К ноябрю кадровый ЭДО полностью узаконят

Кадровый учет активно переводят в электронный формат. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента уже подписывают электронно кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и официально разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков».

Предложение дополнить Трудовой кодекс статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» уже одобрено Правительством и передано на обсуждение в комитеты Совета Федерации. В случае принятия закона, работодатели и сотрудники будут подписывать все кадровые документы в электронном виде уже с 16 ноября 2021.

Можно подождать, когда нас всех принудительно обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. Зачем ждать осени? В СБИС уже можно вести электронный кадровый документооборот. Сами выдавайте ЭЦП сотрудникам и подписывайте с ними что угодно: от приказа о приеме до отпусков и заявлений при увольнении. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке ЭП можно подписывать большинство кадровых документов.

Для перехода на ведение кадров в электронном виде нужны:

• электронные подписи (ЭП) для работников;
• внутренние документы для легализации ЭДО;
• электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Чтобы подписывать электронные документы, вашим работникам нужны электронные подписи (ЭЦП): простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их применение регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭЦП зависит от того, какие задачи вам нужно решить:

• Для ухода от ведения графика отпусков в Excel и автоматизации процесса учета рабочего времени достаточно простой электронной подписи ПЭП.
• Для ознакомления и подписи локальных нормативных актов, инструктажей вполне достаточно неквалифицированной ЭП. 
• Для приема на работу дистанционных сотрудников советуем выбирать неквалифицированную или квалифицированную ЭП. 
• Если вам требуется уйти от ручного ввода данных паспортов и заполнения трудовых договоров по сканам документов, но при этом подписывать документы пока планируете на бумаге, тогда просто подключите СБИС Управление персоналом. Выпускать никакие подписи не потребуется.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по выпуску ЭЦП для ваших работников в кратчайшие сроки.

Внутренние документы для легализации электронного документооборота

Обратите внимание на то, что фиксировать необходимо любое применение ЭДО внутренними документами организации. Составляйте локальные акты о кадровом ЭДО (нужны для любой ЭП).

Например, для легализации отправки расчетных листков работникам в СБИС укажите: «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы СБИС». Это соответствует ст.136 ТК РФ и Письму Минтруда от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560.

В соглашениях с работниками по использованию подписей обязательно отразите, каким образом определяете лицо, подписывающее документ. Не забудьте про порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Запретите записывать пароль на бумаге, давать его другим лицам, даже IT-специалисту компании не стоит. Обяжите каждого регулярно менять пароль. Если выпускаете ЭП сами, в привязке к адресу корпоративной электронной почты и паролю, то контролируйте обязательную замену стартового логина и пароля. В случае трудового конфликта будет проще доказать, что подпись ставил работник.

Зачем нужна электронная система кадровых документов?

Кадровыми документами конечно можно обмениваться и по электронной почте. Но как 100% контролировать ответы от сотни сотрудников? Электронную почту могут взломать, письмо сотрудник может не прочитать, пропустить и т.п.

В СБИС же сотрудники без участия кадровика заполнят табель, узнают число доступных дней отпуска, подадут заявление. Сотрудник отдела кадров без труда оформит документы на прием, увольнение, командировки без ручного ввода, по сканам. Все действия кадровика регламентированы. СБИС напомнит, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. 1 неквалифицированный специалист отдела кадров сможет без ошибок вести 1000 работников.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы расскажем подробно на вебинаре 9 сентября. Спешите зарегистрироваться.

Или оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по переходу на Кадровый электронный документооборот уже сегодня!