Каковы новые требования по заполнению СЗВ-М с 1 октября 2018 года

В этом году Минтрудом были введены новые нормы, затрагивающие, в том числе, отчетность, касающуюся персонифицированного учета сотрудников. Несоблюдение этих нововведений грозит бухгалтеру любой российской компании серьезными проблемами. В первую очередь, изменения коснулись оформления отчетности по формам СЗВ-М и СЗВ-М за стаж.

Особенности подготовки отчетности по СЗВ М в 2018 году

Теперь отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-М за стаж может быть принята только после одобрения ПФР РФ. Если раньше достаточно было лишь направить эти формы в Пенсионный Фонд, то с октября 2018 года необходимо дождаться подтверждения со стороны надзорного органа о принятии документов. В качестве такого подтверждения выступает квитанция, подтверждающая доставку документов в ПФР, а также подписанный протокол контроля сведений.

Если организация не получила такие подтверждения от ПФР, то говорить о принятии отчетности по формам СЗВ-М и СЗ-М СТАЖ нельзя. Это означает, что ведомством документы получены не были и компания рискует столкнуться со штрафными санкциями в виду несвоевременного предоставления отчетов в ПФР. Регламентируются нововведения Приказом Минтруда №385н.

Другими словами, только получив квитанцию, подтверждающую получение отчета ведомством, бухгалтер может закрыть вопрос до следующего отчета. В обратном случае организацию ждут денежные взыскания в пользу бюджета. Размер штрафных санкций довольно приличный – 500 рублей за одного сотрудника. То есть, если штат предприятия большой, то ему могут грозить миллионные штрафы.

СЗВ М сроки сдачи в 2018 году

Напомним, что дедлайн по предоставлению форм, регламент принятия которых был изменен в Приказе Минтруда №385н, - это 15 число месяца, который следует за отчетным. В силу эти нововведения вступают с 1 октября 2018 года. Следовательно, уже 15 ноября компании должны следовать новому регламенту отчетности по формам СЗВ-М и СЗВ-М за стаж, чтобы не нарушить требования Минтруда и не наткнуться н штрафы из-за нарушения сроков.

О формах СЗВ-М и СЗВ-М СТАЖ

В целом эта отчетность должна подаваться всеми без исключения организациями, которые работают на территории Российской Федерации и имеют в штате сотрудников. Даже если трудоустроен только один человек – генеральный директор – эти отчеты должны направляться в ПФР. Данные документы отражают информацию об индивидуальном (персонифицированном) учете по каждому физическому лицу, работающему в организации. Если на предприятии работают более 25 человек, тогда компания обязана сдавать эту отчетность исключительно в электронном виде. В случаях, когда штат организации насчитывает меньшее число сотрудников, компания может самостоятельно выбрать, как – в электронном или бумажном формате – будет сдавать эти формы.

Имейте в виду! При сдаче СЗВ М в 2018 следует четко отслеживать получение от Пенсионного Фонда квитанций, которая станет впоследствии вашим подтверждением принятия отчетов ведомством. На следующий день ПФР также пришлет форму протокола контроля сведений, который также подтверждает принятие отчетности. Учитывайте, что вам необходимо будет подтвердить органу получение протокола посредством отправки в ПФР квитанции о его доставки за электронной подписью. Если вы только планируете перейти на электронный документооборот с государственными органами, тогда купите электронную подпись на сайте нашего специализированного Центра ЭЦП. Здесь можно оформить ЭЦП быстро и просто!

О чем стоит помнить при заполнении обеих СЗВ-М форм в 2018 году

В процессе заполнения отчетности по формам СЗВ-М и СЗВ-М стаж не забывайте указывать тип каждой формы в соответствующих полях отчетов:

• Если вы направляете информацию о работнике в первый раз, тогда необходимо написать «исхд»;
• Если вы дополняете информацию по сотрудникам, по которым уже была направлена исходная форма, тогда необходимо указать, что это дополнение, прописав «доп»;
• Если вы хотите отменить все, что уже подали по работнику, тогда пишите в поле «отмн».

Важно не забывать проставлять типы, указанные выше, потому что с октября текущего года процедура оспаривания штрафов по дополняющим формам, которые вы подаете на забытое застрахованное лицо, будет очень трудоемкой.

Дело в том, что в новых правилах сдачи СЗВ М не включение в отчетность даже одного работника определено как нарушение сроков сдачи. Следовательно, это влечет за собой штрафы и разбирательства. Кроме того, с этой же даты законными стали штрафы в размере 500 рублей за дополнение уже поданных отчетов.

Однако, поправить информацию в отчете и не получить при этом штраф все еще можно. Но это касается только тех форм, которые были приняты ведомством. К примеру, Пенсионный Фонд даст вам возможность без штрафа внести коррективы в основные сведения отчетов (фамилия, имя, отчество или номер СНИЛСа) в течение пяти рабочих дней после принятия формы и подтверждения этого факта посредством отправки квитанции о доставке отчета СЗВ-М. В случаях, когда организация не подает сведения своевременно, внесение любых дополнительных данных будет штрафоваться причем вполне на законных основаниях.

Изменилась ли СЗВ-М форма в 2018 году?

Изменения в регламенте подготовки данной персонифицированной отчетности коснулись только сроков и формата. Сама форма и указываемые сведения в ней остались прежними. Следовательно, вы можете заполнять привычные вам документы – переучиваться не надо.

Если вы опасаетесь пропустить какие-либо изменения в самих формах подаваемой в различные органы отчетности, тогда рекомендуем вам использовать специализированное программное обеспечение, например, СБИС Электронная отчетность. Данный сервис своевременно обновляется и оперативно применяет все нововведения в законодательстве.

Вместе со СБИС Электронная отчетность вы не только не допустите ошибок в подготавливаемой отчетности, но и:

• Всегда будете в курсе о том, что близится дедлайн по сдаче того или иного отчета;
• Оптимизируете процесс подготовки документации перед сдачей;
• Сможете легко направлять все документы в разные ведомства (ПФР, ФСС, Росстат и др.) в электронном виде без обязательного визита.

Остались вопросы, касающиеся изменений в порядке подготовки и сдаче отчетности по СЗВ-М и СЗВ-М СТАЖ? Задайте их нашим специалистам!