Отправим материал Вам на почту

Как быстро распределить 5000 пакетов документов по 45 обособленным подразделениям в СБИС ЭДО. Кейс ООО «Красноярск Партнеры»

О компании

ООО «Красноярск Партнеры» более 10 лет комплексно обслуживает вахтовые поселки в отдаленных регионах и в суровых климатических условиях от Сибири до Дальнего Востока. Для повышения уровня комфорта людей, работающих на сложных производственных объектах, сервисная компания из Красноярска организует питание, оказывает клининговые и прачечные услуги, производит строительные и ремонтные работы. В штате - 3200 сотрудников различной специализации. В Красноярске находится головной офис, а в общей структуре организации 45 обособленных подразделений (ОП) и 8 распределительных центров (РЦ).

45645.png

О проекте

Учитывая серьезный масштаб организации и наличие обособленных подразделений, в компании «Красноярск Партнеры» практически весь документооборот перевели в электронный формат. Для обмена документами с контрагентами использовали «Диадок», но сервис работал в полуавтоматическом режиме. Весь поток документов приходил в бухгалтерию головного офиса. За распределение отвечали несколько человек. Им нужно было проверить, отсортировать и переслать по филиалам более 5000 пакетов документов ежемесячно. Эта задача была трудоемкой и занимала много полезного времени бухгалтеров. Кроме того, цепочка согласования занимала от 3 до 7 дней. Упростить процесс распределения на текущей платформе ЭДО не удавалось.

В поисках альтернативных решений руководитель ИТ-службы обратился в новосибирский офис компании «АБТ».

Специалисты предложили внедрить сервис СБИС ЭДО, в котором есть возможность автоматически настроить маршруты согласования документов.

Правила регистрации электронных документов

В первую очередь в системе СБИС прописали правила регистрации электронных документов и автоматического распределения их по 8 РЦ компании. Основным критерием сортировки выбрали КПП обособленного подразделения, принадлежащий к определенному распределительному центру. Всех контрагентов уведомили, чтобы при отправке пакета документов указывали, как обязательный реквизит, ККП ОП. В алгоритме маршрутизации документов, кроме главного триггера – КПП подразделения, прописали более 100 правил, по которым документ будет доставлен в нужный РЦ.

Исключение из правил

В единичных и исключительных случаях, где не сработало ни одно правило, документ теперь попадает на сотрудника с ролью «Координатор». Он получает уведомление о задаче на e-mail. Определив нужный РЦ, координатор перемещает электронный документ в ящик распределительного центра по системе СБИС.

Роли ответственных в маршруте согласования документов

Согласно настроенному алгоритму маршрутизации, первым документ получает оператор РЦ. После сверки товара со списком УПД, документ движется по цепочке к бухгалтеру обособленного подразделения. Если бухгалтер не выявил ошибок, то подписывает документ квалифицированной электронной подписью и направляет поставщику в статусе «Принят, подписан». При наличии ошибок в реквизитах – отправляет на исправление контрагенту.

56456.png

За счет автоматизированной маршрутизации в СБИС удалось адресно распределить потоки документов по распределительным центрам и обособленным подразделениям. В результате:

Сократили ручные операции бухгалтеров головного офиса по распределению документов в ОП.

Ускорили согласование документов от 3 дней до 2 часов.

45

Подразделений компании

до 2 часов

Сократилось согласование документов

55%

Экономия рабочего времени

На вашем предприятии неуправляемый документооборот? Наши специалисты помогут вам настроить маршруты согласования документов, просто оставляйте заявку на нашем сайте. Вы получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота

Получить выгодное предложение

Запишитесь на индивидуальную презентацию

И оцените все возможности сервиса лично

Бизнес-кейсы по электронному документообороту (ЭДО)

Как организовать КЭДО при массовом подборе сотрудников: кейс ООО «Траектория»

ООО Траектория перешла на СБИС КЭДО с помощью специалистов АБТ и ускорила обработку кадровых документов от сотрудников в несколько раз, в том числе при массовом подборе в пиковые периоды скидок и сезонности в магазинах сети.

Как ускорить кадровые процессы и сделать их удобными для сотрудников: успешный кейс санатория «Виктория»

В кейсе рассказываем, как удалось организовать кадровый документооборот для распределенной команды сотрудников АО «ЦСТЭ», находящихся в разных городах России.

Как настроить быструю передачу отчетов в ЕГАИС ЛЕС через СБИС. Кейс компании «АТМ»

Эксперты АБТ помогли автоматизировать процесс подачи документов в ЕГАИС ЛЕС для компании по перепродаже и обработке древесины.



Подобрать кейс

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.