Ключевые изменения в кадровом электронном документооборот 2021

12 октября эксперты АБТ провели вебинар, на котором помогли разобраться, в чём преимущества перехода на кадровый документооборот, поделились готовым планом по переходу КЭДО, рассказали про положительный опыт внедрения процесса.

В России близится к завершению пилотный проект по переводу кадровых документов в электронный вид. Это значит, что в ближайшем будущем ведение документооборота для бизнеса заметно упростится. Некоторые компании уже используют в работе электронный кадровый документооборот, но в большинстве своем с ограниченным перечнем документов.

В связи с этим экспертами компании АБТ был проведен вебинар, в ходе которого подробно были освещены следующие темы:

• Обзор новостей в сфере кадрового учета
• Эксперимент Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным, первые результаты и перспективы развития кадрового ЭДО
• Пошаговый алгоритм оптимизации и автоматизации кадровых процессов и процедур в компании
• Какие риски возникают при переводе кадровых процессов и документов в электронный вид 
• Какие процессы можно перевести в электронный вид в СБИС уже сейчас?

Вот ответы на некоторые вопросы, которые были заданы в рамках мероприятия:

Вопрос 1. До какого момента продлится эксперимент по переходу на кадровый ЭДО, и когда такой переход станет общеобязательным?

Первоначально эксперимент по переходу на кадровый ЭДО должен был завершиться уже 31 марта 2021 года. Однако позднее эксперимент был продлен еще на несколько месяцев – до 15 ноября 2021 года (Федеральный закон от 24.03.2021 № 53-ФЗ).

Вопрос 2. Что нужно сделать организации для перехода на кадровый ЭДО?

В первую очередь следует утвердить перечень видов документов в организации, которые планируется перевести в электронный формат, а также определить структурные подразделения организации, переходящие на кадровый ЭДО. Далее следует уведомить каждого работника в письменной форме о таком переходе, а также о праве работника отказаться от перехода на кадровый ЭДО. Получив от работников письменное согласие на переход, необходимо сформировать и утвердить список работников, участвующих в кадровом ЭДО.

Далее потребуется внести изменения в коллективный договор, локальные нормативные акты, регламентирующие порядок кадрового документооборота в организации, и принять новые локальные акты об использовании электронной подписи работодателем и работниками.

Также нужно принять акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой и содержащих персональные данные работников. Наконец, необходимо знакомить работников под подпись со всеми локальными актами, связанными с переходом на кадровый ЭДО

Вопрос 3. Какие файлы нужно хранить в КЭДО?

Технология подписания электронного документа немного отличается от обычного подписания документа.

Когда мы подписываем файл в формате .DOCX или .PDF, при помощи электронной подписи, программа СКЗИ создает новый файл в формате .SIG и прикрепляет его к исходному файлу. Если подписантов несколько, то и файлов .SIG должно быть соответствующее количество.

С юридической точки зрения, нам необходимо наличие всех этих файлов в электронном архиве. Эти файлы являются полным аналогом бумажного документа.

Предлагаем вам посмотреть запись прошедшего вебинара, чтобы быть в курсе всех тонкостей перехода на кадровый документооборот:

Если у ваз возникли вопросы, как АБТ поможет внедрить электронный документооборот на вашем предприятии, обращайтесь к нашим специалистам! Мы покажем, настроим и внедрим ЭДО, а также расскажем, как еще СБИС сможет оптимизировать бизнес-процессы вашей организации.