Воинский учет: разбираемся в вопросах отчетности в военкоматы

Закон предполагает ведение отдельного учета для всех сотрудников, попадающих под категорию военнообязанных или призывников. До начала объявления частичной мобилизации подобная отчетность находилась среди дальних обязательств, учитывая минимальные штрафные санкции и отсутствие большой заинтересованности самих военкоматов проверять организации. Сейчас ситуация радикально поменялась и вопрос ведения воинского учета (ВУ) стал актуальным.

Рассказываем, как вести воинский учет на предприятии, какие отчеты требуется сдавать по военнообязанным. Как СБИС помогает автоматизировать процесс учета и сдачи отчетности в военкоматы.

Обязанности работодателя по ведению на предприятии воинского учета

Категории военнообязанных и призывников определяются частично в статье 52 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ (ред. от 24.09.2022) «О воинской обязанности и военной службе» и в Постановлении Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете». Согласно букве закона, к призывникам относятся мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, которые не находятся в запасе, то есть, ещё не служили или не получили военный билет по другим основаниям, а военнообязанные — граждане, которые отправлены в запас. При этом отправиться в запас можно не только после прохождения воинской службы.

Военнообязанные это граждане:

• Граждане, уволенные с военной службы с зачислением в запас вне зависимости от звания;
• Граждане, окончившие военные учебные центры при федеральных вузах по программам подготовки офицеров, сержантов, старшин, солдат, матросов запаса;
• Граждане, окончившие военные кафедры при федеральных вузах по аналогичным программам обучения;
• Граждане, не проходившие службу в армии в связи с освобождением;
• Граждане, не проходившие службу по различным причинам, отправленные в запас по достижении 27 лет;
• Граждане, не проходившие военную службу по призыву, не имея на то законных оснований, в соответствии с заключением призывной комиссии по достижении 27 лет;
• Граждане, уволенные со службы и не поставленные на воинский учет, но затем вставшие на такой учет в военкомате;
• Граждане, проходившие альтернативную гражданскую службу;
• Женщины, имеющие одну из военно-учетных специальностей.

Законодательство предполагает постановку на воинский учет всех граждан России за исключением следующих групп:

• негодные к службе по любым причинам;
• находящиеся в заключении в МЛС по приговору суда;
• проходящие действительную срочную либо иную службу;
• женщины без наличия соответствующей ВУС;
• проживающие постоянно за пределами Российской Федерации.

Непосредственно учет граждан проводится комиссариатами по месту постоянной регистрации человека, поэтому последний обязан информировать комиссариат о прибытии на новое место жительства. Одновременно часть обязанностей была переложена на работодателей (исключением будут ИП с наемными работниками). Они при оформлении на работу должны проверять один из следующих документов, касающихся отношения к военным обязанностям. Речь про военный билет или документ, который его заменяет (удостоверение, справка). В них ответственные за ведение учета работники отдела кадров проверяют наличие отметок о постановке на учет.

Если у вас в организации еще нет специально назначенного ответственного работника за воинский учет, то рекомендуем его назначить. В п. 12-13 Положения о воинском учете есть нормы, согласно которым можно рассчитать, сколько человек необходимо выделить для ведения военно-учетной работы. Например, при наличии более 500 работников – призывников и военнообязанных, потребуется отдельный специалист, который будет заниматься процедурами воинского учета.

Автоматизируйте работу своих сотрудников по ведению воинского учета со СБИС. СБИС организует электронный документооборот по сотрудникам, учтет рабочее время, готовит необходимые формы для подачи в военкоматы. Узнайте, как еще СБИС оптимизирует работу вашей организации.

Заказать консультацию

Особенности ведения воинского учета на предприятии

Законодательство делит ведение воинского учета на общее и специальное. Последнее предназначено для персонала, подпадающего под бронь.

В общем случае сотрудники отдела кадров в данном направлении выполняют следующие действия:

• выдача сотрудникам направления в военкомат для осуществления постановки на учет во время трудоустройства или увольнения (актуально для граждан без постоянной действующей регистрации, что часто еще называют по старинке пропиской, прибывших из других городов и регионов на период более 3 месяцев);
• вручение повесток на конкретных сотрудников, которые передает военкомат (если их невозможно вручить из-за дистанционной работы, отпуска, больничного листа, то надо об этом сообщить в комиссариат);
• обеспечение своевременной явки сотрудника по повестке в военкомат, что предполагает освобождение его от работы на этот период;
• направление в местный военкомат данных о находящихся на учете работников, а также тех, кто там должен состоять.

