Отправим материал Вам на почту

Электронный документооборот: как вести кадры без бумаг

Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом, вести электронный архив без лишних бумаг и закрепить основы регулирования взаимодействия между сотрудниками.

Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом, вести электронный архив без лишних бумаг и закрепить основы регулирования взаимодействия между сотрудниками. Общая схема организации документооборота в кадрах выглядит обычно следующим образом:

2021-09-09_17-35-07.png

Для того, чтобы повысить прозрачность, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат и уже в ноябре этого года должны быть опубликованы его результаты. По словам экспертов, с большой долей вероятности эксперимент будет признан успешным и все, что можно перевести в электронный формат взаимодействия - будет переведено. Таким образом, переход на обязательный КЭДО не за горами.

9 сентября ведущими специалистами нашей компании был проведен вебинар, на котором они поделились данными статистики по участию организаций в эксперименте Минтруда, информацией о текущей ситуации и трендах в России, объяснили, почему именно сейчас стоит переходить на кадровый электронный документооборот, рассказали, как быстро перейти на КЭДО и при этом соблюсти все нормы закона.

В программе вебинара экспертами компании были раскрыты следующие вопросы:

  • Переходить на кадровый ЭДО или подождать?
  • Какие процессы можно перевести в электронный вид прямо сейчас? 
  • Сколько стоит внедрение кадрового электронного документооборота в организации?
  • Какие виды электронных подписей есть и какие нужно выпустить для КЭДО?
  • Где и сколько лет нужно хранить документы?
  • Зачем организовывать собственный электронный архив?
  • Как синхронизировать архив в СБИС?

Посетители вебинара активно задавали экспертам свои вопросы, в том числе и в Прямом эфире. Вот некоторые из них:

Вопрос 1. Какие кадровые документы можно уже сейчас подписывать в электронном виде?

Ответ: Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документы (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень. Вот перечень некоторых из них:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление; 
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление; 
  • извещение;
  • объяснение.

Вопрос 2. Какие компании могут переходить на КЭДО?

Ответ: Любые компании независимо от сферы деятельности и размера штата.

Вопрос 3. ЭДО лишает документ подписи и печати. Имеют ли такие документы юридическую значимость?

Ответ: Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), является равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. КЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания и обеспечивает ему юридическую значимость.

Предлагаем вам посмотреть вебинар, чтобы услышать ответы экспертов АБТ на другие вопросы, которые задавала аудитория:

Следите за расписанием следующих вебинаров АБТ, подписывайтесь на нас в соцсетях ВКИнстаграм и FB и будьте в курсе всех событий, узнавая все горящие новости первыми!

О том, как с помощью СБИС организовать кадровый документооборот и синхронизировать ваш электронный архив со СБИС, во всех подробностях вам готовы рассказать наши специалисты.


Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

8 мин

Кадровые и HR процессы: автоматизация подбора персонала

Как быстро найти своего работника, который вольется в команду и будет расти вместе с ней, как выделиться среди других работодателей отлаженными процессами работы с соискателями, как создать собственную базу кандидатов, отражающую все детали взаимодействия с ними, а также иметь под рукой удобный инструмент анализа работы персональщика? Ответ прост – автоматизировать работу кадровой службы.

6 мин

Система кадров: КЭДО под ключ

Под современными кадровыми системами понимают системы кадрового автоматизированного учета на предприятии. В цифровой кадровой системе создание, подписание и хранение документов происходит в электронном виде без бумажного дублирования. Что умеют электронные кадровые системы и какую на практике они дают эффективность – читайте в нашей статье.

7 мин

Форма № 18: карточка учета организации

Рассказываем подробно про карточку учета организации по форе 18. Нюансы заполнения и сроки сдачи. Куда и как сдается форма 18. Узнайте в нашей статье.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.