Легкая работа с кадровыми документами гарантирована сети «Mybox» после полного перехода на электронный документооборот

В результате перехода на электронный кадровый документооборот с помощью экспертов АБТ руководство сети «MYBOX» упростило прием и увольнение персонала в своих заведениях. В несколько раз ускорилась работа с кадровыми документами и минимизировался риск их потери.

О заказчике

MYBOX — сеть ресторанов японской и паназиатской кухни, представленная в 111 городах России! Более 3000 человек, работающих в 300 ресторанах сети, готовы познакомить гостей как с популярными традиционными блюдами, так и переосмысленными вкусами современной Азии.

Основные задачи проекта

Руководство «АРТ ФУД», являющееся обладателем комплекса исключительных прав на товарный знак «MYBOX», обратилось в одно из наших московских подразделений с потребностью полного перехода на кадровый электронный документооборот в сети ресторанов MYBOX в г. Москва и г. Ростов-на-Дону. Заказчик ставил перед собой задачу в сжатые сроки полностью уйти от ведения кадрового учета, приема и увольнения сотрудников на бумаге и перейти на электронный кадровый документооборот. При этом было необходимо решить вопросы быстрого обмена документами, снижения расходов организации и исключение фактора расстояния между работниками и работодателем, интеграции имеющейся программы и системы КЭДО.

Описание проекта

Для решения поставленных задач оптимально подошло современное решение СБИС Кадровый документооборот. Программа закрыла все задачи по обмену электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. В ходе реализации проекта было настроены как типовые маршруты движения кадровых документов, так и уникальные с учетом особенностей компании-заказчика. Трудовой договор, заявления, инструкции подписываются электронными подписями и хранятся не на бумаге, а в электронном архиве.

Эксперты АБТ настроили интеграцию СБИС с 1С, благодаря чему кадровый специалист имеет возможность подписывать кадровые документы прямо в интерфейсе 1С без переключения между программами.

Для того, чтобы работать с электронными кадровыми документами мог и кадровый специалист, и сотрудники, выпустили на каждого неквалифицированную подпись (всего порядка 100 НЭП). Для ускорения работы с электронными документами установили персоналу мобильное приложение, с помощью которого любой сотрудник может подать заявление, например, на отпуск, подписать любые кадровые документы удаленно.

Результаты внедрения кадрового электронного документооборота

Благодаря настроенной интеграции СБИС с 1С, учет в сторонней системе вести стало еще проще и удобнее:

• Кадровик в своей учетной системе оформляет кадровый документ и отправляет его в СБИС на подпись.
• Сотрудник и руководитель подписывают документы электронной подписью в СБИС КЭДО.
• Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату в своей учетной системе.

В СБИС процесс приема на работу уже настроен. В нем для кадровика создан чек-лист — пошаговая инструкция по приему. Он подсказывает, какие документы запросить у сотрудника, какие данные указать и что отправить в госорганы, чтобы не нарушить законодательство. Кадровый специалист помимо электронного подписания получил возможность работать с кадровыми бизнес-процессами с учетом особенностей своей компании в системе электронного документооборота и может:

• настраивать подписание кадровых документов (когда и какой подписью будет заверен документ.;
• при необходимости добавлять дополнительные поля в кадровые документы;
• дополнять чек-листы;
• настраивать собственные печатные формы.

Электронные документы теперь невозможно испортить или потерять, их движение и подписание легко контролировать, а информация надежно защищена от утечек. Минимизирована необходимость принимать заявления в бумажном виде, по электронной почте или по телефону. Работодатель не тратит время на пересылку бумажных документов, а сотрудники, благодаря полученным электронным подписям, — на визит в офис, чтобы их подписать.

В своих личных кабинетах сотрудники MYBOX могут:

• быстро подписать кадровые документы своей ЭП,
• подавать заявления на очередной отпуск или отпуск за свой счет и контролировать остаток отпускных дней,
• отправлять уведомления об отсутствии на работе и согласовывать отсутствие со своим руководителем,
• контролировать свою зарплату и расчетные листки, получение которых можно подтвердить в 1 клик,
• знакомиться с инструкциями и приказами,
• составлять собственное расписание, видеть расписания коллег и ставить напоминания о важных событиях.

Поскольку интерфейс СБИС достаточно простой и интуитивно понятен обучение кадрового специалиста прошло максимально быстро. В любое время на связи с заказчиком круглосуточная техническая поддержка АБТ и все вопросы по работе в системе решаются в кратчайшие сроки. В планах заключение договора абонентского сопровождения для решения оперативных вопросов, созданию дополнительных маршрутов, новых доработок, ответов на вопросы пользователей.

По итогу успешного перехода на кадровый электронный документооборот на базе СБИС в АБТ руководство приняло решение о переводе на электронный формат работы остальные свои юр. лица.

Закажите бесплатный просчет перехода на электронный кадровый документооборот!

Оставьте заявку и получите подробную бесплатную консультацию экспертов АБТ по управлению персоналом и кадровому документообороту уже сегодня! Поможем решить задачи управления персоналом, анализа, отчетности, электронного документооборота, контроля рабочего времени и проверки сотрудников. Настроим простой и удобный кадровый учет, воинский учет, расчет зарплаты, учет рабочего времени, KPI, корпоративный портал и кадровый ЭДО.