В отношении документооборота с военкоматом предприятия должны выполнять следующие действия:

• регулярная сверка информации с военкоматом;
• ведение отчетности предприятий, которые осуществляют бронирование;
• информирование о работниках;
• передача регулярно сведений об изменении кадрового состава;
• ведение карточки учета предприятия по универсальной форме 18.

Каждое из направлений имеет свои сроки, периодичность и требования. Непосредственно в военкомат организация отправляет следующие типы форм:

• карточка ведения учета предприятия (направляется при первичной постановке компании на учет и далее ежегодно);
• план будущих работ по воинскому учету и необходимого бронирования персонала (до конца каждого года на грядущий);
• информация о приеме и увольнении на предприятии (не позднее двух недель после оформления соответствующих приказов);
• сведения о лицах, подлежащих постановке на первичный учет в следующем году (до 1 ноября);
• информация о гражданах на воинском учете и лицах, которые там должны находиться (не позднее двух недель после соответствующего запроса из военкомата);
• перечень работников в возрасте 15 и 16 лет (не позднее 15 сентября ежегодно);
• информация об изменении персональных данных работников (не позднее двух недель после получения сведений об этом);
• отчет о количестве работающих и граждан, находящихся под бронью, (каждый год до 31 декабря включительно);
• информация про обеспеченность трудовыми ресурсами (на период возможной мобилизации до 1 января);
• данные о сверке информации (каждый год в сроки, которые определены военкоматом).

Сверка информации с военкоматом

Действия направлены на поддержание процедуры воинского учета в постоянно актуальном состоянии. Проводится процедура ежегодно и предполагает сверку информации данных из личных карточек сотрудников с данными комиссариата. Время и дату процедуры устанавливают местные подразделения комиссариатов. Она подразумевает составление полного списка работников в 2 экземплярах. Один передается в военкомат, а второй после регистрации в последнем остается у организации.

Отчетность в военкомат предприятий, ведущих бронирование

Предприятие должно сдавать специальную отчетность при ведении бронирования своих сотрудников по двум формам:

• Форма № 6, представляющая отчет об общей численности забронированных и работающих граждан, находящихся в запасе. Здесь отдельного универсального бланка нет, поэтому лучше запросить специальную форму в местном комиссариате;
• Форма № 19, касающаяся данных об обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами. Бланк также можно получить в военкомате, где дадут рекомендации по оформлению, так как он приведен в специальной инструкции.

Сведения о работниках

Каждый год до 31 марта формируются списки граждан для ведения первичного учета из числа тех, кому в течение этого года исполняется 17 лет. Для этого до 1 ноября предыдущего года работодателям надо предоставить в военкомат информацию о подобных работниках с анкетами. Дополнительно каждый год до 15 сентября должны быть направлены списки работников мужского пола в возрасте 15 и 16 лет.

Дополнительно военкомат может запросить информацию о гражданах, которые состоят на учете либо не состоят на нем, но обязаны. Подобные данные передаются в течение 2 недель после получения запроса в бумажном формате. Также в течение двух недель работодатель должен по собственной инициативе передавать информацию про изменения личных данных персонала, который находится на воинском учете. Речь про изменение места жительства, рождение детей, развод и так далее. Одновременно подобные сведения должны быть внесены в личную карточку сотрудника.

Передача сведений об изменении кадрового состава в военкомат

В каждом из случаев в течение 2 недель с даты оформления соответствующего приказа надо уведомить об этом военкомат с использованием формы из приложения 9 в бумажном формате. Эти данные скрепляются печатью, заверяются ответственным сотрудником отдела кадра и директором предприятия. Копию документа отправляют по почте, а копию хранят вместе с личной карточкой сотрудника для подтверждения выполнения обязательств.

Также все данные по форме 2 выдаются на руки работнику, который зарегистрирован в другом населенном пункте и прибыл на работу на срок от 3 месяцев. Предполагается, что сотрудник самостоятельно посетит военкомат для решения вопросов с ведением учета.

