Новые правила отражения информации о МЧД в электронных документах для организаций и ИП

Для организаций и индивидуальных предпринимателей были введены новые правила, которые касаются отражения информации о машиночитаемых доверенностях в электронных документах.

Федеральная налоговая служба предоставила уточнения относительно отражения сведений об информационной системе, где хранится машиночитаемая доверенность, в электронных документах (включая счета-фактуры). Соответствующие разъяснения содержатся в письме от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@.

В новой редакции закона о электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ) определены правила применения квалифицированных электронных подписей (КЭП) организациями и индивидуальными предпринимателями, включая их представителей по МЧД.

Кроме того, Правительство РФ в своем постановлении от 21.02.2022 № 224 установило требования к нормативным правовым актам, регулирующим представление машиночитаемой доверенности.

Соответствуя вышеуказанным требованиям, ФНС разрабатывает обновленные электронные форматы для следующих документов:

• Документ о передаче товаров при торговых операциях (утвержденный приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).
• Документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг), утвержденный приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
• Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ, об оказании услуг), включающий счет-фактуру, утвержденный приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Документ о приемке материальных ценностей и/или расхождениях, выявленных при их приемке (утвержденный приказом ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@).
• Корректировочный счет-фактура и документ, подтверждающий согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), включающий корректировочный счет-фактуру (утвержденный приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@).

Пока форматы не будут утверждены, налоговики рекомендуют использовать свободные информационные поля для указания идентифицирующей информации о информационной системе, в которой осуществляется хранение машиночитаемой доверенности. Вот соответствующие рекомендации:

• При формировании счета-фактуры следует использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.5, указанной в приказе от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• При формировании документа, который включает сведения из первичного учетного документа, рекомендуется применять структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 3 (ИнфПолФХЖ3)" таблицы 5.20, указанной в приказе от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Если документ включает и сведения из счета-фактуры, и сведения из первичного учетного документа, следует использовать структуры элементов (ИнфПолФХЖ1) и (ИнфПолФХЖ3). Если одно лицо имеет полномочия на подписание и сведения из счета-фактуры, и сведения из первичного учетного документа, информация о соответствующей машиночитаемой доверенности указывается в каждом элементе.
• При формировании титула со стороны покупателя рекомендуется использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 4 (ИнфПолФХЖ4)" таблицы 7.6, указанной в приказе от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Для указания идентифицирующей информации об информационной системе, например, элементы могут быть заполнены таким образом:

• Элемент "Идентификатор": "Сведения об информационной системе".
• Элемент "Значение": указывается конкретное значение URL, соответствующее информационной системе.

Подобный подход рекомендуется использовать и для других форматов. Вот некоторые примеры:

• При формировании документа о передаче товаров при торговых операциях целесообразно использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" из таблицы 5.11 и "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 4 (ИнфПолФХЖ4)" из таблицы 7.6, указанных в приказе от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• При формировании документа о передаче результатов работ целесообразно использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" из таблицы 5.10 и "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 3 (ИнфПолФХЖ3)" из таблицы 7.6, указанных в приказе от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
• При формировании корректировочного счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры совместно с уведомлением о согласии покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), а также отдельно уведомления следует применять структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" из таблицы 5.10, указанной в приказе от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• При формировании согласия покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, рекомендуется использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 4 (ИнфПолФХЖ4)" из таблицы 7.6, указанной в приказе от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• При формировании документа о приемке материальных ценностей целесообразно использовать структуру элементов "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1)" таблицы 5.7 и "Информационное поле (ИнфПол)" таблицы 7.6 приказа от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.

ФНС также отмечает, что информация о машиночитаемой доверенности может быть представлена иными способами, включая соответствие требованиям пункта 5.1.2 Технологии обмена электронными документами между операторами электронного документооборота.

Ответы на самые частые вопросы про МЧД вы найдете в нашей статье по ссылке >>

Сервис СБИС ЭДО предлагает простое и удобное решение для создания, обмена и управления электронными документами. С помощью СБИС ЭДО вы сможете легко работать с различными форматами электронных документов, автоматизировать процессы подготовки и отправки данных, а также значительно сократить время обработки и риски возникновения ошибок. В дополнение к этому, СБИС предоставляет возможность создания и управления машиночитаемыми доверенностями. Вы сможете создавать и редактировать доверенности для сотрудников, указывать срок их действия, а также отслеживать статус и историю изменений.

Оптимизируйте свою работу с электронными документами с помощью СБИС. Наши специалисты готовы подобрать для вас наиболее подходящие тарифные планы, настроить необходимое оборудование, обучить ваш персонал и предоставить круглосуточную техническую поддержку. Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.