СБИС Электронный документооборот для снижения затрат на печать, хранение и доставку документов в НПФ «Метаграф»

Сокращение затрат и увеличение скорости обмена документами после перехода на электронный документооборот в компании НПФ «Метаграф».

О заказчике

НПФ «Метаграф» — современное полиграфическое предприятие с опытом работы более 20 лет. Компания оказывает полиграфические услуги на территории Санкт-Петербурга с 1999 года. За годы работы зарекомендовали себя как надежный партнер и добросовестный исполнитель. Компанию для сотрудничества выбирают крупные рекламные фирмы, производственные предприятия, государственные, медицинские и учебные учреждения, малый и средний бизнес, индивидуальные предприниматели.

Цели и задачи проекта

В компании столкнулись с такими проблемами бумажного документооборота, как частые потери документов, долгие процессы по редакции и согласованию документации, ненадежное хранение и сложный поиск нужных бумаг, сбои при логистике и высокие затраты на доставку, необходимость удаленного подписания документов и доверенным лицом.

Заказчику крайне важно было в максимально короткие сроки автоматизировать бесперебойный документооборот для повышения качества оказываемых услуг и собственной экономической выгоды.

Описание проекта

Для оперативного перехода на электронный документооборот был выбран современный сервис СБИС Электронный документооборот, не требующий сложных настроек. В течение 5 дней заказчик уже начал работать с электронными документами.

С помощью СБИС был настроен документооборот в два этапа: сначала сделали возможным обмен договорами, а позже к ним добавились УПД. Таким образом, СБИС обеспечил возможность электронного подписания договоров с контрагентами и обмена первичными документами с поставщиками.

Одним из требований также была возможность настройки роуминга, чтобы клиенты заказчика могли продолжать работу со своими операторами. Неважно, с каким оператором работает контрагент, после подключения роуминга можно спокойно отправлять и получать любой юридически значимый документ без дополнительных действий.

Для удобства ведения документооборота в интерфейсе 1С была подключена внешняя обработка 1С и СБИС – специальный программный модуль, который позволяет настроить интеграцию между системами и дает возможность:

• отправлять первичные документы контрагентам прямо из 1С;
• загружать документы от поставщика из СБИС в 1С;
• утверждать или отклонять документы;
• переносить номенклатуры из 1С в СБИС.

Предпринимателям зачастую требуется подписывать реализации, счета и договоры, когда они находятся вне офиса. СБИС позволил преодолеть эту сложность – пользователям необходимо лишь вставить ключ ЭЦП в ПК и авторизоваться в СБИС. Для подписания любого документа с ПК, ноутбука, смартфона теперь достаточно просто утвердить процедуру.

Заказчик может быть уверен в полной защите своих данных благодаря подключенному программному обеспечению КриптоПро для:

• Создания, шифрования и проверки ЭЦП
• Защиты документов от несанкционированных изменений, закладок, модификаций ПО и вирусов
• Конфиденциальности данных при помощи криптографической защиты
• Гарантии подлинности, целостности и авторства подписанных документов.

Результаты

Сотрудники НПФ «Метаграф» успешно работают с электронными шаблонами договоров, отправляют и принимают документы за считаные секунды, ведут надёжный электронный архив, отправляют документы контрагентам прямо из 1С, подписывают документацию в удобном для них режиме: удаленно или в офисе.

Изначально клиент полагал, что ЭДО – дорогое удовольствие. Оказалось, что намного дороже вести бумажный документооборот. После полного перехода на электронный документооборот отпала необходимость в доставке распечатанных документов и затратах на хранение. Вся работа с документами проходит теперь без расходов на печать, доставку и курьеров. К тому же скорость работы с документацией увеличилась на 30%. Заказчик значительно экономит время – заполнение и отправка документа по шаблону намного удобнее, чем Word и другие популярные программы.

Переход на электронный документооборот в СБИС помог:

• быстрее согласовывать входящие документы и редактировать их,
• структурировать внутренние документы и упростить их поиск,
• организовать взаимодействие между подразделениями,
• организовать надежный защищенный архив,
• сократить издержки на печать, хранение и доставку.

Работать в СБИС просто. Все понятно, а если возникли вопросы, есть подробные инструкции, круглосуточная техподдержка и закрепленный за компанией менеджер.