними документами в организациях работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.

• кадровики занимаются трудовыми книжками, оформляют сотрудников на работу, ведут кадровый учёт, составляют поручения и приказы;
• менеджеры склада проводят инвентаризации, составляют акты о приёмке материалов или товаров;
• директора и руководители отвечают за организационные и распорядительные документы;
• бухгалтеры оформляют и отсылают финансовую отчётность.

Внедрение системы внутреннего электронного документооборота поможет сотрудникам предприятий контактировать друг с другом и обмениваться информацией на расстоянии.

Электронный кадровый документ является главным в системе внутреннего документооборота компании. Все кадровые документы не менее важны, чем документы бухгалтерии. Внутренние кадровые документы служат для ведения учета по сотрудникам, для создания большого объема первичных документов, для планирования и аналитики.

Принятие решения о внедрении внутреннего ЭДО как части кадрового зависит еще и от следующих факторов:

• формы собственности организации
• географического положения подразделений компании
• кадрового потенциала
• иных факторов, таких как условия труда, наличие ненужной рабочей силы.

Такие моменты, как правило, учитываются тогда, когда необходимо определить, стоит ли создавать в компании электронный документооборот или нет. Например, если в компании трудятся не более пяти человек, то создание электронной системы может принести определенные расходы, которые в дальнейшем не будут оправданы. А если компания является достаточно большой, имеет свои филиалы, подразделения, объемный штат сотрудников, то без внутреннего документооборота достаточно трудно будет работать.

Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании. К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы. Внедрение электронного внутреннего документооборота между отдельными работниками и целыми филиалами поможет построить эффективную систему согласования документов, уменьшить операционные издержки.

Какие могут быть сложности с внедрением ЭДО в компании

Разумеется, такой достаточно значимый шаг как внедрение внутреннего электронного документооборота не может пройти без малейших сложностей. В данном случае можно ожидать:

1. Недовольство сотрудников. Дело в том, что система электронного документооборота внедряется сразу во все предприятие, что вызовет сложности, связанные с переходом на новый режим работы, ведь сотрудники уже привыкли к бумажным документам. Таким образом, возникает необходимость переобучения сотрудников. В данном вопросе вполне могут помочь специалисты техподдержки АБТ, которые готовы ответить на возникающие вопросы в любое время суток. Также они могут взяться за индивидуальное обучение сотрудников. Оставьте заявку , мы свяжемся с вами в ближайшее время.
2. Сложность с выбором оператора. На сегодняшний день на рынке существует почти сотня операторов, которые специализируются на внедрении систем ЭДО. Однако если при выборе учитывать уровень безопасности данных, функциональность системы и наличие клиентской поддержки, то вполне возможно облегчить процесс выбора оператора. Остановите свой поиск на СБИС. Все серверы СБИС находятся на территории РФ, программы и сервисы являются полностью российской разработкой, в СБИС используются многоступенчатые системы защиты данных и шифрование, а возможность интеграции реализована со всеми крупными учетными системами. Техническая поддержка специалистов АБТ для наших клиентов работает круглосуточно 365 дней в году.

Порядок подключения внутреннего ЭДО организации

Внедрение внутреннего электронного документооборота в компании всегда осуществляется на основе описанных ниже этапов.

На первом этапе необходимо провести анализ системы документооборота, который имеется в настоящее время в компании. В расчет идут все документы, которые поступают и хранятся в базе компании, как в электронном, так и в бумажном виде. С помощью анализа имеющейся системы документооборота можно установить такие недостатки, как:

• пропажа определенных документов
• достаточно большое количество копий документов
• продолжительное время согласования
• немалые расходы на сканирование и распечатывание тех или иных документов.

Та система документооборота, которая сейчас присутствует в организации, может не соответствовать общепринятым стандартам, например:

• очень неудобный инструмент поиска
• достаточно слабый контроль над документами
• невозможность редактирования и изменения каких-либо документов.

Также имеется немало требований, которые при обычном бумажном документообороте могут быть нарушены.

На втором этапе происходит установление конкретных требований к системе ЭДО, а также разрабатывается план, чтобы внедрить систему. Этот этап, как правило, проходит при объединении высшего руководства и специалистов программирования для того, чтобы правильно поставить задачу, которая будет решаться благодаря электронному документообороту. При этом в обязательном порядке должны решаться вопросы:

• регистрационного контроля
• перемещения документов из одного структурного подразделения в другое
• группировки документов по предназначению
• быстрого поиска конкретного документа по основным запросам
• формирования копий документов
• решения иных вопросов.

Также создаются другие задачи, необходимые при работе и на основе которых создаются документы. Необходимо, чтобы с помощью внедряемой системы электронного документооборота можно было:

• формировать, изменять определенные документы
• проводить контроль исполнителей по сроку
• проводить протокол операций с документами.

Благодаря этим задачам формируется план для внедрения внутреннего документооборота.

На третьем этапе разрабатываются сам регламент и стандарт системы ЭДО. Такой регламент состоит из:

• правил работы электронного документооборота
• определенного перечня документов, которые участвуют в процессе документооборота
• шаблонов, которым свойственен определенный формат
• технологий как бумажных, так и электронных документов
• основных правил доступа в общую базу
• определенных нюансов, на основе которых работает система.

На четвертом этапе проводится проверка запуска системы внутреннего ЭДО и начинается процесс обучения всех сотрудников, которые будут непосредственно работать с данной системой. Этот этап подразумевает тестирование системы, настраивание оборудования и офисных программ. Также каждому пользователю дается свой пароль, и объясняются особенности доступа к электронному документообороту. При всем при этом сотрудники сначала должны пройти инструктаж и итоговое тестирование.

СБИС Внутренний электронный документооборот прост в подключении и в использовании. А если вам потребуется помощь, мы подключим вашу организацию к ЭДО, настроим рабочие места и обучим сотрудников. Наша техническая поддержка работает 24/7. Действуют скидки до 50% на тарифы электронного документооборота для предприятий малого и среднего бизнеса.

Есть вопросы? Оставьте заявку!