Внутренний ЭДО: соединяет людей, экономит ресурсы.

Отдали документ на согласование в соседний отдел - документ «провалился как в бездну».  За каждым уточнением по договору нужно бежать к юристам или в финотдел. Срочно понадобившийся документ по закону подлости не находится и предстоит перевернуть кипу бумаг… Знакомая ситуация? По статистике, 90% внутренних документов «живут по старинке» - распечатываются на бумаге, гуляют по организации «ногами», однако в последнее время эта ситуация меняется, бизнес разворачивается в сторону внутреннего электронного документооборота.

Согласно старой системе стандартов, определяющей терминологию в вопросе делопроизводства и организации работы с документами (ГОСТ 7 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. А электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Для предприятий из реестра МСП действует скидка 50% на годовое подключение к ЭДО!

Подключиться со скидкой

Из определения документооборота становится понятным движение документов внутри системы – получение документов (входящий поток документации), отправка документов (исходящий поток документации) и движение внутри системы (от создания до исполнения).

К внешнему документообороту, работающему с входящим и исходящим потоком документов, относятся бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация. К внутреннему документообороту относятся документы, не выходящие за пределы организации: приказы, уставы, положения, заявления, протоколы совещаний, инструкции, внутренняя служебная переписка и другие документы. Предметом нашей сегодняшней статьи является внутренний документооборот.

Скидка 50% на годовое подключение к внутреннему ЭДО! Если ваше предприятие МСП, подключите пакет «Внутренний ЭДО Плюс» за пол цены.

Подключиться со скидкой

Интересный факт:

Активными пользователями электронного документооборота являются государственные структуры. Среди первых полностью на электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы, случилось это практически 10 лет назад, в 2011 году. Тогда волевым решением госструктура отказалась от бумажных документов и перешла на электронные. Согласно данным сайта мэра столицы, каждый день пользователи системы создают около 50 тысяч документов и 75 тысяч резолюций. Электронный документооборот экономит Правительству Москвы примерно 200 тысяч листов бумаги ежедневно, то есть около 40 млн. рублей в год. Закажите бесплатный просчет выгод перехода на электронный документооборот!

В ответ на вопрос - зачем Правительству Москвы электронные документы, дан следующий ответ. Во-первых, стало легче контролировать исполнение служащими поручений. Во-вторых, использование электронного документооборота сокращает время на обработку и исполнение самих документов.

45 рублей – средняя стоимость документа на бумаге.

10 рублей – средняя стоимость электронного документа.

На пяти китах.

Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.

Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений. 

Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:

• Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
• Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
• Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
• Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
• Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
• Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
• Повышение культуры работы предприятия.
• Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.

Все преимущества от ЭДО можно обобщить в 5 емких категорий: экономия, скорость, качество, безопасность и управляемость.

Преимущество ЭДО в цифрах:

до 30% - экономия времени на согласование и поиск документов,

в 3 раза - снижение затрат на расходные материалы,

до 25% - повышение производительности труда,

до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

Основные принципы внутреннего документооборота.

Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.

Как движется документ во внутреннем ЭДО:

• Подготовка документа.
• Согласование документа.
• Подписание документа.
• Регистрация документа.
• Отправка.
• Прием документа.
• Первичное рассмотрение.
• Повторное рассмотрение.
• Вынесение резолюции.
• Исполнение документа.
• Направление документа в архив.

Внутренний документооборот регулируется локальными актами организации. Для внутреннего ЭДО в организации не обязательно использовать электронную подпись, однако тенденции таковы, что работодатели начинают все чаще использовать ЭП (электронную подпись) и для документов, проходящих жизненный цикл исключительно внутри компании.

Формы организации внутреннего документооборота

1. Централизованная - документация сосредотачивается в отделе-группе отделов, это может быть секретариат, канцелярия. Эти отделы берут на себя основные обязанности, например, регистрацию, обработку, хранение документации.
2. Децентрализованная - документация сосредотачивается в нескольких структурных подразделениях. Такая форма, как правило, применяется тогда, когда компания имеет несколько подразделений, территориально удаленных друг от друга,
3. Смешанная - совмещает в себе характеристики централизованной и децентрализованной форм.

Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.

Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.

7 основных видов внутренней документации компании:

1. Управленческий ЭДО - ведение организационных и распорядительных документов.
2. Кадровый ЭДО - ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
3. Коммерческий ЭДО - оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
4. Производственный ЭДО - ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
5. Финансовый ЭДО - ведение финансовой отчетности.
6. Складской ЭДО - ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
7. Архивный ЭДО - систематизация и упорядочение документов организации.

В зависимости от особенностей организации могут быть и другие виды ЭДО. Например, в СМИ это может быть внутриредакционный документооборот и т.п.

73% организаций, проводивших оценку эффективности внедрения ЭДО, заявили, что система окупилась.

Какие требования к ЭДО выдвигает бизнес.

Безусловно, драйвером внутреннего документооборота являются крупные компании и госструктуры. Они имеют для этого ресурсы, а также чрезвычайные потребности. Однако сейчас в сторону порядка с внутренней документацией смотрят и небольшие компании. Происходит это по трем основным причинам: во-первых, меняется культура ведения бизнеса – на смену поколению предпринимателей 90-х, во многом действовавших по наитию, приходят молодые ребята, выросшие на информационных технологиях. Во-вторых, в высокодоходных нишах высочайшая конкуренция, которая заставляет компании оттачивать процессы, в том числе и внутренние, в-третьих, сами программные решения становятся гибкими и более доступными по цене. Поможем выбрать оптимальную систему для быстрого перехода на электронный документооборот, оставьте заявку и получите бесплатную консультацию экспертов!

Как отличаются запросы на ЭДО у крупных и малых компаний.

Требования к ЭДО крупного бизнеса:

• проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли,
• ресурсоемкость решений,
• юридическая значимость документов при межкорпоративном обмене,  
• удобство работы с решением,
• вариативность доступа к системе – через компьютеры, мобильные приложения, веб-доступ и другие сервисы.

Требования к ЭДО малого бизнеса:

• минимальные затраты на внедрение и обслуживание решения,
• наличие универсальных решений,
• наличие мобильного приложения,
• возможность получения оперативной консультации,
• возможность «роста», то есть расширение возможностей системы без вложения больших ресурсов.

В СБИС Внутренний ЭДО  в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. Например, при помощи СБИС можно автоматизировать планирование загрузки переговорных комнат.

СБИС Внешний документооборот  имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, содержит готовые отраслевые решений, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.

О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать  наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.