Главная / Новости / Новые единые требования к электронным кадровым документам

Новые единые требования к электронным кадровым документам

Теги:

Время чтения ~2 мин

Минтруд РФ приказом от 20.09.2022 № 578н утвердил единые требования к формату электронной кадровой документации без дублирования на бумаге. Новые требования применяются к особо значимым документам, связанными с работой, которые были созданы с 1 марта 2023 года.

Согласно документу Приказа, единые требования к кадровым документам распространяются на такие документы, как

трудовые договоры;
договоры о материальной ответственности;
ученические договоры;
и более 100 других кадровых документов из приложения 5 к проекту приказа.

Кадровую документацию, которая была создана до 1 марта 2023 года, переделывать в соответствии с новыми требованиями не нужно. На нее приказ не распространяется, также, как и на документы, которые пока нельзя перевести в электронный вид: акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.

Согласно новым требованиям с 1 марта состав кадрового электронного документа должен состоять из:

файлового документа в формате PDF/A-1А
описания электронного документа в формате XML
электронной подписи

Дополнительно в кадровый электронный документ при необходимости можно включить:

файл приложений к основной части электронного кадрового документа (при наличии) должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных
машиночитаемую доверенность (МЧД) на уполномоченного сотрудника в случае, если документы со стороны работодателя подписывает не руководитель компании

Единые требования вступили в силу с марта 2023 года. Работодатель, принявший решение о введении в своей организации электронного документооборота, обязан при формировании электронных документов обеспечить их соответствие принятым единым требованиям.

Как вести кадровые документы в соответствие с новыми требованиями в СБИС?

СБИС оперативно реагирует на все изменения законодательства. В стандартных печатных формах – приказ о приеме на работу, трудовой договор и пр. - уже присвоен нужный код о соответствии документа новым единым требованиям. Организациям, которые уже ведут кадровый учет в СБИС и используют стандартные печатные формы кадровых документов, ничего делать не требуется. Если же в разделе для ведения Кадровый учета в СБИС вы самостоятельно настраивали свои печатные формы или изменяли стандартные, в параметрах формы необходимо отметить «Соответствие формату PDF-A/1».

Важно! Приведение к единому формату кадровой электронной документации — это еще один шаг в направлении цифровизации трудовых отношений. Переход на обязательный кадровый ЭДО — лишь вопрос времени.

Если хотите упростить кадровый электронный документооборот в компании и безболезненно переживать все изменения в законодательстве, лучше перейти на кадровый документооборот уже сейчас. Переход на КЭДО до его обязательного введения позволит проще адаптироваться к изменениям сотрудникам, специалистам кадровой службы и руководителю.

Настройте удобный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в сервисе СБИС КЭДО. Попробуйте программу в действии 2 недели бесплатно!

Попробовать бесплатно

Больше про управление персоналом и кадровый учет в СБИС читайте в наших материалах:

Оцените статью:

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Видео по теме

Статьи по теме

7 мин

Форма № 18: карточка учета организации

Рассказываем подробно про карточку учета организации по форе 18. Нюансы заполнения и сроки сдачи. Куда и как сдается форма 18. Узнайте в нашей статье.

9 мин

Как провести сверку с военкоматом

Как правильно провести сверку с военкоматом по воинскому учету, по какой форме и в какие сроки? Как часто необходимо обновлять данные в личных карточках и уведомлять об этом военкомат? Подробности в нашей статье.

13 мин

Документы воинского учёта и отчетности: актуальные формы и сроки сдачи

Государство резко усилило внимание к воинскому учету: обновлены документы воинского учета, в десятки раз выросли штрафы за нарушения в его ведении, сокращены сроки предоставления отчетности при приеме на работу и увольнении и другие. Какие документы нужны для воинского учета организации, в какие сроки необходимо сдавать отчетность в военкомат – подробности в нашей статье.