Проект о переходе на электронный кадровый документооборот утвержден

Эксперимент по кадровому ЭДО, который проводился на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ, завершился 15 ноября. 17 ноября Госдума приняла поправки в ТК РФ об электронном кадровом документообороте. Теперь все соискатели и работники смогут проходить дистанционные собеседования, заключать трудовые договоры без личного присутствия, подписывать документы электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам. Обмен электронными документами может быть настроен:

• через портал «Работа в России»;
• через специальную информационную систему ведения документооборота (например, СБИС Кадровый документооборот).

Проект планируется реализовать до 2023 года. Чтобы вы успели подготовиться ко всем новым изменениям и знали, как перейти на КЭДО без лишних проблем, мы провели вебинар. Посмотреть его в записи можно на официальном Youtube-канале АБТ Сервисы для бизнеса:

В ходе вебинара у слушателей возникло большое количество вопросов. Вот некоторые из них:

Вопрос 1. Расскажите про виды подписей для ЭДО и какие документы можно ими подписывать?

Ответ:

По новым правилам при оформлении документов будет применяться усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

В последней редакции поправок в ст. 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и документов по увольнению кроме приказа о увольнении.

Вопрос 2. Подскажите, пожалуйста, если мы подписали соглашение об ЭДО и признали, что внутри компании используем НЭП, нужно ли дополнительно использовать КЭП или мы можем НЭПом подписывать все кадровые документы?

Ответ:

После принятия изменений в ТК для приема, перевода, увольнения и взысканий нужно будет использовать КЭП. Остальные кадровые документы можно подписывать НЭП.  При использовании «Работы в России» со стороны сотрудников можно использовать ПЭП для всех кадровых документов.

Вопрос 3. Где будут храниться подписанные КЭП электронные документы? Их организация должна скачать и хранить?

Ответ:

Подписанные электронные документы будут храниться в зависимости от используемой системы документооборот:

• В случае использования портала «Работа в России» на серверах государства
• В случае использования специализированной системы для обмена электронными документами на сервере Удостоверяющего центра с возможностью автоматической синхронизации при необходимости хранения копий на локальном сервере организации.

Вопрос 4. Прием на работу осуществляется при фактическом присутствии сотрудников. А как быть в случае с ЭДО? Какую систему ЭДО лучше выбрать?

Ответ:

Электронный документооборот исключает необходимость личного присутствия сотрудника при приеме на работу. При этом важно, что, если сотрудник не подписал документ о приеме ЭЦП, он (в случае приема с помощью КЭДО) он не считается принятым.

Автоматизировать и оптимизировать кадровый учет и весь документооборот по сотрудникам вашей компании поможет СБИС. СБИС организует электронное взаимодействие внутри компании: вы легко сможете оперировать цифровыми кадровыми документами. СБИС Кадровый ЭДО позволит сократить время обработки данных, упростит схему взаимодействия, сэкономит средства. СБИС Учет и контроль времени наладит контроль и управление рабочим временем ваших сотрудников с наибольшей полезностью. 

О том, как с помощью СБИС организовать кадровый документооборот и синхронизировать ваш электронный архив со СБИС, во всех подробностях вам готовы рассказать нашим менеджерам.