Учет в розничной торговле как по нотам: опыт автоматизации в Школе вокала №1

О заказчике

Школа вокала– федеральная сеть школ по обучению вокалу детей и взрослых. Уже 2000 учеников стали вокалистами и покорили сцену. Школа проводит открытые мероприятия и обучение вокалу для всех желающих во многих городах России.

Задачи проекта

Основной запрос клиента был в необходимости объединения торгового учета и бухгалтерского учета в точке продаж, где уже использовалась автономная касса и отсутствовала товароучетная система. Существовала проблема, до этого клиент пользовался программой бухгалтерии и не имел доступа к учетной системе. Из-за этого учет розничных продаж и своевременную сверку расчетов по эквайринговым операциям вести было крайне неудобно.

Требовалось вести учет в рамках одного окна. Бухгалтерский учет в розничной торговле имеет свои особенности за счет характера работы. Торговые точки ориентированы на запросы конечных потребителей. Расчеты в этой сфере производятся как наличными, так и с использованием банковских карт. Продажи товаров в розничной сети сопровождается выдачей ряда документов, среди которых кассовые и товарные чеки. При реализации проекта необходимо было учесть все эти нюансы.

Заказчику были также важны следующие моменты:

• формирование данных о результатах деятельности компании;
• контроль источников, которые формируют доход компании.
• кадровый учет и заработная плата

Описание проекта

Для решения поставленных задач были перерегистрированы имеющиеся автономные кассы на СБИС ОФД. Так как часть касс находилась в разных городах, их настройку производили удаленно. Администраторы на месте производили все взаимодействия по настройке и перерегистрации касс, используя подсказки экспертов АБТ. При переходе с предыдущей программы ОФД на СБИС были легко загружены продажи за прошлые периоды.

Во всех точках была подключена современная программа для ведения бухгалтерского учета - СБИС Бухгалтерия и сервис для сдачи отчетности через интернет – СБИС Электронная отчетность. Всего было автоматизировано 8 раб. мест бухгалтеров и настроена работа 18 автономных касс. Информация о рознице теперь автоматически загружается в СБИС Бухгалтерию. Работа с учетом упростилась.

Изначально у клиента не было в штате сотрудников, клиенту нужен был доступ только для бухгалтеров, но в ходе реализации проекта выяснили, что администраторы не видят информации о продажах, учете. В итоге был настроен доступ для администраторов, чтобы они всегда были в курсе событий в своей компании.

Результаты

После автоматизации ведения торговли в сети школ с помощью современных программ СБИС ОФД, Бухгалтерия и Электронная отчетность заказчик получил массу преимуществ в организации работы своих точек продаж:

• максимальная точность учета;
• широкие функциональные возможности программ;
• возможность принимать обоснованные и быстрые решения;
• низкие финансовые расходы на обслуживание программ;
• простая эксплуатация программных продуктов.

Автоматизация избавила руководство и бухгалтеров представительств школ от "бумажной волокиты", исключила возможные ошибки. Теперь все чеки сразу передаются в ФНС онлайн с каждой кассы, руководству доступен анализ продаж, оперативный мониторинг всех торговых точек:

• минимизировались риски возникновения ошибок в чеках: СБИС выявляет их раньше ФНС и сообщает о этом в уведомлении;
• доступна рассылка чеков по смс и email: достаточно указать данные для нового покупателя или выбрать из уже имеющихся.
• легко сверить данные чеков: информация о продажах в учетной системе совпадают с тем, что кассы передали в налоговую.
• просто контролировать исправность ККТ: СБИС сообщит, если от кассы не поступают фискальные документы или пора менять фискальный накопитель.

Повысилась скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Результат – лучшая аналитика и отчетность для бизнеса и более быстрые, более стратегические финансовые решения. Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Благодаря тому, что СБИС является современным решением, все подключенные сервисы работают в едином окне. Плюс, несмотря на то, что кассы остались автономными, вся информация о розничных продажах автоматически появляется в СБИС. После завершения проекта заказчик тратит минимум времени на занесение информации о рознице, теперь все происходит автоматически и вся информация о продажах доступна бухгалтерам и руководству. Загрузка банковских выписок осуществляется автоматически напрямую из банка.

В разделах «Учет» и «Деньги» можно провести анализ:

• денежных средств и взаиморасчетов — проверить остатки наличных и безналичных денежных средств, запланировать поступления и расходы;
• доходов и расходов — посмотреть источники доходов и расходов, оценить финансовые результаты организации;
• деятельности по объектам учета — чтобы понять, что именно приносит компании прибыль или убытки.

Важным моментом стало и то, что систему СБИС можно легко подстроить под требования любого заказчика. Для того, чтобы полностью настроить программу под себя, не всегда нужно быть программистом. СБИС имеет простой и гибкий внутренний язык, легкие настройки, понятные каждому.

Автоматизированный учет позволяет:

• оперативно получать данные по продаже каждой группы товаров;
• повышать качество обслуживания клиентов.

Лучший способ подготовить бизнес к будущему – инвестировать в автоматизацию. Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение для решения ваших задач.