Отправим материал Вам на почту

Как перевести 2700 сотрудников на кадровый электронный документооборот, упростить и ускорить процессы и работу с кадровыми документами?

«НОВЭКС» — ведущее в Сибири предприятие оптовой и розничной торговли косметикой, парфюмерией, бытовой химией и хозяйственными товарами. Штат компании составляет более 2700 человек. Общее количество торговых точек на территории Сибири на текущий момент - 872. В среднем ежегодный рост компании составляет 12%.

НОВЭКС

Ситуация до проекта

Кадровый учет и расчет зарплаты в компании велся в “1С:Зарплата и управление персоналом КОРП”. Все кадровые документы подписывали на бумаге. Учитывая, что в компании работает порядка 2700 человек в более чем в 117 населенных пунктах, то время подписания кадровых документов достигало порой до трех недель, тем самым тормозило многие рабочие процессы. При текущих темпах и амбициозных планах развития торговой сети руководство «НОВЭКС»  задумалось о переходе на кадровый ЭДО.

Отдел кадров выбирал решение и подрядчика на протяжении нескольких месяцев. Главными критериями выбора программы для ведения кадрового документооборота были: 

  1. Безопасность: высокая степень защищенности системы ЭДО от взлома данных, т.к. кадровая документация должна строго хранится в архивах зачастую до 75 лет. 

  2. Переход на КЭДО, при этом не меняя привычной учетной программы 1С.

  3. Простота использования: быстрое освоение системы среди сотрудников компании. 

  4. Соотношение затрат и функциональности системы. 

Среди подрядчиков ИТ-компания “АБТ” представила сервис КЭДО СБИС, который легко интегрируется с учетной системой 1С, а также порталом “Работа России”. Специалисты компании отметили, что в СБИС: 

  • все данные, проходящие через систему СБИС, сохраняются исключительно в рамках защищенного и сертифицированного ЦОД

  • СБИС использует только защищенные, сертифицированные, разрешенные законом сервера, находящиеся в Российской Федерации

  • хранение всех баз данных построено на масштабируемой grid-архитектуре.

  • сетевая защита данных организована с участием межсетевых экранов Cisco ASA и коммутаторов Cisco Catalyst, которые сертифицированы службами ФСБ и ФСТЭК.

Еще одним немаловажным аргументом в пользу СБИС стал баланс цены и качества. В итоге заказчик остановился именно на облачном решении СБИС Кадровый документооборот

Подготовка и внедрение КЭДО

Сам процесс внедрения довольно быстрый, так как сервис облачный и не требует установки ПО на собственном сервере. Но подготовительный этап занял 3 месяца.

За это время специалисты “АБТ” совместно с компанией “Тензор” (разработчик сервиса СБИС) разработали:

  • локально-нормативные акты для перехода на электронный документооборот без дублирования на бумаге

  • формы электронных документов

  • настроили согласование и схемы регламентных кадровых документов от приема на работы до расторжения трудового договора. 

  • составили пошаговые инструкции для сотрудников организации

  • настроили интеграцию с 1С

  • провели отладку системы под компанию.

Перед запуском кадрового документооборота в электронном виде на всю компании, было принято решение собрать тестовую группу внутри компании «НОВЭКС» для отладки всех бизнес-процессов. На сотрудников этой тестовой группы оформили электронные подписи, с помощью которых появилась возможность подписывать кадровые документы в электронном виде. Среди них приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени и тд.

У специалиста по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами появилась возможность оформить заявку на выпуск электронной подписи. Форма выпуска электронной подписи СБИС снабжена подробными пояснениями и инструкциями, чтобы исключить любую ошибку. После выпуска ЭП сотрудник проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на защищенный носитель.

Также специалисты “АБТ” провели обучение для сотрудников «НОВЭКС» по основным блокам задач:

  • работа с документами, с сообщениями, с задачами;

  • добавление новых сотрудников с отправкой им приглашения для работы в СБИС;

  • настройка уведомления в карточке сотрудника;

  • настройка ролей сотрудников.

По каждому блоку обучения были подготовлены специальные видео-инструкции, чтобы облегчить переход на КЭДО для новых сотрудников организации.

На обучение сотрудников потребовалось минимальное количество времени, так как интерфейс программы СБИС интуитивно понятный и в нем несложно разобраться. Для удобства согласования документов каждый сотрудник установил специальное бесплатное приложение на свой телефон. Теперь все кадровые документы приходят моментально и их подписание занимает пару минут, благодаря возможностям облачной электронной подписи. Пользователи отметили удобство сервиса СБИС.

Полноценно обмениваться документами в электронном виде в компании начали в декабре 2022 г после отладки всех бизнес-процессов на тестовой группе. Сейчас системой кадрового документооборота пользуются порядка 2700 человек, но продолжают подключаться новые. В настоящее время техподдержка СБИС круглосуточно оказывает помощь в решении вопросов заказчика через персональный чат в режиме онлайн, а также работает персональный менеджер.

Результаты проекта:

  1. После внедрения СБИС КЭДО кадровые процессы в компании стали более прозрачнее: сотрудник в любой момент может обратиться к документам, сопровождающим его трудовую деятельность, оформить заявления, отпуск и т.д.

  2. Оптимизировался документооборот внутри подразделения: не нужно оформлять заявления на бумаге, ждать руководителя для подписания. Все процессы идут согласованно, без затрат дополнительных ресурсов.

  3. Сократилось количество ошибок при оформлении документов, т.к. формы заявлений и приказов формируются автоматически в СБИС.

  4. Ускорилось подписание и согласование документов от 3-х недель до получаса.

  5. Существенно сократились расходы на покупку офисной бумаги, заправку картриджей и амортизацию принтеров.

  6. Упростились рутинные операции и повысилась производительность труда в отделе персонала.

2700

Сотрудников перешли на кадровый ЭДО

30 минут

Занимает согласование 1 документа

100%

Кадровых документов оформляется в электронном виде

Подписывайте все кадровые документы в электронном виде. Поможем создать систему управления всеми документами сотрудников и соответствовать № 377-ФЗ от приема до увольнения! СБИС - ваш ключ к легкому и быстрому переходу на электронный документооборот. Получите бесплатную консультацию и просчет выгод перехода на электронный кадровый документооборот от экспертов АБТ!

Запишитесь на индивидуальную презентацию

И оцените все возможности сервиса лично

Бизнес-кейсы по электронному документообороту (ЭДО)

Как организовать КЭДО при массовом подборе сотрудников: кейс ООО «Траектория»

ООО Траектория перешла на СБИС КЭДО с помощью специалистов АБТ и ускорила обработку кадровых документов от сотрудников в несколько раз, в том числе при массовом подборе в пиковые периоды скидок и сезонности в магазинах сети.

Как ускорить кадровые процессы и сделать их удобными для сотрудников: успешный кейс санатория «Виктория»

В кейсе рассказываем, как удалось организовать кадровый документооборот для распределенной команды сотрудников АО «ЦСТЭ», находящихся в разных городах России.

Как настроить быструю передачу отчетов в ЕГАИС ЛЕС через СБИС. Кейс компании «АТМ»

Эксперты АБТ помогли автоматизировать процесс подачи документов в ЕГАИС ЛЕС для компании по перепродаже и обработке древесины.



Подобрать кейс

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.