Переход на КЭДО и ускорение процессов документооборота в «ТД ПИК»

Как повысить прозрачность кадрового делопроизводства, упростить и ускорить процессы и работу с документами? Перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО)! Именно к такому решению приходят всё больше компаний. Один из наших клиентов, «ТД ПИК», уже оценил все преимущества перехода на электронный кадровый документооборот на практике.

О компании

ООО «ТД ПИК» - крупная компания Калининградской области, существующая на рынке более 28 лет, основное направление деятельности – оптовая и розничная торговля косметикой и бытовой химией в большом ассортименте. Оказывает своим партнерам сервис полного цикла: начиная от заказа и доставки товаров до организации опросов по качеству работы.

В компании работает около 200 сотрудников, и поскольку организация активно развивается, постоянно ведется поиск персонала. В связи с тем, что штат сотрудников достаточно большой, очень много времени уходило на процессы оформления и подписания кадровых документов, выделялись значительные траты на использование большого количества бумаги, для хранения всей кадровой документации требовалось большое помещение для архива. Кадровый документооборот велся частично в 1с и на бумаге, рабочие табели вели в excel. Все это требовало значительных временных и трудовых затрат кадровых сотрудников. Проблем добавлял медленный и не отлаженный процесс документооборота: согласование документов по приему на работу, увольнению, отпусков и пр.

В связи с этим в компании назрела необходимость перевода работы кадровой службы в электронный вид с целью полного ухода от бумажного документооборота, физического хранения документов и ускорения всех процессов работы с документами от ведения табелей рабочего времени до графиков отпусков. Также требовалось настроить мгновенное оповещение сотрудников обо всех кадровых изменениях, приказах, начислениях по ТК РФ и настроить процессы документооборота с государственными органами, сдачу кадровой отчетности и отправку документов на сайт Работа в России. Все эти задачи успешно помогли решить эксперты по электронному кадровому документообороту офиса АБТ в Нижнем Новгороде.

Задачи проекта

Необходимо было в кратчайшие сроки внедрить КЭДО в организацию, научить кадровика пользоваться сервисами кадрового электронного документооборота:

• вести кадровые операции в электронном виде,
• выпускать электронные подписи для сотрудников
• вести табели сотрудников, давать доступ в личные кабинеты персоналу
• создавать и корректировать шаблоны кадровых документов под требование компании
• создавать приказы и отправлять извещения сотрудникам в электронном виде
• работать с кадровыми отчетами для государственных органов

Переход на кадровый документооборот

Для решения поставленных задач в ТК «ПИК» были подключен СБИС Кадровый электронный документооборот, облачный архив СБИС Диск для хранения кадровых документов, выпущены электронные подписи для сотрудников отдела кадров. Также было установлено удобное мобильное приложение для быстрого взаимодействия и проведено подробное обучение кадровика работе с электронным документооборотом в СБИС с использованием современных технологий и постоянной связи с экспертами АБТ. В результате обучения сотрудники заказчика научились пользоваться и подписывать документы, просматривать информацию по кадровым изменениям, подавать заявления. Дополнительно эксперты АБТ предложили создать несколько операций приема для каждой должности со своим договором с целью минимизации внесения ручных правок в документы по каждой принимаемой должности. Было реализовано несколько копий шаблонов трудового договора под каждую должность. Кадровику теперь остается только выбрать, какой договор нужно использовать без долгих ручных правок.

Результаты

Продолжительность работ по переходу и подключению, настройке и обучению работе с кадровым электронным документооборотом СБИС составила всего 1, 5 недели. После завершения работ отдел кадров «ТД ПИК» полностью отказался от бумаги и ведения бумажного архива, сотрудники мгновенно получают информацию о кадровых изменениях в компании, а также видят всю информацию по отпускам, явкам, отгулам и прочим важным кадровым документам в режиме онлайн в своих личных кабинетах. Могут в любой момент самостоятельно заказать справку или оформить заявление на отпуск. Кадровик тратит меньше времени на процессы документооборота по приему, переводам, увольнениям. Реализованная в «ТД ПИК» настройка штатного расписания позволяет сразу же предоставить информацию по каждой должности и подразделению руководству. Отдел кадров получил доступ к актуальной ленте событий по каждому документу, быстро отслеживает все этапы подписания, ведет табели рабочего времени, с легкостью проверяет и контролирует все кадровые процессы и ведет документооборот с государственными органами в электронном формате.

Переход на КЭДО и внедрение кадрового электронного документооборота настолько облегчило работу кадровика, что теперь он может уделять больше времени поиску новых сотрудников в компанию, а не заниматься бумажной волокитой. Сотрудники не стоят больше в очереди за справками или оформлением кадровых документов, а значит больше времени тратят на исполнение своих трудовых обязанностей. Сократились расходы на бумагу, а также ведение архива. Эксперты АБТ находятся на постоянной связи с заказчиком и в формате консультаций и круглосуточной линии техподдержки оперативно решают все возникающие вопросы.

Своими впечатлениями от перехода на электронный кадровый документооборот на базе СБИС в отделе кадров ООО «ТД ПИК» делится Неволина Елена Викторовна: «Очень давно хотелось перейти на КЭДО, избавиться от бумаги и ускорить кадровые процессы и документооборот. В результате подключения СБИС кадрового документооборота у нас сократилось количество вопросов от работников по поводу оформления кадровых документов, отпусков и пр. Ускорились процессы подписания основных документов от приема до увольнения, облегчилась работа с электронными больничными, электронными трудовыми. Мы получили удобный график отпусков с возможность отслеживать пересечение дат по сотрудникам разных подразделений, также радует быстрое согласование с директором приема на работу успешных кандидатов. Так как в нашей компании очень много подразделений, с момента перехода на электронный документооборот стало удобно всех сразу или по подразделениям о чем-либо уведомлять. Настроен и отлажен мгновенный обмен документацией и кадровой отчетностью с госорганами. Во время подключения и обучения сотрудников с нами на связи постоянно были эксперты компании «АБТ», что позволило нам закрыть все наши задачи в самые кратчайшие сроки. С удовольствием продолжим дальнейшую работу по настройке в системе индивидуальных графиков работ наших сотрудников и надеемся успешно переведем на электронный документооборот другие наши подразделения.»

Подписывайте все кадровые документы в электронном виде. Поможем создать систему управления всеми документами сотрудников и соответствовать № 377-ФЗ от приема до увольнения! СБИС - ваш ключ к легкому и быстрому переходу на электронный документооборот. Получите бесплатную консультацию и просчет выгод перехода на электронный кадровый документооборот от экспертов АБТ!