Ведение воинского учета в СБИС

Подробнее о правилах ведения воинского учета и формировании отчетов в СБИС рассказали на вебинаре:

Как внести сведения о воинском учете

При приеме в организацию нового сотрудника кадровый специалист проверяет документы воинского учета и вносит данные в СБИС.

1. В карточке сотрудника в разделе «Зарплата» необходимо перейти в вкладку «Личные данные» и указать, состоит ли сотрудник на воинском учете.
2. Далее нужно выбрать тип документа и заполнить сведения о воинском учете. После сохраните изменения.
3. Далее вам потребуется распечатать и дать на подпись сотруднику форму № 10. Для этого в карточке сотрудника нажмите и выберите «Карточка учета военнообязанных».

Как известить военкомат

В срок, равный двум неделям с момента оформления документов на сотрудника, работодатель обязан сообщить в военкомат о приеме на работу и увольнении военнообязанных. Извещения о кадровых событиях необходимо отправить в военкомат по почте заказным письмом с уведомлением.

1. В карточке сотрудника нужно выбрать «Извещение в военкомат».
2. В окне предварительного просмотра необходимо проверить данные сотрудника. Далее распечатать извещение.

Как отправить отчеты в военкомат

Чтобы получить список отчетов, которые требуется сдать вашей организации, вам необходимо обратиться в тот военкомат, в котором организация стоит на учете. Помимо списка отчетов уточните также и крайние даты их сдачи.

Все отчеты в военкомат отправляются заказным письмом или передаются лично в руки военному комиссару. Предварительно отчеты подписываются руководителем и на них ставятся печати.

Как передать сведения об изменении личных данных

Сотрудник, ответственный за военный учет, в течение двух недель обязан сообщить в военкомат новые персональные данные сотрудников. Например, это может быть смена прописки или изменение ФИО.

Для создания отчетов по изменениям нужно в разделе «Сотрудники/Кадровый учет» открыть панель массовых операций, отметить сотрудников, по которым требуется создать отчет, и нажать «Распечатать». Обратите внимание, что по каждой организации и военкомату сформируется отдельный отчет.

Как подать списки для сверки с военкоматом

По требованию военкомата, а также, возможно, по требованию органов местного самоуправления организация должна подавать сведения о состоящих на воинском учете гражданах. Срок подачи запрашиваемых сведений – 2 недели с момента получения запроса.

Чтобы составить списки для сверки зайдите в раздел «Сотрудники/Кадровый учет» на вкладку «Воинский учет».

1. Далее требуется указать организацию и военкомат и выбрать категорию сотрудников.
2. После этого нажмите «Построить». Далее проверьте и распечатайте документ.

Как сдавать карточку учета организации (форма 18)

Отчет по форме 18 требуется сдавать в тот военкомат, где организация состоит на учете. Отчет сдается раз в два года до 31 декабря. Данные должны быть актуальны на 1 января следующего года.

Для сдачи отчета:

1. Во вкладке «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите на ссылке «Воинский учет» нажмите.
2. Дале требуется указать организацию, военкомат и выбрать категорию сотрудников.
3. После нужно нажать «Построить», проверить и распечатать отчет.

СБИС содержит все актуальные формы для сдачи в военкомат, а также позволяет добавить специальные формы, требуемые отдельными обстоятельствами. Например, вы можете добавить план замены специалистов, которые будут призваны на военную службу (форма 16). Для этого:

1. Нужно в разделе «Сотрудники/Кадровый учет» открыть настройки и кликнуть «Воинский учет».
2. Далее вы сможете добавить через «плюс» нужный отчет в любом формате — PDF, Word или Excel.

Автоматизируйте работу по учету сотрудников со СБИС Управление персоналом. СБИС - это простой и удобный кадровый учет, воинский учет, расчет зарплаты, учет рабочего времени, KPI, корпоративный портал и кадровый ЭДО.

Подключить СБИС вам помогут наши сотрудники: подберут выгодный тариф, настроят оборудование, обучат персонал, окажут техническую поддержку. Звоните прямо сейчас или оставляйте заявку на сайте.