Отправим материал Вам на почту

Эксперты АБТ помогли крупному поставщику металлопроката в Санкт-Петербурге перейти на электронный кадровый документооборот на базе современного решения СБИС.

brbt.jpg

О заказчике

К экспертам АБТ обратился один из ведущих универсальных поставщиков металлопроката на рынке Санкт-Петербурга, Ленинградской области и Северо-Западного региона. Компания поставляет продукцию разным заказчикам — от крупных строительных, торгово-промышленных организаций до частных клиентов.

Проблемы заказчика, выявленные на этапе аудита

В компании заказчика действует распределенная филиальная сеть с управлением в центральном офисе, при этом часть сотрудников работает на строительных и производственных объектах. Имела место высокая текучесть кадров и операционная загрузка отдела бухгалтерии, совмещающей одновременно две функции административно хозяйственной деятельности.

На этапе аудита также были выявлены узкие места в бизнес-процессах:

  • задвоение задач и ролей сотрудников, при которых часть процессов по согласованию и подписанию документов дублировалась, и увеличивала трудовые и временные затраты на работу,
  • высокая текучка кадров и большие объемы работы с кадровыми документами,
  • невозможность оперативно подписывать кадровые документы с удаленными сотрудниками,
  • отсутствовала выстроенная система проверки сотрудников при приеме на работу,
  • не было понимания о возможностях выпуска подписей для сотрудников внутри системы,
  • отсутствие интеграции с имеющейся учётной системой 1С: в компании не имели четкого представления о возможностях интеграционного решения.

Клиент пытался решить задачу интуитивными методами и «костылями», но время показало, что без специализированных систем типа кадрового электронного документооборота задачи не решаются, а только копятся. Плюсом являлось наличие в штате IT-специалиста высокой квалификации, готового принимать активное участие в реализации проекта со стороны заказчика.

Задачи проекта

Эксперты АБТ из офиса Санкт-Петербурге провели презентацию, познакомили заказчика с нашим отделом, изучили деятельность компании и совместно с заказчиком определили основные задачи проекта по переходу на электронный документооборот:

  • Снятие нагрузки на отдел бухгалтерии, совмещающей две функциональные роли в компании.
  • Оптимизация и ускорение подписания кадровых документов.
  • Единая система учёта, передачи, подписания и хранения документов, без привлечения третьих сторон.
  • Возможность выпуска всех видов подписей для сотрудников компании в офисе обслуживания АБТ.
  • Возможность последующей автоматизации внутреннего документооборота.

Для решения этих задач и полного ухода от бумажных документов в сторону электронного документооборота было предложено внедрение КЭДО на базе современного решения СБИС.

Описание и результаты проекта перехода на кадровый электронный документооборот

По итогам аудита руководству компании-заказчика было предложено несколько вариантов внедрения и даны рекомендации экспертов, основанные на успешном практическом опыте и изученных процессах клиента.

В результате выбор пал на типовой функционал программы СБИС Кадровый электронный документооборот, который полностью закрыл потребности заказчика:

  • Автоматизировано подписание кадровых документов от приема до увольнения. Была решена задача работы с кадровыми документами как офисных, так и сотрудников, работающих удаленно, а также самозанятыми и ГПХ.
  • Более 160 типов можно подписать без дублирования на бумаге по ст. 22.1–22.3 ТК РФ.
  • Готовые шаблоны документов позволяют легко готовить приказы и заявления, договоры и инструкции. Если этого набора документов не хватит, в любой момент можно создать или загрузить свои.
  • Используются типовые маршруты согласования с возможностью доработки под запросы организации: кадровые документы проходят заложенные схемы согласований по отделам и специалистам.
  • Выдача подписей сотрудникам возможна без визита в удостоверяющий центр.
  • Обеспечено безопасное хранение документов в облаке или на сервере, любой документ можно найти за пару кликов, риск потери сведен к минимуму.

Дополнительно с помощью подключенного блока СБИС для проверки сотрудников была выстроена процедура проверки кандидатов на работу. Стала доступна автоматическая проверка данных в официальных источниках и проверенных базах, по результатам который выдается подробный отчет, чтобы знать обо всех ограничениях для действующих или потенциальных сотрудников: от корректности документов до налогов и судебных тяжб.

Интеграция электронного документооборот в СБИС с имеющейся системой учета 1С позволяет обмениваться справочниками, кадровыми и зарплатными документами между системами без потерь. Специальный программный модуль для 1С позволяет подписывать кадровые документы прямо в интерфейсе 1С. Переключаться между программами не требуется. Отправка и получение документов в СБИС совершается всего одним нажатием кнопки в 1С.

В результате внедрения кадрового электронного документооборота работа перестала носить интуитивный и напряженный характер. Удалось существенно сократить нагрузку на специалистов.

Полный цикл операций кадрового делопроизводства осуществляется в одном окне, весь набор документов по каждому сотруднику можно получить одним кликом мыши. Настроена гибкая система уведомлений и моментальная регистрация личных кабинетов сотрудников с параллельным выпуском НЭП. Заказчик получил скорость и удобство в работе.

Проект реализован, в планах внедрение внутреннего электронного документооборота с целью перевода в цифровой формат 99,9% документов компании.

в 5 раз

Увеличение скорости подписания документов

100%

Снижение затрат на печать и доставку документов

100%

Сокращение потерь и ошибок в документах

Подписывайте все кадровые документы в электронном виде! Поможем создать систему управления электронными кадровыми документами сотрудников и соответствовать № 377-ФЗ от приема до увольнения. Закажите бесплатную консультацию и получите просчет эффективности внедрения электронного документооборота для решения своих задач.

Запишитесь на индивидуальную презентацию

И оцените все возможности сервиса лично

Бизнес-кейсы по электронному документообороту (ЭДО)

Как организовать КЭДО при массовом подборе сотрудников: кейс ООО «Траектория»

ООО Траектория перешла на СБИС КЭДО с помощью специалистов АБТ и ускорила обработку кадровых документов от сотрудников в несколько раз, в том числе при массовом подборе в пиковые периоды скидок и сезонности в магазинах сети.

Как ускорить кадровые процессы и сделать их удобными для сотрудников: успешный кейс санатория «Виктория»

В кейсе рассказываем, как удалось организовать кадровый документооборот для распределенной команды сотрудников АО «ЦСТЭ», находящихся в разных городах России.

Как настроить быструю передачу отчетов в ЕГАИС ЛЕС через СБИС. Кейс компании «АТМ»

Эксперты АБТ помогли автоматизировать процесс подачи документов в ЕГАИС ЛЕС для компании по перепродаже и обработке древесины.



Подобрать кейс

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.