Переход на электронный документооборот: эксперты АБТ помогли настроить согласование и обмен документами в СибГУТИ

Как сократить время на согласование внутренних документов с 2-х недель до 3 часов и упростить работу, благодаря настройке и переходу на электронный документооборот? В СибГУТИ знают ответ!

О компании

СибГУТИ - федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Сибирский государственный университет телекоммуникаций и информатики", известный технический ВУЗ в г. Новосибирске с 70-летней историей. Университет основан в 1953 году, имеет богатую историю, а на 6 факультетах ежегодно обучается 18 000 студентов. Штат насчитывает порядка 100 сотрудников.

Как и в любом госучреждении, в СибГУТИ много документов и бумажной волокиты. Часть документов распечатывается и передается из отдела в отдел на бумаге, а часть по электронной почте. Сложно было контролировать все эти потоки. Поставленные задачи часто выполнялись с просрочкой. Согласование приказов, распоряжений, договоров по времени доходило до 2-х недель. Расходы на бумагу – это вообще отдельная статья расходов. Представьте, каждый внутренний документ в среднем копируется 10 раз – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин…

Последним аргументом в пользу системы электронного документооборота стал переход на дистанционный формат работы во время пандемии. Проректор ВУЗа обратился в компанию "АБТ" для решения задач Университета по переходу на электронный внутренний документооборот.

Цели перехода на электронный документооборот:

• Сократить рутинные операции сотрудников и расходы на бумагу.
• Повысить скорость согласования документов.
• Организовать эффективный внутренний электронный документооборот при дистанционной работе.

Специалисты "АБТ" провели обследование основных внутренних процессов Университета по работе с документами. Требовалось повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов – важнейшая административная процедура и организационный инструмент, с помощью которого обеспечивается управляемость. Были смоделированы 15 бизнес-процессов движения и согласования документов, в каждом из которых было выделено по 15 этапов с 15 участниками и 10 подписантами.

Пример бизнес-процесса "Финансовый документооборот":

Специалисты АБТ подключили и провели настройку современной программы "СБИС Внутренний документооборот", добавили 100 пользователей и настроили права доступа каждому сотруднику и запустили все смоделированные заранее бизнес-процессы. Дополнительно были разработаны печатные формы на отпуска и командировки сотрудников с помощью конструктора документа, который позволяет автоматически сформировать заявление из аккаунта нужного работника Университета, при этом все личные данные подтягиваются автоматически. Любой сотрудник напрямую из своего Личного кабинета может подписать заявление с помощью ЭЦП для документов и отправить на согласование своему руководителю из любой точки мира. Это позволяет безошибочно создать документ, удаленно организовать и ускорить его согласование в несколько раз. Все сотрудники работают в одной информационной среде, это стало возможным после подключения электронной почты и корпоративной сети Университета к системе электронного документооборота.

На следующем этапе настроили двустороннюю интеграцию СБИС с 1С, в которой университет ведет основной учет, что позволило автоматически обмениваться данными. У 1С есть множество разнообразных конфигураций, которые могут заметно отличаться друг от друга по способу хранения данных. Требуется загружать документы для отправки контрагентам, контролировать вход в систему, доступы, права сотрудников. Интеграция с 1С позволила организовать электронный документооборот полного цикла:

• передавать и обмениваться первичные документами,
• выгружать документы из СБИС в 1С,
• проводить сверку полученных электронных документов с существующими в 1С,
• быстро утверждать или отклонять документы.

Эксперты по электронному документообороту АБТ провели групповое дистанционное обучение сотрудников Университета работе в системе электронного документооборота и разработали для них инструкции, на случай появления новых пользователей.

В результате перехода и внедрения внутреннего электронного документооборота Университет за 2 месяца получил:

• Ускорение согласования документов от 2-х недель до 3-х часов.
• Значительное упрощение работ с документами.
• Минимизацию рисков потери документов и безопасный электронный архив.
• Появилась возможность дистанционно подписывать и согласовывать документы.
• Работу всей структуры Университета в одном информационном поле.
• Сокращение расходов на бумагу составило 60%.

Если у вас есть задача по переходу на электронный документооборот, организации быстрого согласования документов, снижения затрат на бумагу, оставляйте заявку на нашем сайте, получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Получить