Отправим материал Вам на почту

Как одна из крупнейших концертных организаций нашей страны «Петербург-Концерт» ускорила работу с документами на 80%?

Результаты автоматизации документооборота крупнейшей концертной организации нашей страны в нашем материале.

О Заказчике:

Санкт-Петербургское Государственное Бюджетное Учреждение Культуры «Петербург-Концерт» (Петербург-Концерт) – одна из крупнейших концертных организаций нашей страны. Свою историю ведет с 1930 года, когда была создана Ленгосэстрада. В 1965 году появилось название Ленконцерт, а в последние годы – Петербург-Концерт.

Сейчас это единственная государственная организация Северо-западного региона, которая реализует все виды зрелищных искусств: от массовых праздников на улицах и площадях – до камерных концертов в гостиных петербургских особняков.

Зал в особняке

Описание проекта:

Эксперты компании Петербуржского офиса «АБТ» получили запрос от компании на методическое сопровождение внедрения системы внутреннего электронного документооборота. Главная потребность – выстроить систему электронного документооборота, с возможностью удобного согласования и подписания документов. На момент обращения учреждение работало в привычной форме, на бумажных носителях. Ежемесячно в компании оформляется от 30 до 50 приказов, ознакомление с которыми требует подписи, отдельных сотрудников учреждения. Процесс усложняется, когда документ требует согласования. Возможность удаленного ознакомления и последующего подписания документов положительно сказалось на эффективности работы отдела документационного обеспечения и внутренней коммуникации сотрудников.

Цели и задачи заказчика:

  • сократить использование бумажных документов;
  • обеспечить простой механизм согласования/отклонения входящих писем;
  • уменьшить время обработки документов;
  • организовать единый архив документов и настроить гибкую систему уведомлений;
  • оцифровать и ускорить подписание приказов, упростить отслеживание «должников».

Важно:

Особого внимание требовала коммуникация с госучреждениями, соблюдение сроков и регламентов в работе с ними, а также - настройке персональных бизнес-процессов и маршрутов документов.

Что сделано:

Эксперты АБТ внедрили модуль СБИС «Внутренний документооборот», настроили маршрутизацию входящей и исходящей корреспонденции, завели электронный архив, автоматизировали процессы согласования, создали печатные формы по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Для сотрудников администрации, компании АБТ настроили удобные маршруты согласования и движения документов с учетом нужд заказчика, настроили «Автоветвление» по сумме, ответственному, подразделению и т.д. Каждому сотруднику был предоставлен доступ к личному кабинету с настройкой прав доступа и ролевой модели согласно занимаемой должности с выпуском нужного количества ЭЦП для сотрудников.

Для остальных отделов к стандартному процессу, «Приказ», был добавлен бизнес-процесс, «Согласование», ставший привычным для всех сотрудников. Настроили выгрузку в Excel таблицы задолженностей – кто и какой договор должен подписать.  Спустя 2 недели со старта проекта, сотрудниками, «Петербург-Концерт», был успешно согласован и подписан первый приказ в электронном виде.

В рамках проекта удалось достичь:

  • ускорения согласования документов минимум в 3-5 раз;
  • гибкое оповещение и возможность своевременного ответа на запросы из Комитета по культуре и других госучреждений;
  • возможности контроля исполнительной дисциплины;
  • возможности удаленного подписания документов с мобильного телефона;
  • улучшения коммуникация внутри коллектива;
  • сформировали группу компетенции среди сотрудников заказчика на уровне администраторов системы;
  • удобный электронный архив, быстрый поиск документов, удобный поисковой фильтр;
  • работа с документами стала прозрачной для всех участников документооборота.

Теперь данные хранятся в одной базе — ничего не теряется. Настроенные права доступа позволяют сохранить в секрете информацию, которая является коммерческой тайной, и исключить утечку.

в 3-5 раз

Ускорилась работа с документами

2 недели

Срок внедрения

100%

Возможность подписывать документы электронно

Продукты и сервисы СБИС, внедренные в ходе проекта:

Своими впечатлениями от внедрения поделилась начальник организационного отдела СПбГБУК «Петербург-концерт», Семенова И. А.:

semenova.png«Выражаю благодарность сотрудникам «АБТ» в лице специалистов по документообороту, Бегова Мурада и Ким Кирилла, за высокие организаторские способности и творческий подход в решении задач клиента».









Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Получить

Запишитесь на индивидуальную презентацию

И оцените все возможности сервиса лично

Бизнес-кейсы по электронному документообороту (ЭДО)

Как организовать КЭДО при массовом подборе сотрудников: кейс ООО «Траектория»

ООО Траектория перешла на СБИС КЭДО с помощью специалистов АБТ и ускорила обработку кадровых документов от сотрудников в несколько раз, в том числе при массовом подборе в пиковые периоды скидок и сезонности в магазинах сети.

Как ускорить кадровые процессы и сделать их удобными для сотрудников: успешный кейс санатория «Виктория»

В кейсе рассказываем, как удалось организовать кадровый документооборот для распределенной команды сотрудников АО «ЦСТЭ», находящихся в разных городах России.

Как настроить быструю передачу отчетов в ЕГАИС ЛЕС через СБИС. Кейс компании «АТМ»

Эксперты АБТ помогли автоматизировать процесс подачи документов в ЕГАИС ЛЕС для компании по перепродаже и обработке древесины.



Подобрать кейс

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

ПЕРЕХОДИ НА СБИС. СКИДКИ ДО 80%