Как обеспечить сохранность грузоперевозок при помощи СБИС?

За первые три квартала 2018 года Министерством Внутренних Дел было зафиксировано более полутора тысяч краж на транспорте. Пропадают не отдельные паллеты, а иногда целые контейнеры и даже фуры. Раскрытие таких преступлений не дает гарантии, что пострадавшая сторона возместит ущерб, поэтому обеспечение безопасности материальных ценностей при грузоперевозках является одной из ключевых целей организаций.

Как это происходит?

На производственные предприятия обращаются компании под предлогом оказания транспортных услуг. После погрузки материальных ценностей «экспедитор» пропадает вместе с грузом. На практике известны тысячи таких преступлений.

В этой цепочке мошенниками могут выступать как водители, намеренно трудоустраивающиеся в логистические компании, так и сами компании, которые предоставляют водителю и заказчику заведомо ложные сведения. Например, водитель может отвезти груз не на тот склад, куда изначально заказал перевозку заказчик, но это вовсе не означает, что преступление совершено водителем. Компания, в которую он трудоустроен, может предоставить ему подложные документы, в которых указан не тот адрес доставки.

Как компаниями обезопасить себя и застраховать от потерь? Читайте дальше.

Как обезопасить себя от краж

Одним из наиболее слабых мест любой грузоперевозки является то, что отправитель не знаком с водителем. Чтобы гарантировать сохранность груза, эксперты рекомендуют соблюдать три основных правила:

1. Идентифицировать, что за компания будет осуществлять грузоперевозку и оценить ее благонадежность;
2. Идентифицировать водителя, проверить его документы, прежде всего, сопровождающие груз, оценить его добросовестность;
3. Использовать электронный документооборот.

Далее мы дадим несколько практических советов, как проверить поставщика услуг.

Выбирайте поставщиков с электронной подписью

Чтобы получить электронную цифровую подпись, организация и ее руководитель должны доказать свои полномочию удостоверяющему центру, который выдаст ЭЦП. Подпись используется для сдачи отчетности в электронном виде, что уже подтверждает легальность деятельности организации. Более того, электронную подпись невозможно подделать, в отличие от подписи на бумажных накладных. Наличие ЭЦП у поставщика является одним из наиболее явных критериев его благонадежности.

Если вы до сих пор не используете электронную подпись, обратитесь к нам, чтобы узнать, как она может помочь вам оптимизировать ваш бизнес. Читайте подробнее о возможностях ЭЦП на сайте нашего Магазина ЭЦП.

Проверяйте благонадежность контрагентов

Прежде, чем начать работать с новым поставщиком транспортных услуг, необходимо выполнить проверку:

• Присутствия подрядчика в справочниках ЕГРЮЛ/ЕГРИП, уделив внимание видам деятельности по ОКВЭД. Если среди них нет транспортных – это должно насторожить. Кроме того, в справочниках ЕГРЮЛ/ЕГРИП можно узнать о прекращении деятельности компании;
• Транспортного средства на предмет нахождения в розыске, в угоне, в залоге, наличия оформленного полиса ОСАГО и талона о прохождении технического осмотра. Сделать это можно по VIN-номеру автотранспортного средства. Учитывайте, что прицеп является отдельным транспортным средством. Почитайте договор на предмет условий транспортного обслуживания, гарантий, предоставляемых поставщиком услуг;
• Арбитражной истории и записей в базе судебных приставов. Если подрядчик выступал ответчиком, обязательно найдите результаты споров – по ним будет ясно, чего от него можно ожидать.

Чтобы не проверять контрагентов вручную, используйте специализированный сервис СБИС Все о компаниях. Это программное решение самостоятельно проверит надежность компании и выдаст отчет со сведениями, на которые стоит обратить внимание.

Доверяйте компаниям, использующим электронный документооборот.

СБИС электронный документооборот как инструмент обеспечения безопасности перевозки грузов является просто «палочкой выручалочкой»: при обмене электронными документами используются средства криптографической защиты, что снижает вероятность подделки документов до нуля. Более того, СБИС электронный документооборот сокращает бумажную рутину, позволяет в считанные секунды оформить транспортные документы, подписать и отправить всем участникам процесса грузоперевозки. Внедрение электронного документооборота экономически целесообразно, если вы постоянно отправляете грузы в разные уголки страны и пытаетесь свести транспортные потери к минимуму.

Познакомьтесь с водителем

Водитель – это то лицо, которое будет отвечать за ваш груз. Познакомиться с ним особенно важно, когда речь идет о дорогостоящих и значимых отправлениях. Какой бы благонадежной не была организация-поставщик услуг, сохранность вашего груза будет зависеть, в первую очередь, от водителя.

Старайтесь иметь дело с поставщиками, которые оформляют электронные транспортные накладные. В этом случае у каждого водителя есть собственная электронная подпись, что является уже определенной гарантией его благонадежности, а в подписываемых документах будут реальные сведения.

Как это реализовано на практике?

Водитель при приемке груза должен подписать документы собственной ЭП. Это может быть как облачные сертификат КЭП, так и простая ЭП – в зависимости от того, чем свой штат водителей обеспечил поставщик транспортных услуг. Благодаря этому в случае, если груз пропадет, заказчик сможет доподлинно отвечать, кому именно он был передан. По мнению юристов в области грузоперевозок, такая мера должна повысить процент раскрываемости преступлений в данной отрасли. Чтобы получить даже простую электронную подпись, физическое лицо должно лично прийти в удостоверяющий центр, предоставить документы и телефон.

Подписание приема груза при ЭДО выглядит следующим образом: водитель получает на смартфон электронный файл с ТНп, проверяет ее соответствие грузу и подписывает своей электронной подписью. Подделать или изменить данные в электронной накладной с этого момента уже невозможно.

Культура переадресовки

Сегодня в среде грузоперевозок напрочь отсутствует культура переадресовки. Как изменение пункта назначения чаще всего выглядит на практике? Диспетчер (или лицо, представившееся диспетчером) звонит водителю и сообщает, что ему необходимо выгружаться на другом складе. Водители, как правило, действуют по таким «телефонным» переадресовкам, что совсем не соответствует интересам заказчика и законодательству.

При использовании ЭДО любая переадресовка проводится официально через юридически значимые электронные документы. Только заверенное подписью изменение попадает к водителю. Водители следуют исключительно указаниям в электронной товарно транспортной накладной. Только так, внедрив культуру переадресовки, грузоотправители могут обезопасить себя от потери груза вследствие махинаций с адресами.

Резюмируя все вышесказанное, отметим, что все больше и больше транспортных компаний переходит на использование электронного документооборота. Воспользуйтесь и вы специализированным решением для организации своей логистики от компании СБИС. Сокращайте затраты и риски, узнавайте о статусе документов в режиме реального времени с помощью СБИС ЭДО.

Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам.