Заявление на электронный документооборот: пишем без ошибок

Как подключиться к оператору ЭДО, по каким ключевым критериям его выбрать? Когда потребуется писать заявление на подключение к электронному документообороту и заключать соглашение об обмене электронными документами? Ответы на эти вопросы в нашей статье.

Рынок ЭДО в России развивается в последние годы очень быстро. С одной стороны его стимулирует государство, с другой - цифровая эволюция. Как следствие: если еще несколько лет назад услугу электронного документооборота оказывали чуть более 90 операторов ЭДО, то сейчас их уже 128. Если раньше электронный документооборот был уделом только крупных компаний, то сейчас это уже норма для средних компаний, и он не в новинку малому бизнесу.

Электронный документооборот - это и благо для компании, и одновременно вынужденная мера. Без него для части компаний путь на рынок просто закрыт. Как подключиться к ЭДО. Расскажем по порядку.

Причины подключения ЭДО:

1. Вынужденная.

   Государство, взявшее курс на цифровую экономику, заставляет «оцифровываться» и бизнес. Все плательщики НДС должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде. Компании с численностью сотрудников 100 и выше (на любом режиме налогообложения) обязаны сдавать налоговые деклараций и расчеты в электронном виде. Компания с численностью сотрудников 25 и выше обязаны сдавать отчетность по НДФЛ в ПФР и ФСС в электронном виде.

   В конце 2018 года Владимир Путин подписал №444-ФЗ, внесший поправки в закон о бухучете. В России создается Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности, подконтрольный ФНС. Все организации будут обязаны сдавать в него бухгалтерскую отчетность только в электронном виде, начиная с отчетности за 2019 год. Исключение сделано только для малых компаний, им дана отсрочка на один год.

2. Экономическая.

   ЭДО позволяет экономить два ключевых ресурса компании: время и деньги. Отправка отчета по электронным телекоммуникационным каналам занимает секунды. Не нужно ехать в отделение, стоять там в очереди. Не нужно распечатывать многостраничные отчеты. Не нужно тратить время на переделки. ЭДО позволяет сократить время на обработку и пересылку документов на 80%, повышает эффективность работы персонала с документами на 25%. В среднем, время работы специалиста с документом снижается в 4 раза.

3. Сервисная.

   Рынок систем ЭДО активно развивается и предлагает потребителям все новые и более технологичные решения. При этом решения конкурентные по цене. По мнению экспертов, ключевым фактором последнего времени, движущим рынок, является государственная стратегия импортозамещения, которая стимулирует отечественных разработчиков создавать новые продукты и активно развивать существующие.

4. Прогрессивная или «перемены в голове».

   Развитие цифровой экономики приводит к тому, что российские компании отказываются от ранее свойственного им консервативно-скептического взгляда на новые технологии. Немаловажным стимулом для этого служит мобайл, который активно проникает в повседневную жизнь человека, невольно меняет его сознание и тянет за собой «цифровизацию» всех сфер деятельности.

По каким критериям выбрать оператора ЭДО

Электронный документооборот обеспечивает обмен данными внутри компании, между компанией и ее контрагентами, а также между компанией и контролирующими органами. С чего начать процесс внедрения ЭДО.

Алгоритм такой: нужно выбрать систему и оператора ЭДО, получить электронную подпись, заключить договор с оператором, подписать заявление и соглашение на ЭДО с контролирующим органом, договориться с контрагентами.

Топ-10 параметров для внимательного выбора системы электронного документооборота:

• Безопасность.
• Удобство.
• Интеграция с другими системами.
• Роуминг данных.
• Опыт, количество клиентов.
• Отзывы клиентов.
• Наличие смежных сервисов.
• Техническая поддержка.
• Тарифы.
• Возможность протестировать систему (демо-доступ).

Подключение к оператору ЭДО происходит как правило через заявку, заполненную на сайте оператора или через личный контакт со специалистом. Необходимо изложить все задачи, которые вы хотите решить с помощью ЭДО, выбрать подходящий тариф и заключить договор с оператором ЭДО.

Для работы с ЭДО нужно назначить ответственных и обеспечить их электронной подписью. Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Заявление на электронный документооборот и соглашение с ПФР

После того, как выбор оператора ЭДО будет сделан, нужно написать заявление на подключение к ЭДО в ПФР и заключить соглашение. Это касается всех предприятий, численность сотрудников в которых превышает 25 человек.

Заявление о подключении в качестве участника электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, а также соглашение об обмене электронными документами с ПФР не нужно сочинять с «нуля», их шаблоны уже разработаны пенсионным фондом и размещены на его сайте.

1 экземпляр. Заявление о подключении к электронному документообороту необходимо сдать в единственном экземпляре.

2 экземпляра. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут вам на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то от него потребуется доверенность.

Как заполнить заявление на ЭДО в ПФР:

Заявление состоит из 2 блоков: данные об организации (или об ИП) и данные об операторе ЭДО, услугами которого вы пользуетесь.

В шапке заявления нужно указать полное название пенсионного фонда, с которым будет идти обмен данными.

Далее нужно заполнить строки о компании: регистрационный номер в ПФР, полное название, ИНН, КПП, контакты, ФИО руководителя и т.п. ИП заполняет по схожей схеме, указывает вместо КПП СНИЛС.

Заявку на подключение к ЭДО ПФР может рассматривать до месяца, как правило, согласование происходит в срок от недели и выше.

Если в документах обнаружится ошибка, в подключении откажут и процедуру нужно будет проходить повторно.

Соглашение об ЭДО с контрагентами

Договоренности между компанией и контрагентами в рамках ЭДО государством не регламентированы. Компании вольны договариваться в той форме, в которой посчитают нужным. Это может быть как решение в ходе устного переговорного процесса, в виде письма-приглашения одного из участников, в виде отдельного договора, подписанного обоими участниками системы обмена документами.

Любой из предложенных вариантов закрепления сотрудничества может содержать примерно следующую структуру:

• причины перехода компании на ЭДО,
• преимущества, которые может дать ЭДО,
• описание документов, обмен которых предлагается осуществлять в рамках ЭДО,
• перечисление шагов, которые необходимо выполнить для перехода на ЭДО.

Затрудняетесь в выборе оператора ЭДО? Это не удивительно, ведь выбрать из множества операторов электронного документооборота своего, которому можно доверить самое ценное – информацию, не так-то просто. Предлагаем вашему вниманию СБИС – систему, находящуюся в лидерах по ЭДО. Подробнее о ней вы можете узнать по ссылке СБИС Электронный документооборот. Отметим, что в ряде независимых пользовательских исследований рынка операторов ЭДО, сервис СБИС непременно фигурирует в числе наиболее оптимальных по цене, получает отличные оценки за функциональные возможности и удобство, а также сервисную и техническую поддержку.

Система позволит не только легко и быстро обмениваться документами, она делает прозрачным движение документов в компании, позволяет архивировать информацию и многое другое. Также его преимущество – наличие смежных сервисов. Например, СБИС Электронная отчетность позволит всегда иметь актуальные формы отчетности, контролировать сроки их сдачи, проверять на ошибки, выполнять аналитику, позволяющую оценить вероятность проверки и многое другое. А при необходимости – и получать живую поддержку специалистов, которые помогут разобраться в сложных ситуациях.

Подробнее о том, как с помощью СБИС наладить электронный документооборот и отчетность, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.