Переход на СБИС КЭДО с помощью экспертов АБТ – формула увеличения скорости согласования кадровых документов на горнодобывающем производстве в ГК «Атом Минералс»

В настоящее время подавляющее большинство компаний стремится автоматизировать свои бизнес-процессы. Одним из последних трендов является автоматизация кадрового электронного документооборота. В крупных организациях ежегодно оформляются тысячи кадровых документов. В среднем на одного работающего сотрудника создается от 14 до 89 различных документов в год. Один из наших клиентов, ГК «Атом Минералс», уже оценил все преимущества перехода на электронный кадровый документооборот на базе программы СБИС на практике.

О заказчике

Группа компаний «АТОМ Минералс» - это одно из ведущих горнодобывающих и обрабатывающих производств Уральского региона.

В структуре компании собственные карьеры по добыче известнякового щебня, завод по производству извести в г. Богданович, развивающая проектная организация, головной офис находится в г. Екатеринбург. Сейчас в компании работает более 250 человек.

Описание проекта

До обращения в компанию «AБT» компания «Атом-Минералс» осуществляла кадровый документооборот в бумажном виде. Часть документов создавалась в 1С и заполнялось сотрудниками кадровой службы при помощи документов Excel. Документы распечатывались на бумаге и физически передавались между ответственными сотрудниками и подписантами. После подписания комплекта документов всеми участниками, они передавались на хранение в архив.

Такая схема бизнес-процесса хоть и привычна для многих, несет с собой ряд сложностей. Например:

1. Затягивается время подписания документов за счет пересылки и согласования;
2. Периодически бумажные документы теряются или портятся;
3. Растут расходы на бумагу и печать
4. Увеличены расходы на курьерские службы в связи с необходимостью пересылать документы между производственным отделом и службой персонала, которые находятся не в одном помещении.
5. Требуется выделение дополнительных площадей под хранение документов, на поиск нужных документов в архиве уходит время и силы.

Руководству службы персонала компании было очень важно увеличить количество эффективных часов сотрудников компании благодаря минимизации затрат времени на обработку кадровых документов. После общения с командой специалистов АБТ было принято решение о переходе на кадровый документооборот в СБИС. Проект стартовал сразу после согласования и был реализован за 2 месяца.

Экспертами АБТ был разработан бизнес-процесс работы с программой СБИС Кадровый ЭДО, который выглядит следующим образом: сотрудник отдела управления персонала создает документы в учетной системе «1С:Зарплата и управление персоналом» и запускает обмен. Далее комплект документов в электронном виде маршрутизируется по настроенной схеме между участниками документооборота, что в свою очередь минимизирует ошибки, вызванные человеческим фактором.

Для подписания документов от имени организации, ответственный сотрудник использует квалифицированную электронную подпись на своем рабочем месте. Остальные участники документооборота могут работать в личных кабинетах СБИС с документами с любого устройства с выходом в интернет, используя НЭП.

Для удобства работы был оцифрован и интегрирован в документооборот ряд таких документов, отсутствующих в информационной системе, как:

• согласие на работу в выходной день,
• согласие на сверхурочную работу,
• заявление на изменение графика работ,
• служебная записка на премирование,
• согласование отпуска.

Настроенный бизнес-процесс на примере оформления заявления на отпуск выглядит следующим образом:

По окончанию бизнес-процесса подписанный комплект кадровых документов возвращается сотруднику отдела управления персоналом на проверку и отправляется на хранение в архив. Теперь все кадровые документы хранятся в электронном архиве, а не в бумажном виде. Электронный архив размещен на защищенных серверах СБИС, что, в свою очередь, не усложняет IT-структуру организации. В разы сократилось время, необходимое для поиска нужного документа.

Результаты внедрения кадрового электронного документооборота на базе СБИС:

1. Сокращено время на создание, обработку, пересылку и подписание документов в несколько раз;
2. Теперь каждому сотруднику компании доступны его кадровые документы в режиме онлайн с компьютера или мобильного телефона;
3. Кадровый электронный документооборот интегрирован в учетную систему клиента "1С: Зарплата и управление персоналом".

Своими впечатлениями о внедрении программы СБИС для ведения кадрового документооборота делится руководитель отдела персонала Михаленко М.Ф: «Выражаем благодарность команде офиса «АБТ» г. Екатеринбург за решение поставленных задач. Особенно хочется отметить высокие компетенции специалистов в предметной области, клиентоориентированность и профессионализм проектной команды!»

Подписывайте все кадровые документы в электронном виде. Поможем создать систему управления всеми документами сотрудников и соответствовать № 377-ФЗ от приема до увольнения!! Попробовать программу СБИС КЭДО можно абсолютно бесплатно в течение 2 недель.

Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Заказать