Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

Уже около 80% кадровой документации законом разрешается вести в электронном виде, начиная с графиков отпусков и приказов на командировки, заканчивая расчетными листками и табелями.

Какие кадровые документы можно смело переводить в электронный формат без рисков для организации, а с какими бумагами следует повременить, чтобы не столкнуться с ненужными разбирательствами с государственными инстанциями – разбираемся в этой статье.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

Переводим кадровый документооборот в электронный вид

Вслед за обменом электронными счетами-фактурами с контрагентами и отправкой электронной отчетности в надзорные органы настала очередь еще одной ниши – кадрового документооборота, который стал постепенно оцифровываться. Судите сами: вслед за электронными листками нетрудоспособности появились электронные трудовые книжки. Конечно, есть рискованные документы, с которыми торопиться не стоит – сюда следует отнести трудовые договоры, заявления об увольнении, некоторые приказы и т.д. Однако судебная практика показывает, что и они могут быть приняты.

В свою очередь, законотворцы не стоят на месте: Министерством труда был запущен эксперимент, в рамках которого 400 компаний или два миллиона сотрудников стали электронно подписывать любые кадровые документы. Этот пилотный проект был рассчитан до 31.03.2021 года, но недавно его продлили до конца июля.

В Министерстве труда говорят, что к июлю все необходимые поправки для кадрового электронного документооборота будут приняты к основному закону, регулирующему трудовые отношения между работниками и работодателями – Трудовому кодексу Российской Федерации.

Как всегда, у организаций есть два сценария:

  • Ждать, когда «сверху» придет указание всем переходить на электронный кадровый документооборот;
  • Начать готовиться к нему проактивно, настраивая и адаптируя к нему свои кадровые процессы.

Электронная подпись для сотрудников

При корректной интерпретации закона «Об электронной подписи» можно прийти к выводу, что электронная подпись позволит сотрудникам подписывать практически все кадровые документы. Однако, чтобы прийти к этому уровню цифровизации компании, необходимо:

  • Купить электронные подписи для персонала, например, в нашем Центре ЭЦП;
  • Издать внутренние локально-нормативные акты, которые будут регулировать использование ЭЦП сотрудниками;
  • Создать и внедрить внутреннюю систему электронного кадрового документооборота, например, на базе сервиса СБИС Кадровый ЭДО.

Однако, среди работодателей все чаще встает вопрос, какая ЭЦП подходит для кадрового электронного документооборота внутри компании? И мы постараемся ответить.

Существуют три основные разновидности электронных подписей:

  • Простая электронная подпись – подходит для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетных листков, табелей учета;
  • Неквалифицированная электронная подпись – также, как и простая электронная подпись подходит для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетных листков, табелей учета. Но, кроме того, может применяться для подписания должностных инструкций, журналов по инструктажу;
  • Квалифицированная электронная подпись – также, как и простая электронная подпись подходит для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетных листков, табелей учета. Также, как и неквалифицированная электронная подпись может применяться для подписания должностных инструкций, журналов по инструктажу. Но, кроме того, позволяет подписывать трудовые договоры и приказы об увольнении.

Выбор той или иной электронной цифровой подписи зависит, в первую очередь, от задач, которые вы планируете решать. Если вам требуется консультация, какую ЭЦП вам брать, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам.

Как перейти на внутренний кадровый ЭДО?

Чтобы перейти в своей компании на кадровый электронный документооборот, необходимо, в первую очередь, создать регламенты, локальные акты, соглашения, согласно которым сотрудники будут применять электронные цифровые подписи, правила работы с ЭЦП. Позаботьтесь о безопасности и создайте политики, регулирующие смену паролей от ЭЦП.

Во вторую очередь рекомендуем внедрить внутреннюю систему для кадрового документооборота, в которой, в отличие от электронной почты, ничего не потеряется, а статусы документом будут напоминать персоналу о том, что они должны выполнить определенные действия. С такой функцией справится СБИС Учет и контроль рабочего времени. СБИС подсчитает все рабочие часы, проконтролирует выполнение целей, организует архив электронных документов, составит графики рабочих планов и отпусков.

Рассмотрим, какие процессы уже стоит переводить в кадровый электронный документооборот (высокая вероятность), а с какими еще можно повременить:

Документ

Вероятность перевода в ЭДО

Необходимая электронная цифровая подпись

Прием сотрудников на работу

Заявление о приеме

Низкая

Любая

Трудовой договор с приложениями и соглашениями

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Трудовой договор о дистанционной работе с приложениями и соглашениями

Низкая

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Приказ о приеме на работу

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Личная карточка

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Правила внутреннего распорядка

Средняя

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Отпуска и графики

График отпусков

Средняя

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Уведомление о начале отпуска

Средняя

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Приказ о предоставлении отпуска

Низкая

Любая

Заявление о предоставлении отпуска

Низкая

Любая

Командировки

Приказ о направлении в командировку

Средняя

Любая

Авансовый отчет

Низкая

Любая

Согласие на направление в командировку

Средняя

Любая

Перевод, изменение условий труда

Заявление о переводе

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Дополнительное соглашение о переводе

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Приказ о переводе

Средняя

Любая

Учет времени

Табель учета

Низкая

Любая

График смен

Средняя

Любая

Больничные

Листы нетрудоспособности

Низкая

Не потребуется

Заявление на вычеты

Низкая

Любая

Заработные платы и премии

Расчетные листки

Низкая

Любая

Приказ о взыскании

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Увольнение

Заявление об увольнении

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Приказ о прекращении трудового договора

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Таким образом, внедрение КЭДО в каждой организации нашей страны не за горами, поскольку самые важные документы сотрудников скоро будут обязательны к ведению в электронном виде. А задача руководителей и владельцев бизнеса – заранее подготовиться к переходу на ЭДО.

Для предприятий из реестра МСП действует скидка 50% на годовое подключение к ЭДО!

Подключиться со скидкой

Если у вас возникли вопросы, как АБТ поможет внедрить электронный документооборот на вашем предприятии, обращайтесь к нашим специалистам! Мы покажем, настроим и внедрим ЭДО, а также расскажем, как еще СБИС сможет оптимизировать бизнес-процессы вашей организации.

Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.

Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео:

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

2 мин

Специалисты АБТ на Санкт-Петербургском Форуме Труда

В Петербурге прошел ежегодный форум труда, на котором рассматривался весь спектр вопросов рынка и экономики трудовых отношений. Мероприятие собрало ведущих специалистов и экспертов в области труда и занятости. Среди активных участников мероприятия выступили в том числе специалисты АБТ.

3 мин

СБИС КЭДО – в ТОП-3 рейтинга систем кадрового документооборота согласно агентству РБК

Маркетинговое агентство «РБК Исследования рынков» подготовило рейтинг российских систем КЭДО, в который включили всех ведущих операторов. При сравнении готовых решений для цифрового документооборота агентство определило лидеров рейтинга – в тройку лидеров вошло решение СБИС КЭДО.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.