Отправим материал Вам на почту

Чек-лист по переходу на кадровый ЭДО и электронный архив

Действующее законодательство позволяет обмениваться электронными кадровыми документами с удаленными сотрудниками (407-ФЗ, 63-ФЗ) уже сегодня. По завершении эксперимента Минтруда КЭДО будет принят и рекомендован всем. Компании несут большие затраты при ведении кадровых документов на бумаге. По оценке экспертов, только на подписание уходит от 190 000 до 290 000 рублей в год на каждые 100 сотрудников, поэтому важность внедрения кадрового документооборота и ведения архива в электронном виде не оспорима.

Расходы можно сократить на 40% и более, если использовать электронные подписи, а за счет цифровизации согласования и утверждения кадровых документов экономия может превышать 70%.

8 июля провели вебинар, на котором эксперты нашей компании проинформировали об основных изменениях и новшествах, с которыми организации столкнулись при переходе на электронный документооборот, рассказали, с чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО, а также о том, как можно снизить стоимость внедрения и обойтись наименьшими затратами. На вебинаре затронули основные вопросы, касающиеся организации электронного архива в организации - о правилах хранения документов и способах организации архива данных.

В рамках вебинара АБТ были рассмотрены следующие вопросы:

  • Переходить на кадровый ЭДО или подождать?
  • Какие процессы можно перевести в ЭДО прямо сейчас?
  • Сколько стоит внедрение КЭДО в организации?
  • Где и сколько лет нужно хранить документы?
  • Зачем организовывать собственный архив?
  • Как синхронизировать архив в СБИС?

Вот ответы на некоторые вопросы, которые были заданы:

Вопрос 1. Какие типы электронный документов бывают?

Ответ: Есть два типа электронных документов: формализованные и неформализованные.

Формализованные документы – документы, составленные в формате, распознаваемом программными средствами всех участников электронного обмена без участия человека. Это могут быть счета, товарные накладные, счета-фактуры и прочие. При этом электронный формат некоторых документов утверждён законодательно и не может быть изменён (счета-фактуры), у других – только рекомендован к использованию (акт сдачи-приёмки работ).

Неформализованные документы – простые скан-копии бумажного документа, которые могут быть распознаны только с участием человека.

Вопрос 2. Какую электронную подпись выбрать для ведения электронного кадрового документооборота?

Ответ: Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете. В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Вопрос 3. Какие документы можно переводить в электронную форму

Ответ: В электронной форме можно вести следующие виды документов:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора; 
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте; • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ; 
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.

Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документы (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень.

Предлагаем вам посмотреть вебинар, чтобы услышать ответы экспертов АБТ на другие вопросы, которые задавала аудитория:

Следите за расписанием следующих вебинаров АБТ, подписывайтесь на нас в соцсетях ВК и FB и будьте в курсе всех событий, узнавая все горящие новости первыми!

О том, как с помощью СБИС организовать кадровый документооборот и синхронизировать ваш электронный архив со СБИС, во всех подробностях вам готовы рассказать наши специалисты.

Расскажем о плюсах и минусах перехода на ЭДО бесплатно. Пройдите небольшой опрос, который позволит понять степень готовности к переходу на электронный документооборот. Это займет у вас всего 1 минуту. Проверьте, готовы ли вы к переходу на ЭДО, прямо сейчас.


Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

8 мин

Кадровые и HR процессы: автоматизация подбора персонала

Как быстро найти своего работника, который вольется в команду и будет расти вместе с ней, как выделиться среди других работодателей отлаженными процессами работы с соискателями, как создать собственную базу кандидатов, отражающую все детали взаимодействия с ними, а также иметь под рукой удобный инструмент анализа работы персональщика? Ответ прост – автоматизировать работу кадровой службы.

6 мин

Система кадров: КЭДО под ключ

Под современными кадровыми системами понимают системы кадрового автоматизированного учета на предприятии. В цифровой кадровой системе создание, подписание и хранение документов происходит в электронном виде без бумажного дублирования. Что умеют электронные кадровые системы и какую на практике они дают эффективность – читайте в нашей статье.

7 мин

Форма № 18: карточка учета организации

Рассказываем подробно про карточку учета организации по форе 18. Нюансы заполнения и сроки сдачи. Куда и как сдается форма 18. Узнайте в нашей статье.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.