Как одна из крупнейших концертных организаций нашей страны «Петербург-Концерт» ускорила работу с документами на 80%?

Результаты автоматизации документооборота крупнейшей концертной организации нашей страны в нашем материале.

О Заказчике:

Санкт-Петербургское Государственное Бюджетное Учреждение Культуры «Петербург-Концерт» (Петербург-Концерт) – одна из крупнейших концертных организаций нашей страны. Свою историю ведет с 1930 года, когда была создана Ленгосэстрада. В 1965 году появилось название Ленконцерт, а в последние годы – Петербург-Концерт.

Сейчас это единственная государственная организация Северо-западного региона, которая реализует все виды зрелищных искусств: от массовых праздников на улицах и площадях – до камерных концертов в гостиных петербургских особняков.

Описание проекта:

Эксперты компании Петербуржского офиса «АБТ» получили запрос от компании на методическое сопровождение внедрения системы внутреннего электронного документооборота. Главная потребность – выстроить систему электронного документооборота, с возможностью удобного согласования и подписания документов. На момент обращения учреждение работало в привычной форме, на бумажных носителях. Ежемесячно в компании оформляется от 30 до 50 приказов, ознакомление с которыми требует подписи, отдельных сотрудников учреждения. Процесс усложняется, когда документ требует согласования. Возможность удаленного ознакомления и последующего подписания документов положительно сказалось на эффективности работы отдела документационного обеспечения и внутренней коммуникации сотрудников.

Цели и задачи заказчика:

• сократить использование бумажных документов;
• обеспечить простой механизм согласования/отклонения входящих писем;
• уменьшить время обработки документов;
• организовать единый архив документов и настроить гибкую систему уведомлений;
• оцифровать и ускорить подписание приказов, упростить отслеживание «должников».

Важно:

Особого внимание требовала коммуникация с госучреждениями, соблюдение сроков и регламентов в работе с ними, а также - настройке персональных бизнес-процессов и маршрутов документов.

Что сделано:

Эксперты АБТ внедрили модуль СБИС «Внутренний документооборот», настроили маршрутизацию входящей и исходящей корреспонденции, завели электронный архив, автоматизировали процессы согласования, создали печатные формы по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Для сотрудников администрации, компании АБТ настроили удобные маршруты согласования и движения документов с учетом нужд заказчика, настроили «Автоветвление» по сумме, ответственному, подразделению и т.д. Каждому сотруднику был предоставлен доступ к личному кабинету с настройкой прав доступа и ролевой модели согласно занимаемой должности с выпуском нужного количества ЭЦП для сотрудников.

Для остальных отделов к стандартному процессу, «Приказ», был добавлен бизнес-процесс, «Согласование», ставший привычным для всех сотрудников. Настроили выгрузку в Excel таблицы задолженностей – кто и какой договор должен подписать.  Спустя 2 недели со старта проекта, сотрудниками, «Петербург-Концерт», был успешно согласован и подписан первый приказ в электронном виде.

В рамках проекта удалось достичь:

• ускорения согласования документов минимум в 3-5 раз;
• гибкое оповещение и возможность своевременного ответа на запросы из Комитета по культуре и других госучреждений;
• возможности контроля исполнительной дисциплины;
• возможности удаленного подписания документов с мобильного телефона;
• улучшения коммуникация внутри коллектива;
• сформировали группу компетенции среди сотрудников заказчика на уровне администраторов системы;
• удобный электронный архив, быстрый поиск документов, удобный поисковой фильтр;
• работа с документами стала прозрачной для всех участников документооборота.

Теперь данные хранятся в одной базе — ничего не теряется. Настроенные права доступа позволяют сохранить в секрете информацию, которая является коммерческой тайной, и исключить утечку.

Продукты и сервисы СБИС, внедренные в ходе проекта:

• СБИС Электронный документооборот
• СБИС Электронный внутренний документооборот
• СБИС Архив

Своими впечатлениями от внедрения поделилась начальник организационного отдела СПбГБУК «Петербург-концерт», Семенова И. А.:

«Выражаю благодарность сотрудникам «АБТ» в лице специалистов по документообороту, Бегова Мурада и Ким Кирилла, за высокие организаторские способности и творческий подход в решении задач клиента».

Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Получить