Отправим материал Вам на почту

В ногу со временем: автоматизация документооборота в Михайловском театре оперы и балета

О компании:

56456.jpg

Михайловский театр - театр оперы и балета в Санкт-Петербурге, один из значимых музыкальных театров России. Театр был открыт еще в первой половине 19 века, по сей день радует жителей и гостей северной столицы удивительными живыми выступлениями профессиональных актеров первой величины.

О проекте

В театре до обращения в компанию АБТ весь документооборот с контрагентами и внутри организации велся исключительно на бумаге, что доставляло много неудобств всем, кто был связан с этим процессом. Согласование приказа или договора могло занять много времени и длиться несколько недель. Бумажные документы терялись и приходилось запускать процесс заново. Для решения проблем, связанных с обменом документами с контрагентами и ускорения внутреннего согласования документации, было принято решение о переходе на систему электронного документооборота и автоматизации на базе СБИС.

Основные задачи проекта:

  • реализовать электронный документооборот в таком режиме, который соответствует законам и соблюдает те же алгоритмы, что и в работе с бумагой.
  • оптимизировать отправку документации контрагентам, снизить затраты на бумагу и почтовые расходы, ускорить подготовку комплектов документов.
  • оптимизировать бизнес-процессы внутри организации, обеспечить прозрачность согласования документов и сортировку по ответственным работникам, предоставить различные уровни доступа к информации.

При выборе подрядчика для автоматизации и перехода на электронный документооборот немаловажную роль сыграла стоимость проекта от компании АБТ на платформе системы СБИС, которая выгодно отличается от конкурентных решений в несколько раз. Все первоначально поставленные задачи были решены экспертами АБТ в установленные контрактом сроки. За это время прошла презентация и обсуждение проекта, реализована техническая стыковка, пробные отправки документов и запуск электронного документооборота на базе СБИС в театре.

Все документы, которые поступают извне организации, распределяются по закрепленным за подразделениями сотрудникам в зависимости от адреса. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохраняются в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск нужного документа занимает пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключает дублирование документов. СБИС Электронный документооборот не дает потерять документ и позволяет отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.

Большинство внутренних бизнес-процессов также переведено в систему электронного документооборота. В театре теперь есть все для работы с внутренними документами:

  • Готовые шаблоны документов
  • Любые маршруты согласования
  • Распознавание документов
  • Надежный архив документов
  • Мобильное приложение

Результаты первого этапа автоматизации электронного документооборота в Михайловском театре:

  1. Автоматизация системы поиска необходимых файлов и классификация документов по разным критериям,
  2. Минимизировались риск потери или порчи документов за счет единой системы документооборота СБИС.
  3. Увеличилась скорость согласования документов на несколько дней.
  4. Значительно сократились расходы на бумагу и курьеров.

90

Количество рабочих мест

100%

Соответствие законодательству

в 3 раза

Ускорился обмен документами

Перспективы сотрудничества

В планах театра перевести в электронный формат все кадровые процессы, ведь электронный документооборот с работниками — это тренд 2023 года.

Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами и для оптимизации внутренних и кадровых процессов. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет идти в ногу со временем и развиваться, не тратя драгоценные ресурсы на рутинные задачи.

Хотите оценить все преимущества электронного документооборота? Наши специалисты продемонстрируют все преимущества и возможности документооборота СБИС для государственного учреждения или коммерческой организации. Оставляйте заявку на нашем сайте, получите бесплатную консультацию уже сегодня!


Получите бесплатную консультацию и расчет экономической выгоды от внедрения системы электронного документооборота.

Заказать

Запишитесь на индивидуальную презентацию

И оцените все возможности сервиса лично

Бизнес-кейсы по электронному документообороту (ЭДО)

Как организовать КЭДО при массовом подборе сотрудников: кейс ООО «Траектория»

ООО Траектория перешла на СБИС КЭДО с помощью специалистов АБТ и ускорила обработку кадровых документов от сотрудников в несколько раз, в том числе при массовом подборе в пиковые периоды скидок и сезонности в магазинах сети.

Как ускорить кадровые процессы и сделать их удобными для сотрудников: успешный кейс санатория «Виктория»

В кейсе рассказываем, как удалось организовать кадровый документооборот для распределенной команды сотрудников АО «ЦСТЭ», находящихся в разных городах России.

Как настроить быструю передачу отчетов в ЕГАИС ЛЕС через СБИС. Кейс компании «АТМ»

Эксперты АБТ помогли автоматизировать процесс подачи документов в ЕГАИС ЛЕС для компании по перепродаже и обработке древесины.



Подобрать кейс

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.