Как сократить затраты на бумажный документооборот и ускорить обмен документами на 35%: опыт компании «АТОЛ»

Компания имеет офисы продаж в 200 городах нашей страны, работает с 250 тыс. заказчиков по всей России, которые в общей сложности отправляют в «Атол» несколько десятков тысяч различных документов каждый месяц.

Для оптимизации процессов, связанных с документооборотом, и, как следствие, сокращения расходов на отправку бумаг курьерскими и почтовыми службами, а также ускорения процедур согласования и подписания договоров, совершенствования управления и повышения эффективности работы компании в целом в «Атол» приняли решение о внедрении системы электронного документооборота.

В качестве подрядчика проекта были выбран эксперт в области ЭДО – компания АБТ Сервисы для бизнеса, как обладающие глубокой экспертизой в области оптимизации документооборота и выделяют немало ресурсов на развитие данного направления на территории России.

ИТ-система, предназначенная для организации электронного документооборота, должна была удовлетворять следующими требованиями «Атола»:

• Юридическая значимость системы;
• Простота развертывания и подключения;
• Возможность ведения внешнего документооборота;
• Легкое обучение сотрудников работе с системой;
• Возможность интеграции с учетными системами 1С;
• Безопасность и конфиденциальность.

В результате анализа требований заказчика специалисты ЭДО «Тензора» и АБТ предложили использование системы СБИС Электронный документооборот. Выбор СБИС ЭДО был обусловлен следующими преимуществами, которыми обладает данная система:

• Простое начало работы с системой (подтвержденное реальными отзывами о СБИС документооборот), доступный и интуитивно понятный интерфейс, возможность работать с ЭДО прямо в системе учета, к которой привыкли пользователи;
• Доступность ЭДО с различных устройств (в том числе, с мобильных) из любой точки при наличии подключения к интернету;
• Интероперабельность с большинством учетных систем, используемых современными компаниями для автоматизации бизнес-процессов;
• Высокая надежность ЭДО благодаря использованию различных инструментов криптографической защиты корпоративных данных и разграничению прав пользователей;
• Выгодная стоимость особенно в сравнении с решениями от зарубежных вендоров;
• Возможность использования электронной цифровой подписи для обеспечения юридической значимости документов при обмене с внешними контрагентами;
• Интеграция с различными системами ЭДО независимо от их производителя;
• Дополнительный функционал (сверки по налогам, подача нулевой отчетности в гос. органы);
• SMS-информирование сотрудников о статусе документа и др.

В результате проекта партнеры в кратчайшие сроки внедрили решение СБИС Электронный документооборот как для внутреннего корпоративного пользования, так и для внешнего обмена документацией с контрагентами компании. Основное требование – юридическая значимость системы ЭДО – было исполнено в полном объеме.

В первые 30 дней после начала использования СБИС Электронный документооборот более 35% контрагентов «Атола» наладили аналогичную систему и перешли на ЭДО. Благодаря простому подключению к СБИС партнеры «Атола» из разных городов России смогли оперативно перейти на СБИС Электронный документооборот и начать его полноценное использование в своей ежедневной деятельности.

Дополнительно эксперты ЭДО «Тензор» и АБТ настроили внешнюю обработку обмена электронными документами для 1С, которая необходима для выгрузки и загрузки файлов (документы по реализациям, акты сверки и др.). Внешняя обработка СБИС для 1С позволила оптимизировать процедуру отгрузок и отправки документов по ним. Теперь она выглядит следующим образом: сначала кладовщик отпускает товар и делает отметку об этом в системе 1С. Внешняя обработка автоматически отбирает документы, связанные с каждой отгрузкой, и всего лишь по одному клику мышкой менеджера отправляет их внешним контрагентам.

В настоящее время через СБИС ЭДО ежемесячно проходит порядка 20 тысяч комплектов документов (счетов-фактур, актов, накладных, универсальных передаточных документов и др.).

В результате внедрения СБИС Электронный документооборот компания «Атол» получила эффективный инструмент для организации документооборота, автоматизации бизнес-процессов, связанных с обменом документацией как внутри организации, так и с внешними контрагентами. Это позволило компании снизить трудоемкость задач, которые возложены на плечи профильных сотрудников, а также сократить затраты на обмен документами.

Хотите наладить электронный документооборот в своей организации, но у вас остались вопросы? Свяжитесь с нами для получения бесплатной консультации по подключению СБИС ЭДО. Или оставьте заявку на сайте , мы вам перезвоним и расскажем подробнее о всех преимуществах СБИС.