Автоматизация на базе СБИС привела к увеличению скорости обслуживания посетителей и росту прибыли в кафе «МегоБари».

Владельцы кафе и баров заинтересованы в том, чтобы наращивать популярность и посещаемость своих заведений, делая их ещё более прибыльными и перспективными. Во многом посещаемость кафе на старте, баров и ресторанов зависит от качества и скорости обслуживания.

О компании

Кафе «МегоБари» в Воронеже – небольшое, но уютное кафе грузинской кухни, где можно отдохнуть компанией, отметить любой праздник.

Как только собственник открыл свое заведение в марте 2023 года встал вопрос выбора программы для общепита, которая бы позволила уже на старте максимизировать посещаемость и популярность кафе в городе. При этом важно было настроить точный производственный и складские учеты. Клиенту необходимо было запустить работу заведения общепита (кафе) с нуля и, изначально, не было понимания, с чего начать.  Для решения задач по автоматизации представители кафе обратились к АБТ – эксперты Воронежского офиса компании провели для заказчика личную встречу, на которой рассказали про различные варианты автоматизации, продемонстрировали функциональные возможности разных систем. По результатам встречи было принято решение остановить свой выбор на недорогом, но функциональном продукте российской разработки для HoReCa - СБИС Престо. После обсуждения всех деталей проекта приступили к внедрению.

Задачи проекта, поставленные заказчиком:

• Настроить точный производственный, складской и управленческий учеты.
• Обеспечить корректное поступление продукции на склад, наладить автоматический процесс калькуляции и списания продуктов в соответствии с технологическими картами блюд.
• Настроить поддержку работы с алкогольной продукцией и обмен данными с госпорталами – ЕГАИС, Меркурий, Честный знак.
• Автоматизировать процессы передачи заказов на кухню.
• Увеличить скорость обслуживания гостей кафе.

Описание проекта автоматизации кафе

До старта проекта внедрения специалистами АБТ был подобран комплект торгового оборудования - моноблок, денежный ящик, фискальный регистратор, принтеры чеков, сканер штрихкодов. После установки необходимого оборудования приступили к настройкам программы СБИС Presto: первым делом завели всю номенклатуру, в том числе добавили модификации к блюдам и напиткам в личном кабинете СБИС (браузерная версия), выгрузили и правильно сформировали технологические карты, настроили участки производства готовых блюд.

Была произведена автоматизация складского учёта и налажен полноценный механизм продаж продукции с корректным списанием при помощи калькуляционных карточек. Под каждую позицию из меню была заведена своя калькуляционная карточка, в которую была внесена информация – название, сырьевой набор (по сборнику рецептов), норма (в кг), закупочная стоимость, наценка и стоимость продажи. Именно благодаря этому документу организация может понять сколько, чего и по какой стоимости потребовалось затратить для изготовления каждого блюда. Это позволяет корректно организовать складской учёт и вести всю аналитику по продажам, а вероятность кражи сырья на кухне становится минимальной - учёт по технологическим картам позволяет с точностью до миллиграмма вносить данные по блюдам. При проведении инвентаризаций система СБИС сразу считает излишек и потери, и выводит общую сумму по остаткам.

В рамках проекта клиенту также была необходима организации работы нескольких сотрудников в одной системе в режиме единого окна с учетом его прав доступа. Данные пожелания были учтены, разграничены доступы для руководителя, поваров, официантов. Руководителю организации с любого устройства доступна информация о расходах сырья, о себестоимости производства и продажам, на основании которых можно принимать нужные управленческие решения. Остальные сотрудники заведения контролируют данные по своему участку работ.

Дополнительно специалисты АБТ организовали взаимодействие СБИС с такими госпорталами, как ФГИС Меркурий, Честный знак и ЕГАИС. Удобно, что в установленной программе СБИС интеграция с этими порталами организована без необходимости установки сторонних решений.

После завершения основных задач по проекту дальнейшее взаимодействие с заказчиком происходит в рамках оказания услуг абонентского сопровождения, которое позволяет быстро отвечать на возникающие вопросы клиента и его сотрудников, что повышает их вовлеченность в процесс, компетентность, а, следовательно, и продуктивность, а также снижать потери времени и учёта, что снижает издержки и затраты.

Результаты проекта

1. Настроен учёт каждой единицы продукта на кухне и срок её реализации. Благодаря этому можно в режиме реального времени отслеживать количество затраченной продукции и своевременно закупать, не допуская отсутствие какого-либо ингредиента.
2. Минимизированы потери за счёт предотвращения хищений и обеспечения сохранности продуктов, поскольку все операции отслеживаются в программе: учёт по техническим картам позволяет с точностью до миллиграмма вносить и вести контроль данных по блюдам.
3. В СБИС реализованы все операции для продажи алкоголя и пива бутылками и на разлив. Система позволяет вести автоматический учет алкоголя в ЕГАИС. Все сведения о передвижении товара мгновенно фиксируются в едином реестре, отчет для налоговой формируется автоматически в указанное время. Система делает работу более эффективной, исключая штрафы за несоблюдение нормативов, разработанных для торговли алкоголем.
4. Вся работа с Меркурием, складом и обмен документами организована в едином окне, что позволяет принимать документы по электронному документообороту и гасить ВСД, не переключаясь между вкладками. СБИС поддерживает работу со складом, облегчает ведение учета и расчет с поставщиками.
5. Обеспечено комфортное обслуживание гостей за счёт отражения статуса приготовления блюда. Клиент знает, какой он по счёту в очереди и может благодаря этому располагать временем.

Для увеличения скорости обслуживания посетителей кафе каждому официантам установили на телефон приложение - СБИС Мобильный официант, благодаря которому исчезла необходимость записывать заказы посетителей в блокнотах.

Схема работы с заказами клиента теперь выглядит следующим образом:

1. Заступив на смену, официант выбирает весь гостевой зал или отдельные столы, которые он будет обслуживать
2. Формирует заказ клиента через мобильное приложение СБИС
3. В зависимости от участка производства блюд - холодный цех, горячий цех и бар – заказ распределяется на нужный участок приготовления
4. Официанту не требуется самому идти на кухню и в бар, чтобы передать заказ поварам - достаточно нажать одну кнопку в приложении
5. Как только блюдо на кухне готово, официанту приходит push-уведомление на телефон о необходимости забрать готовый заказ и передачи его клиенту.

Преимущества такой схемы работы:

• Многократно увеличивается скорость обслуживания и оборачиваемость столов. Заказ от стола мгновенно поступает на кухню
• Официант видит всегда в онлайн-режиме актуальные позиции меню, какие блюда находятся на текущий момент в стоп-листе, легко ориентируется по меню благодаря удобному поиску, контролирует время подачи блюд
• Возможность разделения чеков между гостями, замены или переноса блюда другому гостю или за другой стол

Грамотная автоматизация заведений общепита, кафе, ресторанов упрощает работу персонала, работники заведения могут уделить больше внимания гостю. Использование современного оборудования и программ для общепита позволяет сэкономить время и деньги, а работа всех сотрудников становится более эффективной.

Открыть бар, кафе, столовую или фастфуд – не простая задача, у нас есть проверенные и отработанные решения для автоматизации любого заведения общепита без лишних затрат. Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по автоматизации вашего заведения по лучшей цене!