Автоматизированная сдача отчетности в налоговую и электронный документооборот с контрагентами на базе СБИС в учебном центре «Инжстройпроект»

Эксперты АБТ в Челябинске помогли учетному центру «Инжстройпроект» перейти на электронный документооборот с контрагентами и госорганами с помощью СБИС.

Заказчик

Учебный центр «Инжстройпроект» работает с 2011 года и специализируется на предоставлении образовательных услуг предприятиям строительного комплекса (строительным и проектным организациям) по двум основным направлениям:

• повышение квалификации руководителей и специалистов со средним профессиональным и высшим техническим образованием;
• проведение тематических семинаров.

Ситуация до старта проекта

В своей работе над проектами и контрактами УЦ «Инжстройпроект» ежедневно сталкивается с необходимостью оперативной обработки большого объема документов и отчетов, что является трудоемким процессом.

До проекта документооборот с контрагентами и внутри организации велся в Excel и на бумаге. Документы терялись и приходилось запускать процесс заново. Так, согласование внутренних документов, контрактов, договоров могло длиться до нескольких недель. Чтобы решить проблемы, связанные с обменом документами внутри и с контрагентами, руководство учебного центра «Инжстройпроект» обратилось в Челябинский филиал «АБТ» для перехода на систему электронного документооборота и автоматизации отправки регламентированной отчетности на базе СБИС.

Цели и задачи проекта

1. Реализовать электронный документооборот в соответствии с законодательством.
2. Возможность сдавать отчетность в срок во все госорганы.
3. Оптимизировать отправку документации контрагентам, уменьшить расходы на бумагу и доставку, сократить время подготовки документов.
4. Улучшить внутренние бизнес-процессы, обеспечить прозрачность согласования документов и их назначение ответственным сотрудникам.
5. Разграничить права доступа сотрудников.

Описание проекта

Перед началом внедрения специалисты компании «АБТ» совместно с руководством учебного центра провели несколько встреч и демонстрации программ. Для решения задач автоматизации были выбраны современные сервисы «СБИС Электронная отчетность» и «СБИС Электронный документооборот».

С помощью сервиса «СБИС Электронная отчетность» бухгалтерия осуществляет подачу отчетности в налоговые органы в электронном виде. Система позволяет автоматически генерировать и проверять отчеты на наличие ошибок, что уменьшает вероятность допущения неточностей в оформлении документов и повышает их качество. Также осуществляется автоматическая отправка и принятие отчетности, что сокращает время на ее обработку и уменьшает количество бумажных документов.

Используя сервис «СБИС Электронный документооборот» на любых устройствах сотрудники центра «Инжстройпроект» быстро обрабатывают и отправляют документы клиентам, оформляют заявки на получение разрешительной документации, а также заключают договоры с партнерами. Встроенные в СБИС средства позволяют создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты ...) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Просматривать и подписывать их можно даже без подключения к интернету.

Документы формируются автоматически, подписываются и отправляются в электронном формате, что экономит время и уменьшает вероятность ошибок при их оформлении. А поиск нужного файла занимает секунды по сравнению с бумажным архивом. При работе в СБИС не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Документы гарантировано доставляются всем благодаря максимальному роуминговому покрытию.

Также появилась возможность назначить ответственное лицо или несколько ответственных лиц, которые занимаются подготовкой отчетности или работают с важной документацией. В кабинете компании могут работать сразу несколько сотрудников. С помощью прав и ролей можно указать, с какими разделами и документами СБИС пользователь будет работать, а куда доступ будет запрещен. СБИС также позволяет создать свои уникальные права доступа, настроить индивидуальные права или установить ограничения.

Результаты перехода на электронный документооборот с контрагентами и госорганами

1. Подписание и согласование документов возможно удаленно.
2. Сократили расходы на бумагу и курьерские услуги на 70%, что положительно сказалось на экономической эффективности.
3. Оптимизирована система поиска и классификации документов, что позволяет быстро находить нужные файлы и строить список документов, отсортированных по разным критериям.
4. Уменьшился риск потери или повреждения документов, что обеспечивает надежную защиту информации.
5. Процесс согласования документации ускорился на несколько дней, что позволяет компаниям быстрее принимать решения и заключать контракты.

«Выражаем искреннюю благодарность за отличную работу и высокий профессионализм специалистов АБТ и менеджеров отдела сопровождения. Всегда придут на помощь в решении любых вопросов. Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество», – делится своими впечатлениями Татьяна Наренкова, бухгалтер АНО ДПО «УЦ Инжстройпроект».

Автоматизация документооборота позволяет сэкономить время и деньги, а работа всех сотрудников становится более эффективной. Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение по переходу на электронный документооборот.