Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

В ситуации вынужденной удаленной работы весной 2020 года связующим звеном сотрудников оказался электронный документооборот. Как ни парадоксально – для ЭДО кризисная ситуация может стать новым драйвером роста и помочь справиться с главным фактором, препятствующим эффективной работе ЭДО - скепсисом сотрудников. О том, как устроена система внутреннего документооборота и какую результативность она может дать в случае успешного внедрения – читайте в нашей статье.

Никакие перемены не возможны до пожара. Пока пожар не случится, ничего не изменится… Это выражение, авторство которого принадлежит Конфуцию, как нельзя точно и аллегорично характеризует ситуацию весны 2020 года: ведь именно сейчас очень часто звучит фраза о том, что так, как было раньше, уже не будет никогда. Пожар в виде самоизоляции заставил иначе посмотреть на многие вещи, в том числе ценности и привычки. То, что прежде многими воспринималось как тяжесть и груз, стало восприниматься как благо. Яркий пример: один из инструментов делопроизводства – электронный документооборот. Не секрет, что серьезным препятствием для внедрения ЭДО всегда считался человеческий фактор – ведь электронный документооборот лишал сотрудников возможности пообщаться лично и заставлял меняться. Работа на удаленке позволила взглянуть на ЭДО с новой стороны – он оказался мостиком между сотрудниками, работающими вне офиса. Именно он дал возможность продолжить жизнедеятельность многих предприятий в ситуации вынужденной самоизоляции.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

В чем измеряется эффективность ЭДО?

ЭДО - инструмент повышения эффективности бизнес-процессов компании. Экономический эффект от ЭДО посчитал один российский крупный интегратор. По его оценке, документооборот в 100 тысяч документов в бумажном виде требует затрат на сумму более 5 млн руб., а электронный оборот этого же числа документов обходится примерно в 0,3 млн руб.

Результативность внутреннего ЭДО в цифрах:

  • до 100% - сокращение физического контакта между сотрудниками,
  • до 30% - экономия времени на согласование и поиск документов,
  • в 3 раза - снижение затрат на расходные материалы,
  • до 25% - повышение производительности труда,
  • до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

Этапы и принципы документооборота

ЭДО - это автоматизированная система движения документов. Документопотоки делятся на два вида: внутренние и внешние. Предмет нашей сегодняшней статьи – внутренний электронный документооборот, то есть документооборот внутренних документов внутри компании. Этот вид документов не предназначен для отправки за пределы компании.

Принципы документооборота:

  • Четкость алгоритма движения. Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий. Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.
  • Соблюдения сроков движения. Без установки сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу, поэтому должен быть регламент, который регулирует документооборот.
  • Последовательность. Один и тот же процесс не может выполняться несколькими участниками.
  • Безопасность. Электронный документооборот призван обеспечить достоверность, сохранность данных, а также их защищенность от утечки или потери. Документ в ЭДО доступен только очерченному кругу лиц, он передается по закрытым каналам связи, защищен от подделки, потери и т.п.

Этапы обработки внутреннего документооборота организации:

  • оформление документа: составление и проверка,
  • согласование документа,
  • подписание документа,
  • регистрация,
  • исполнение заданий (по необходимости),
  • архивация или уничтожение документации.

Формы организации документооборота:

  • централизованная - документация сосредотачивается в отделе-группе отделов, это может быть секретариат, канцелярия. Эти отделы берут на себя основные обязанности, например, регистрацию, обработку, хранение документации,
  • децентрализованная - документация сосредотачивается в нескольких структурных подразделениях. Такая форма, как правило, применяется тогда, когда компания имеет несколько подразделений, территориально удаленных друг от друга,
  • смешанная - совмещает в себе характеристики централизованной и децентрализованной форм.

Примеры документов, относящихся к внутреннему документообороту:

  • приказы по основной деятельности и личному составу,
  • служебные записки,
  • отчеты,
  • акты ревизий,
  • журнал учета инструктажа по технике безопасности,
  • заявление на отпуск,
  • приказ об изменении штатного расписания,
  • приказ об изменении оклада работника.

ЭДО – как инструмент управления

ЭДО – это скорость, прозрачность, четкость движения документов в компании. Расскажем чуть более подробно, что дает электронный документооборот различным участникам управленческой вертикали организации.

  1. Топ-менеджмент получает повышение управляемости компании за счет увеличении прозрачности происходящих бизнес¬-процессов и упрощении контроля над ними.
  2. Управляющие отдельными подразделениями четче понимают границы собственной ответственности и результаты деятельности подопечных подразделений.
  3. Рядовые сотрудники получают более четкие и понятные задачи – как следствие рост производительности труда.

Как выбирают оператора ЭДО

У компании, решившей сделать осознанный и тщательный выбор наиболее подходящего оператора ЭДО, как правило, в поле зрения оказываются около 30 игроков этого рынка. После отсева выбирают обычно из 5-7 крупнейших операторов ЭДО. Одним из самых востребованных на рынке является сервис крупнейшего оператора ЭДО , компании Тензор, СБИС Электронный документооборот.

На что обратить особое внимание при выборе оператора ЭДО:

  1. Тарифы.
  2. Наличие/отсутствие тестового периода.
  3. Техподдержка.
  4. Наличие мобильного приложения.

Преимущества СБИС ЭДО

Организация делопроизводства в СБИС Внутренний документооборот значительно уменьшит время, затраченное на такие операции как подготовка документа, поиск документа в архиве и пр.

В типовом решении СБИС уже реализованы самые распространенные процессы внутреннего документооборота:

  • поручения, приказы, письма, заявки, договоры и т.д.
  • согласование документов – простое или с подписью,
  • графический редактор маршрутов документов
  • «автоветвление» по сумме, ответственному, подразделению и т.д.
  • конструктор шаблонов документов и привязка их к этапам процесса
  • организация совещаний и планирование загрузки переговорных
  • контроль исполнительской дисциплины, уведомления о задачах.

Также в СБИС предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

Сервис позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. Для того, чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве поддержки работает служба, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. Кроме того, наши специалисты помогут в организации перехода на удаленный формат работы.

Важно. Необходимый атрибут ЭДО на удаленке – электронная подпись. Изготовление сотрудникам электронной подписи для утверждения внутренних документов дает возможность вести множество дел вне офиса и избавьтесь от ненужной беготни. Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Для внутреннего ЭДО не требуется сложная юридически значимая подпись (квалифицированная КП), аналогичная подписи от руки и печати, достаточно простой ЭП или неквалифицированной ЭП.

Подробнее узнать о всех возможностях внутреннего электронного документооборота организации для удаленной работы можно в разделе СБИС для удаленной работы. О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать и наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.