Как перевести документооборот в цифровой формат в государственном учреждении? Опыт Новосибирской консерватории им. Глинки.

Благодаря внедрению электронного документооборота для государственного учреждения, Новосибирская консерватория ускорила согласование документов до 2 часов.

О компании:

Новосибирская консерватория имени М.И. Глинки — государственное учреждение культуры высшее музыкальное учебное заведение. Основанная в 1956 году, консерватория стала первым музыкальным высшим государственным учебным заведением в Сибири и остается единственной организацией такого рода за Уралом. На 6 факультетах консерватории обучаются студенты и аспиранты из разных стран. Общее количество обучающихся в среднем составляет свыше 600 человек. В числе выпускников — солисты, дирижёры, оркестранты, концертмейстеры Мариинского и Большого театров, «Метрополитен-опера», «Ла Скала» и других известных сцен. Новосибирская консерватория так же славится своим педагогическим составом, включающим выдающихся деятелей культуры и искусств РФ, народных артистов, известных музыкантов-исполнителей. В штате консерватории 160 преподавателей. 

Бумажный архив и утеря документов.

Консерватория является федеральным государственным учреждением с многочисленным штатом сотрудников, в котором довольно большой документооборот: «первичка», кадровые документы, приказы и прочие документы. Такая важная административная процедура, как согласование документов, для ректората консерватории стала головной болью. Документы могли затеряться. Причем, отследить на каком этапе завис тот или иной приказ очень сложно – нужно опросить целую цепочку сотрудников, чтоб найти пропажу.

Ректорат консерватории взялся за решение вопроса организации электронного документооборота и обратился в компанию «АБТ».

Государственное учреждение выделило следующие основные задачи документооборота:

1. Ускорить согласование документов. 

2. Организовать электронный архив.

О проекте.

Специалисты «АБТ» имеют многолетний успешный опыт внедрения систем электронного документооборота в госучреждениях на платформе СБИС. Задачи заказчика были подробно описаны, поэтому моделирование бизнес-процессов для консерватории выполнили в максимально короткие сроки – 5 рабочих дней. 

Эксперты «АБТ» подключили «СБИС Внутренний документооборот», функционал которого идеально подошел для решения задач государственного предприятия. Дополнительно были настроены права доступа к аккаунтам в СБИС для 20 пользователей. В СБИС легко можно организовать рабочий процесс, разделить зоны ответственности и защитить данные от изменений и утечек с помощью прав и индивидуальных ролей каждого пользователя.

В системе документооборота настроили 3 бизнес – процесса, часто встречающихся в государственных организациях: 

• Работа с корреспонденцией
• Создание и согласование служебных записок на закупку
• Создание и согласование служебных записок на премию\гранты

Электронную почту государственного учреждения интегрировали в систему СБИС, за счет этого входящая корреспонденция теперь проходит несколько этапов через отдел канцелярии. После сортировки писем по направлениям, запускается автоматический процесс согласования через ректорат. В случае положительного решения, ректор с помощью ЭЦП в системе утверждает входящее обращение, которое далее возвращается на канцелярию с последующей передачей задачи на исполнение в соответствующее подразделение.

Если у письма статус отказ, то оно возвращается с обязательным комментарием и указанием причины.

Благодаря четкой структуре и прозрачности процессов, согласование служебных записок и документов внутри организации теперь проходит быстро и без потери документов, обеспечена прозрачность взаимодействий между сотрудниками и подразделениями консерватории.

Электронный архив.

В рамках проекта по переходу государственной организации на электронный документооборот в консерватории был организован электронный архив документов в СБИС. Система хранит документы на защищенном облачном сервере, которые упорядочены и их легко найти с помощью фильтров. Стало возможно:

• Загружать и выгружать необходимые документы в архив в удобное время.
• Получать статистику по загрузкам, изменениям и связанным с файлами событиям. Все манипуляции по документам отражаются в «Ленте событий».
• Работать с электронными документами как с интернетом, так и без него.
• Просмотр документов можно осуществлять как в интерфейсе приложения, так и у на компьютере.
• Все документы легко найти и предоставить в нужное подразделение по запросу.

Специалисты «АБТ» провели групповое дистанционное обучение сотрудников консерватории им. Глинки по работе в системе СБИС и разработали для них видео-инструкции, на случай появления новых пользователей.

Результаты внедрения документооборота в государственное учреждение:

1. Ускорилось согласование документов в 3 раза.

2. Минимизировались потери документов за счет единой системы документооборота СБИС. 

3. Сократились расходы на бумагу.

4. Создан электронный архив с надежным облачным хранилищем и удобным поиском документов.

При выборе подрядчика на внедрение внутреннего электронного документооборота немаловажную роль сыграла стоимость проекта от компании «АБТ» на платформе СБИС, которая выгодно отличается от конкурентных решений в несколько раз. А сроки выполнения уложились в 5 рабочих дней!

Хотите перевести избавиться от утомительного складирования бумажных документов? Переводите документооборот своей организации в цифровой формат. Наши специалисты продемонстрируют все преимущества и возможности документооборота СБИС для государственного учреждения или коммерческой организации. Оставляйте заявку на нашем сайте, получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Заказать