Сеть «Аптека А» успешно перешла на кадровый и внутренний ЭДО с помощью экспертов АБТ

Переход на внутренний электронный документооборот и автоматизация на базе СБИС позволили сети иркутских аптек «Аптека А» упростить работу с документацией между своими филиалами и сократить расходы на курьеров на 70%.

Аптечная сеть ООО «Аптека А» насчитывает 56 филиалов по Иркутску и Иркутской области. В штате работает 100 сотрудников. В планах компании открыть еще 10 аптек до конца 2022 г.

Ранее весь документооборот велся на бумаге, что затрудняло работу бухгалтерии с кадровой документацией. Поскольку аптеки сети расположены по всей области, приходилось нанимать курьера для сбора документов с филиалов. В 2022 году расходы на бумагу и доставку корреспонденции выросли в 2 раза по сравнению с прошлым годом. Подписание приказов на отпуск, прием на работу нового провизора и согласование прочих документов затягивались на целую неделю. Так как руководитель компании планирует расширить аптечную сеть, для снижения затрат было принято решение упростить кадровый документооборот между филиалами. Директор ООО «Аптека А» обратился в Новосибирский филиал компании «АБТ», который имеет успешный опыт по автоматизации системы документооборота на платформе СБИС.

Переход на электронный обмен внутренними и кадровыми документами происходил в несколько этапов:

Этап 1. Специалисты «АБТ» разработали шаблоны внутренних и кадровых документов: заявления на командировку, отпуск, различные приказы согласно требованиям заказчика.

Этап 2. После подключения сервиса СБИС Внутренний документооборот настроили схемы согласования документов, что позволило обмениваться данными между филиалами в несколько раз быстрее, эффективно контролировать поток внутренней и кадровой документации и экономить рабочее время.

Этап 3. Для 100 пользователей подключили личный кабинет в СБИС, настроили рабочие места и права доступа пользователей. В личном кабинете может работать несколько пользователей, каждому из которых был настроен доступ только к определенным документам, задачам и участкам работ.

Этап 4. Чтобы каждый удаленный или офисный сотрудник мог электронно подписывать заявления на отпуск, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и прочие документы, нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Специалисты «АБТ» обучили бухгалтера выпускать электронные подписи на сотрудников и настраивать правила работы в личном кабинете СБИС. Теперь сотрудники могут подписывать документы с помощью НЭП удаленно и быстро в личном кабинете СБИС или через мобильное приложение СБИС Доки. А рush-уведомления мгновенно сообщают сотруднику о согласовании его заявки.

Этап 5. Специалисты «АБТ» подготовили видео инструкцию для пользователей по созданию и отправке документов на согласование. Они помогут новым сотрудникам самостоятельно разобраться в работе со СБИС. Дополнительные вопросы решаются в оперативном режиме с помощью круглосуточной технической поддержки СБИС.

В результате внедрения электронного документооборота СБИС в аптечной сети:

1. Ускорили согласования документов от 1 недели до 2 часов.
2. Значительно упростили работу с кадровой документацией.
3. Появилась возможность дистанционно подписывать и согласовывать документы.
4. Сократили расходы на бумагу и курьеров на 70%.

Хотите упростить обмен документами между филиалами или внутри организации и перейти на электронный документооборот? Оставьте заявку на сайте, получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Получите бесплатную консультацию и расчет выгоды от внедрения электронного документооборота.

Заказать