Как увеличить число посетителей за счет автоматизации учета и бизнес-процессов?

Новосибирский офис «АБТ» помог компьютерному клубу «Digital Clan» с автоматизацией учета и бизнес процессов, организовал работу всех сотрудников клуба в единой системе с помощью СБИС.В результате заказчик увеличил скорость обработки заявок в 2 раза, количество посетителей выросло на 15%, а руководитель может без проблем контролировать работу и анализировать продажи.

Заказчик автоматизации

Компьютерный клуб «Digital Clan» пользуется большой популярностью среди геймеров Новосибирска. Всего у клуба в городе 2 точки, каждая разбита на несколько тематических локаций. Это настоящее киберпространство с удобной игровой периферией, где могут пообщаться и отдохнуть единомышленники. Дополнительно клиенты в клубе могут купить снэковую продукцию и безалкогольные напитки, а также заказать ароматные угли.

Ситуация до проекта

Ранее в компьютерном клубе руководство и сотрудники работали в разных информационных системах, что было совершенно не удобно.

Входящие заявки от клиентов на бронирование администраторы получали из социальных сетей и звонков по телефону. Заказы клиентов вручную вносили в свою CRM, возможности которой были урезаны и не соответствовали потребностям клуба. Из-за того, что у клуба два филиала, постоянно происходила путаница с бронированием. Администраторам приходилось уточнять, какой адрес в Новосибирске интересует клиента, узнавать наличие свободных мест и т.п.

Учет вели в бесплатном сервисе с очень ограниченным функционалом, возможности которого не позволяли снять аналитику по продажам, видеть актуальные остатки товара на складе. Из-за отсутствия аналитики по продажам руководству сложно было понять, какие зоны наиболее популярны, чтобы в будущем их расширить. Буквально в ручном режиме считалась зарплата сотрудников, мотивация напрямую зависела от продаж за смену. После очередной инвентаризации на складе выявили недостачу на внушительную сумму. Директор принял твердое решение об автоматизации учета, необходимо было сделать все бизнес процессы понятными и прозрачными. Рассматривали несколько комплексных решений и предложений в Новосибирске, но стоимость проекта автоматизации выходила далеко за рамки бюджета компании.

Цели и задачи проекта по автоматизации учета:

1. Уйти от разных систем и работать в едином информационном поле всем сотрудникам.
2. Реализовать систему онлайн - бронирования заказов.
3. Привести в порядок складской учет.
4. Анализ продаж.
5. Расчет себестоимости с помощью базового производства ароматных углей.
6. Организация распределения звонков на обе точки клуба, а также возможность анализировать звонки администраторов.
7. Расчет мотивации сотрудников смены.
8. Внедрить систему лояльности клиентов, рассылки по целевым группам.

Ход проекта и его результаты.

По рекомендации своего бухгалтера руководитель компьютерного клуба обратился в Новосибирский офис компании «АБТ». После того, как подробно были описаны все задачи, специалист предложил вариант автоматизации учета и бизнес-процессов клуба на базе программы СБИС, который охватывал все контуры данного проекта. Облачный сервис СБИС для салонов и сферы услуг – отраслевое решение автоматизации торговли и учета, его функционал отлично подошел под задачи клуба.

Сервис СБИС для салонов и сферы услуг включает в себя блоки:

• Складской учет. Навели порядок на складе, теперь видны актуальные остатки товара. Можно сделать анализ по продажам и понять какая продукция продается чаще, а какая залежалась. Вовремя делать заказ поставщикам. Инвентаризация в СБИС стала проще и быстрее в 2 раза.
• Технологические карты. При приготовлении ароматных углей стандартизировали рецепты и занесли их в технологические карты.Сотрудник смены выбирает нужный состав «ароматных углей», а система автоматически списывает ингредиенты со склада. Это помогает вести четкий учет по этой номенклатуре и точно рассчитать себестоимость.
• Расчет мотивации сотрудников с графиком работы. У каждого сотрудника есть своя учетная запись в сервисе с набором прав. СБИС автоматически рассчитывает зарплату на основе продаж, и сотрудник может посмотреть сколько он заработал за день. Кроме того, в СБИС можно составить график отпусков. Система мотивации стала прозрачной как для руководства, так и для сотрудников.
• CRM система для ведения клиентской базы.

После настройки внедрения СБИС Салон услуг специалисты «АБТ» в Новосибирске подключили СБИС Телефонию с голосовым меню. Клиент клуба может выбрать на первом этапе адрес заведения, который ему удобен и АТС распределит звонок на соответствующий филиал. В CRM системе сразу отображается заявка, и она точно не потеряется. Администраторы стали в 2 раза меньше тратить времени на обработку заявок по телефонному звонку. Записи звонков хранятся в системе, и руководитель клуба может прослушать звонки с клиентами и внести корректирующие действия в работу сотрудников при необходимости.

Онлайн бронирование

В типовом функционале «Рабочие места мастеров» перенастроили под различные геймерские зоны - локации. На следующем шаге настроили мобильное приложение «Saby Get Бизнес» и привязали его к сервису «СБИС Салоны». «Saby Get Бизнес» представляет собой личный кабинет, где клиент, пройдя регистрацию, может бронировать себе свободную локацию в клубе в режиме онлайн, а также пользоваться бонусной системой заведения.

Благодаря интеграции аккаунтов Инстраграм и ВКонтакте со СБИС, все заявки из соцсетей автоматически падают в CRM.

Благодаря СБИС сразу видно, какие и когда клиенты звонили, можно сделать аналитику постоянных посетителей. За счет настройки тегов, по которым можно понять, у кого какие предпочтения по играм, администраторы делают адресные целевые рассылки клиентам из системы с приглашением на геймерские турниры. Благодаря функционалу СБИС за 2 месяца клуб увеличил количество посетителей на 15%. И самое главное, заказчик полностью уложился в плановый бюджет автоматизации учета и реализовал поставленные задачи в кратчайшие сроки.

Сейчас все сотрудники работают в единой системе, а руководитель может контролировать их работу и анализировать продажи. СБИС облачный сервис, который позволяет работать также дистанционным сотрудникам. В случае масштабирования бизнеса можно просто адаптировать систему без доработок сервиса.

В следующим этапом данного проекта планируется внедрение кадрового ЭДО и системы видеонаблюдения на платформе СБИС.

Вас заинтересовал проект автоматизации учета, ищете выгодное решение для своих бизнес задач? Обращайтесь в отдел продаж и получите бесплатную консультацию экспертов по автоматизации.