Хранить или не хранить документы с персональными данными уволенных сотрудников? Разъяснения

Рано или поздно у каждой организации накапливаются большие архивы, которые, в том числе, содержат документы на бывших сотрудников с их персональными данными - ПДн (сведения из приказов, лицевых счетов, налоговых карточек, свидетельств о браке и рождении детей и многое другое). В связи со строгими регламентами работы с персональными данными физических лиц многие компании переживают, что при неправильной обработке и хранении информации бывших сотрудников им грозят штрафные санкции от надзорных органов. Прежде всего, от специалистов Роскомнадзора. Иногда штрафы имеют весомый размер. Давайте выясним, какими нормативными актами регулируется хранение персональных данных?

Сегодня хранение документов, содержащих персональные данные физических лиц, регламентируется различными законами и нормативно-правовыми актами, например:

• Законом о персональных данных
  Согласно этому закону после того, как работник прекратил трудовую деятельность в организации, компания как оператор ПДн достигла целей их обработки и обязана прекратить хранить информацию. Согласно закону на уничтожение документов отводится один месяц.
• Налоговым кодексом Российской Федерации
  Документация, содержащая персданные уволенных, используется в течение длительного срока после увольнения. Так, например, согласно НК РФ необходимо хранить сведения об НДФЛ не менее четырех лет, а информацию о взносах – не менее шести лет.
• Трудовым кодексом Российской Федерации
  Согласно ТК РФ бывшие работники предприятия могут в любой момент обратиться в бухгалтерию или архив за документами, содержащими сведения для расчета пенсионного стажа или величины пособий.
• Законом об архивном деле
  Данный нормативно-правовой акт подразумевает обязательное хранение документов о работников в течение 50 лет после их увольнения (до 2003 года этот срок был еще больше – 75 лет).

Существуют и другие законы, регулирующие хранение документов с личными данными, например, Закон о пособиях по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Что думают ведомства?

Наличие различных законов и нормативно-правовых актов отражается на восприятии темы инспекторами различных ведомств. Так, например:

• Эксперты из Роскомнадзора настаивают, что организации не должны хранить документы, связанные с браком и детьми, несмотря на доводы о том, что именно эти данные часто нужны для расчета вычета и пособий;
• Инспекторы из налоговой отмечают, что при необходимости они могут проверить все документы, являющиеся основаниями для расчетов, самостоятельно, даже, если это касается уволенных сотрудников, а предоставление копии документы не является юридически значимым.
• В Федеральном Фонде Социального Страхования специалисты отмечают, что наличие документов о сотрудниках, даже уволенных, необходимо при камеральной проверке, иначе ревизор не может проверить обоснованность, например, выплат пособия сотруднику.

Как поступают бухгалтеры?

В связи с неразберихой многие бухгалтеры вынуждены идти на некоторые хитрости, чтобы, с одной стороны, выполнить требования одних надзорных органов, но при этом, с другой стороны, не нарушить регламенты других инстанций. Например, некоторые делят всю документацию о каждом сотруднике на две категории:

1. Внутренние документы – к ним можно отнести приказ, ведомость, заявление сотрудника и др.
2. Внешние документы – личные документы работника.

При этом внутренние документы можно хранить столько, сколько предписывает Закон об архивном деле, и Роскомнадзор не сочтет это нарушением. А вот подход к хранению внешних документов у разных бухгалтеров отличается. Можно выделить четыре основных подхода:

1. Уничтожение внешних документов с предварительным составлением акта, в котором указываются названия документов и их количество. Подписываются подобные акты специально созданной комиссией, в составе которой обязательно должен присутствовать руководитель организации;
2. Передача сотруднику в последний день работы.
3. Хранение документов только в сканированном виде (копии передаются работнику в день увольнения или уничтожаются);
4. Тайное хранение документов и их выдача по запросу. Например, для тех инстанций, которым они требуются, бухгалтерия показывает данные, а для тех, кто штрафует за хранение (например, Роскомнадзор) их не существует.

Как быть? Хранить или не хранить?

Если вы хотите, с одной стороны, соблюдать требования всех инстанций, а, с другой стороны, не столкнуться со штрафами от других надзорных органов, воспользуйтесь сервисом СБИС ЭДО для хранения и обмена электронными документами с контрагентами и государственными инстанциями. Система автоматически подскажет вам, в течение какого срока необходимо хранить тот или иной документ по уволенному сотруднику, и сообщит, можно ли его распечатывать.

Для предприятий из реестра МСП действует скидка 50% на годовое подключение к ЭДО!

Подключиться со скидкой

Почему современные компании выбирают СБИС ЭДО?

Ведение электронного документооборота в СБИС – это:

• Комфорт – интуитивно понятным интерфейсом быстро овладеет даже новичок;
• Доступность – работать в СБИС ЭДО можно как с ПК и сервера, так и с мобильных устройств;
• Интеграция – с основными учетными системами позволит легко импортировать и экспортировать файлы;
• Безопасность – благодаря криптографической защите вы обеспечите конфиденциальность личных данных сотрудников;
• Выгодная стоимость, благодаря которой тысячи компаний в вашем городе выбрали ПО от СБИС.

Хотите заказать СБИС ЭДО или задать вопросы о сервисе? Обратитесь к нашим специалистам, и они быстро ответят!